Cálculo de prestaciones sociales
Descubre las fórmulas para calcular las prestaciones sociales y las vacaciones laborales en Colombia.
Calcular correctamente las prestaciones sociales y las vacaciones es fundamental en cualquier contrato de trabajo, ya que estos beneficios adicionales y obligatorios deben ser liquidados conforme a la normativa vigente.
Es crucial entender cuáles son y cómo se calculan las prestaciones sociales y conocer las fórmulas para su cálculo preciso.
¿Cuáles son las prestaciones sociales y su regulación?
Las prestaciones sociales en Colombia, están reguladas en el Título VIII del Código Sustantivo del Trabajo (CST), específicamente en los artículos 193 al 258. Esta disposición hace parte de las prestaciones patronales comunes.
A continuación describiremos las prestaciones sociales que están a cargo de los empleadores:
- Las cesantías. Artículo 253 del CST.
- Los intereses de cesantías. Ley 52 de 1975.
- La prima de servicios. Artículo 306 del CST.
- La dotación. Artículo 230 del CST.
- Las vacaciones. Artículo 186 del CST.
Es importante aclarar que las vacaciones están reguladas por el artículo 186 del CST y hacen parte del Título VII dedicado a los descansos obligatorios, por lo que no hacen parte de las prestaciones patronales comunes.
Aunque por costumbre las vacaciones se agrupan con las prestaciones sociales, es fundamental diferenciarlas correctamente, ya que las vacaciones laborales corresponden a un descanso remunerado y no se consideran una prestación social.
Si deseas saber más sobre las prestaciones sociales, te invitamos a consultar nuestro siguiente artículo:
María Camila Pulido Muñoz
Fórmulas para liquidar prestaciones sociales
La normativa colombiana se refleja en las siguientes fórmulas para el cálculo de las prestaciones sociales. A continuación, te presentamos estas fórmulas de manera ilustrativa:
En la imagen anterior no incluimos la fórmula para calcular vacaciones, porque ese es un cálculo un poco más complejo que no se puede representar en una fórmula sencilla, tema que abordaremos más adelante.
Es importante señalar, que la dotación es una prestación social que debe ser proporcionada en especie. No existe una fórmula específica para calcular su valor, ya que la ley no establece una cantidad fija.
1. Fórmula cesantías
Las cesantías corresponden a un mes de salario por cada año trabajado y proporcionalmente por año laborado. Se calculan para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Es fundamental que sean consignadas en el fondo de cesantías al que el empleado está afiliado, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
La siguiente es la fórmula de cesantías:
Cesantías = Salario mensual X Días trabajados del último año / 360 días del año
Hernando Guerrero
Aprende más de cómo se calculan las cesantías
2. Fórmula para calcular intereses de cesantías
Los intereses de cesantías, equivalentes al 12% del valor del auxilio de cesantías, deben ser pagados directamente al empleado.
Estos intereses se liquidan al 31 de diciembre de cada año y deben ser incluidos en la nómina del empleado a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
Fórmula para el cálculo de los intereses de cesantías:
Intereses de cesantías = Valor de las cesantías X Días trabajados en el último año X 12% / 360
Hernando Guerrero
Aprende más sobre el cálculo de los intereses de cesantías
3. Fórmula prima de servicios
La prima de servicios, equivalente a 30 días de salario anuales, se calcula en dos períodos del año: junio y diciembre. Para determinar el monto adecuado, es necesario considerar los días trabajados en cada semestre.
La fórmula para calcular la prima de servicios es la siguiente:
Prima de servicios = Salario mensual promedio X Días trabajados en el semestre / 360
Hernando Guerrero
Descubre más sobre la prima de servicios
4. Fórmula para liquidar las vacaciones
Las vacaciones, equivalentes a 15 días de descanso remunerado por cada año de trabajo y proporcionalmente. Pueden ser pagadas de dos formas:
- Vacaciones a disfrutar: el empleado toma el tiempo correspondiente como descanso remunerado, cuando el contrato está activo.
- Vacaciones compensadas en dinero: se pagan al finalizar el contrato de trabajo por el tiempo no disfrutado.
Calcular el valor de las vacaciones
Liquidar el valor de las vacaciones que se pagará al empleado, ya sea que se disfruten cuando el contrato esté activo o en la terminación de contrato, es un poco más complejo que la forma como se liquidan las prestaciones sociales, las cuales se liquidan al final de cada año o a la terminación del contrato si este termina antes.
El derecho a las vacaciones se adquiere y se vuelve exigible cuando el trabajador cumple un año de trabajo desde la firma del contrato. Este derecho se renueva cada vez que el trabajador completa un año adicional de servicio.
No existe una obligación para el empleador de permitir el goce anticipado del periodo vacacional, pero las partes pueden acordar que el trabajador las disfrute antes de completar el año de servicio.
Sin embargo, existen unas reglas para el disfrute de las vacaciones, entre estas que el trabajador debe disfrutar por lo menos 6 días hábiles continuos de vacaciones cada año, los cuales no son acumulables.
