Por qué consolidar las prestaciones sociales mensualmente

Consolidar las prestaciones sociales es el proceso de reconocer el pasivo real de cesantías, intereses a las cesantías, primas legales y vacaciones que la empresa tiene con sus empleados a un corte específico.

Por facilidad de cálculo, las empresas aprovisionan cada mes un estimado del costo de estas prestaciones, pero debido a que este no tiene en cuenta los promedios de los meses anteriores, presentan diferencias con lo que realmente se debe pagar.

Al no tener las prestaciones sociales consolidadas mensualmente, muchas de las empresas optan por hacerlo al final del año para hacer el cierre contable, y en ese momento los valores a ajustar pueden ser bastante considerables, situación que no es de agrado de los revisores fiscales, ya que se vuelve necesario dar explicaciones de las grandes diferencias encontradas.

¿Cómo se calcula la provisión de las prestaciones sociales?

Las provisiones de prestaciones sociales, estiman el valor con una fórmula sencilla, asume que la base que se le paga al empleado en el mes se aporta un porcentaje por cada prestación social, el cual es hallado dependiendo el número de días al año que se le deben pagar por cada una de ellas.

El problema con el porcentaje de provisión es que solo se aplica para los ingresos salariales recibidos en el mes, pero como sabemos, la liquidación de las prestaciones sociales, cuando hay variaciones salariales, se liquidan sobre el promedio de lo devengado y por lo tanto, la provisión acumulada no coincidirá con el valor adeudado al empleado.

A continuación referenciaremos los mayores motivos de diferencia en el cálculo de provisiones comparado con el cálculo real de cada prestación social.

Vacaciones cuando hay aumento de salario

Los empleados que tienen días de vacaciones acumulados, al momento de recibir un aumento de salario, automáticamente incrementan el costo total de sus vacaciones, ya que todos los días que tiene pendiente por disfrutar se deben calcular con el salario vigente.

Mientras más días disponibles de vacaciones tenga el trabajador, el efecto sobre las vacaciones a pagar será mayor, ya que las provisiones realizadas antes del aumento fueron calculadas con el salario anterior.

Contabilización de las vacaciones disfrutadas sin diferenciar los días hábiles de los festivos

Si al momento de contabilizar las vacaciones disfrutadas se lleva la totalidad del pago de vacaciones a cruzar la cuenta por pagar de vacaciones que se ha venido provisionando, se generará un desbalance entre lo provisionado y lo pagado.

Esta diferencia se debe a que se provisiona sobre 15 días al año, pero los pagos de vacaciones al contar días hábiles generan pago por ese concepto por más días de los provisionados.

La solución para mitigar esta diferencia es contabilizar los días hábiles contra la cuenta por pagar de vacaciones y los festivos contra un gasto/costo de nómina.

Algunas empresas, con el fin de mitigar un poco esta diferencia ante la dificultad de discriminar los días, lo que hacen es usar un porcentaje mayor al 4.16% de provisión, pero esto también es una estimación que puede no ser correcta, ya que las vacaciones de retiro, al ser pagadas en dinero, no tienen en cuenta los días festivos que le corresponderían si fueran disfrutadas.

Intereses a las cesantías en los primeros meses del año

Los saldos de cesantías e intereses se reinician con el inicio de cada año. La fórmula de provisión de los intereses a las cesantías genera una provisión mensual que se podría entender “optimista”, en tanto que asume que el empleado trabajará todo el año y, por lo tanto, tendrá derecho al 1% del valor de su salario o lo que es equivalente, al 12% del total de sus cesantías. Esto solo es verdad si trabaja todo el año completo.

Al contrario que con las vacaciones, el fenómeno de la provisión para los intereses a las cesantías, es que en los primeros meses del año se aprovisiona mucho más dinero del que realmente se le adeuda al empleado y las diferencias más representativas se encuentran cuando hay retiros en los primeros meses del año.

Si un empleado se retira el 31 de enero, la provisión practicada es del 12% del total de sus cesantías, pero los intereses realmente pagados corresponden solamente al 1% de las cesantías calculadas. Esta diferencia deberá ser ajustada al momento de la consolidación.

Cesantías cuando hay variación de salario antes de los tres últimos meses

El pago de cesantías promediará los ingresos del año si hubo variación salarial en los últimos tres meses, en el caso contrario, tomará el salario vigente.

Las diferencias más grandes en la provisión de cesantías se darán cuando el aumento o variación de salario se haya dado con más meses de diferencia. El peor escenario son los aumentos realizados en septiembre (asumiendo que el empleado completa el año), ya que de enero a agosto, se aprovisionó con el salario anterior y solo se tuvo provisión con el salario actual durante los últimos cuatro meses.