La fórmula que se utiliza tradicionalmente para calcular las vacaciones, es la siguiente:
Vacaciones = Salario mensual x días trabajados durante todo el contrato / 720 días
Esta fórmula es práctica cuando se le van a pagar al empleado todos los días de vacaciones acumuladas desde el inicio del contrato, porque se obtiene el valor total a pagar por vacaciones. La función de dividir sobre 720 es para generar por cada año trabajado los 15 días de vacaciones.
Sin embargo, si el empleado ya disfrutó algún día de vacaciones, no hay forma de descontar lo ya pagado, porque que no procede este descuento de forma directa al valor.
En la práctica, los trabajadores rara vez toman los 15 días hábiles completos de vacaciones de manera consecutiva. Por lo tanto, para calcular el pago de las vacaciones es necesario considerar información adicional, como:
- Los días ya disfrutados: al restarlos, esto determina los días disponibles de vacaciones con los que cuenta el empleado.
Por lo anterior, no aplicaremos dicha fórmula, ya que para liquidar las vacaciones, se requieren de otros factores como los días ya disfrutados y además, que no siempre el empleado solicita los 15 días de vacaciones completos cuando completa un año laborado.
El numeral 1 del artículo 186 del CST, establece que son 15 días hábiles por cada año de servicios o proporcionalmente al tiempo trabajado. También, el artículo 192 del CST indica que se debe pagar con el salario ordinario en caso de salario fijo o con el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.
En resumen, la forma más sencilla de determinar las vacaciones es contar los días de vacaciones desde la fecha de inicio del contrato, restar los días ya disfrutados. El resultado obtenido en días multiplicarlo por el salario diario del trabajador, de acuerdo con las reglas aplicables para salarios fijos o variables.
Valor de vacaciones = (Días de vacaciones totales - Días disfrutados) x Valor del salario diario
Si deseas obtener más información con un ejemplo, revisa nuestro artículo:
Hernando Guerrero
Descubre más sobre las vacaciones laborales
Tabla de cálculo de prestaciones sociales
Aquí encontrarás una tabla resumida con las fórmulas y cálculos para las prestaciones sociales, además del valor de las vacaciones. La tabla muestra los cálculos correspondientes a un año de trabajo, excepto la prima de servicios, que se calcula para el último semestre laborado.
Los cálculos de las prestaciones sociales se realizan con el salario mínimo vigente a 2024 de $1.300.000 y el auxilio de transporte de $162.000.
| Prestación | Días de prestación al año |
Días laborados | Días a pagar (Días prestación X Días laborados / 360 |
Salario diario | Valor a pagar |
|---|---|---|---|---|---|
| Cesantías | 30 | 360 | 30 | 48.733.33 | 1.462.000 |
| Intereses a las cesantías |
360 | Vr.Cesantías X 0,12 | 175.440 | ||
| Prima legal | 30 | 180 | 15 | 48.733,33 | 731.000 |
| Vacaciones | 15 | 360 | 15 | 43.333,33 | 650.000 |
| Total | 3.018.440 |
Cálculo de las prestaciones sociales con un salario variable
Un salario variable se refiere a la remuneración de un empleado que depende de valores acordados basados en su desempeño o resultados. Esto puede incluir los siguientes componentes:
- Comisiones
- Bonificaciones salariales, entre otros.
Para calcular las prestaciones sociales, es necesario incluir todos los conceptos que constituyen salario, no solo aquellos basados en resultados. Los conceptos salariales están estipulados en el artículo 127 del CST.
Algunos de estos conceptos son:
- Horas extras
- Recargos ordinarios
- Viáticos salariales
- Cualquier otra forma o denominación que se adopte como contraprestación del servicio.
Te invitamos a utilizar nuestra calculadora laboral, que calcula los costos de un empleado, entre estos las prestaciones sociales y vacaciones.
Calcula el costo de un empleado en línea con la calculadora salarial de Bitákora
Provisión de prestaciones sociales
Las provisiones de prestaciones sociales y vacaciones son estimaciones del costo que representa para una empresa el pago de estos beneficios.
Estas provisiones se calculan aplicando un porcentaje específico al salario mensual del empleado, considerando el número de días al año que corresponde a cada prestación.
Esta fórmula, que se aplica de forma mensual, permite a las empresas tener una proyección de sus obligaciones laborales a futuro.
| Concepto | Días al año | Días / 360 X 100% |
|---|---|---|
| Vacaciones | 15 | 4.1667% |
| Cesantías | 30 | 8.3333% |
| Prima | 30 | 8.3333% |
| Intereses a las cesantías | n/a | 12% |
| sobre cesantías |
Para conocer los posibles inconvenientes que pueden surgir al usar estas fórmulas para un cálculo preciso de provisiones, consulta nuestro artículo:
Augusto Romero Arango
Descubre cómo consolidar las prestaciones sociales
Bitákora automatiza el cálculo de las prestaciones sociales
El software de nómina Bitákora se encarga de calcular de forma precisa todas las prestaciones sociales de tus empleados en las fechas correspondientes, ya sea durante la vigencia del contrato o al momento de su finalización, con las siguientes características:
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