De esta manera, al final del año, se encontrará una diferencia de del valor del aumento multiplicada por 8 meses, que será necesario ajustar contablemente al final del año. Eso sin contar que esto también distorsiona el valor aprovisionado en intereses a las cesantías.

Cuando el aumento es en los últimos tres meses, las diferencias no son representativas, ya que el pago de las cesantías se hace con el promedio de todo el año laborado.

La prima legal de servicios es la que genera la menor diferencia en la consolidación

Contrario a todas las demás prestaciones, la prima legal siempre considera el promedio de lo devengado en el semestre. Por esta razón es la prestación social que menos se ve afectada al momento de practicar la consolidación.

Como su vigencia de pago es semestral, se recomienda que por lo menos se realice su consolidación en junio y diciembre para que no queden diferencias en las cuentas por pagar a los empleados después de realizar el pago efectivo.

¿Qué debes hacer para consolidar las prestaciones sociales mensualmente?

Al momento de decidir que se van a consolidar las prestaciones sociales mensualmente, se debe realizar el siguiente proceso:

1. Obtener el saldo contable de provisión

Hacer la consulta en contabilidad del dinero que se tiene provisionado por cada empleado al último día del mes anterior al mes que se inicia el proceso. El mejor mes para iniciar la consolidación es enero, ya que solo sería necesario obtener el saldo de provisiones de vacaciones.

Este saldo de provisiones lo debemos tomar como el saldo inicial del consolidado.

2. Calcular el saldo final de la prestación al cierre del mes actual

Para poder obtener este valor, es necesario aplicar las reglas de los promedios dependiendo de cada prestación social y hallar el base diaria.

Adicionalmente, es necesario calcular la cantidad de días a las que tiene derecho el empleado a la fecha de corte (último día del mes o fecha de retiro)

Días que tiene derecho = (Días trabajados en el año X Días anuales de la prestación) / 360 días.

Para el caso de las vacaciones es un poco distinto, ya que los días que tiene derecho no están anualizados, sino que se deben calcular desde la fecha de incio del contrato:

Días para vacaciones = (Días trabajados desde el inicion del contrato X 15 días al año de vacaciones / 360 días) - Total días disfrutados

El saldo final del consolidado mensual será la multiplicación de la base diaria por los días que tiene derecho.

3. Determinar lo pagado en el mes

Se debe calcular cuánto se le pagó al empleado por la prestación durante el mes.

Los pagos durante el mes son comunes en estos casos:

• Disfrute de vacaciones.
• Avances de cesantías del año actual.
• En junio y diciembre cuando se hace el pago de la prima.

Con el pago de vacaciones tenemos una complicación adicional cuando pasan de un mes a otro, porque solo se debe tener en cuenta lo correspondiente del mes en curso.

4. Calcular el valor a provisionar consolidado

El valor consolidado a provisionar será el saldo final (calculado en el paso 2) menos el saldo inicial (calculado en el paso 1) más lo pagado en el mes (calculado en el paso 3)

Valor a provisionar = Saldo final - Saldo inicial + Pagos en el mes

Para el siguiente mes, el saldo incial será igual al saldo final consolidado en el mes actual. Las excepciones son:

• En enero para cesantías y primas el saldo inicial es cero.
• En julio el saldo incial de prima debe ser cero.

¿Cuáles son los beneficios de consolidar las prestaciones sociales mensualmente?

Como vimos, son varias las fuentes que generan diferencias entre las provisiones de prestaciones sociales y los pasivos por estos conceptos, por lo tanto es importante consolidar las prestaciones socuales mensualmente para disminurirlas, hacíendolo lograrás:

• Controlar la desviación del gasto de nómina, especialmente si es un rubro importante en el Estado de Pérdidas y Ganancias de la empresa.
• El costo total de la nómina se evidencia desde la contabilidad y no se necesita hacer la solicitud al área de nómina para acceder a esta información.
• Disminución de ajustes descomunales al final del año, con sus respectivas notas en los estados financieros.
• Cuando la empresa recobra el costo de nómina a un tercero, como en el caso de los reembolsables, poder calcular el valor exacto de las provisiones genera claridad en el cobro.

Bitákora consolida automáticamente las prestaciones sociales

El software de nómina Bitákora permite consolidar las prestaciones sociales mensualmente de forma automática, sin generar ajustes contables, respetando la distribución a múltiples centros de costos para que tu contabilidad esté siempre correcta y al día.