Contratos a término fijo próximos a vencer: recibe el aviso por correo desde Bitákora
En Bitákora puedes configurar, para cada nómina, un aviso por correo que llega cuando un contrato a término fijo está próximo a vencer.
Tú decides con cuánta anticipación lo recibes, 30, 45 o 60 días, y quiénes lo reciben. Así tienes tiempo para decidir si prorrogas el contrato o lo terminas, y para dar el preaviso dentro del plazo.
Bitákora te mantiene al tanto de los vencimientos de dos formas:
1. Aviso por correo
Todos los días a las 6:00 a. m., Bitákora revisa los contratos de las nóminas que tienen el aviso activo y envía un correo a las personas que configuraste, con los datos del empleado y del contrato.
2. Pendientes en tu página de inicio sobre contratos que vencen en el periodo
Los contratos próximos a vencer aparecen en Aprobaciones pendientes al ingresar a la opción de cierre de nómina, desde donde puedes consultarlos y registrar la prórroga.
Cuando el contrato de un empleado vence dentro del periodo que estás liquidando, Bitákora lo muestra en Pendientes de nómina, en la pestaña Contratos próximos a vencer. Por ejemplo, si el periodo actual va del 1/10/2026 al 31/10/2026, ahí aparecen los contratos que vencen entre esas dos fechas, con el nombre del empleado y la fecha de vencimiento.
Estos contratos son un pendiente obligatorio para cerrar la nómina. Antes del cierre debes resolver cada uno de dos formas:
- Prorrogar el contrato: haz clic en Prorrogar y registra la nueva fecha de vencimiento.
- Retirar al empleado: si el contrato no continúa, registra el retiro con la fecha de terminación.
Cuando no quedan contratos pendientes en el periodo, puedes continuar con el cierre de la nómina.
Bitákora te ayuda con los vencimientos en dos momentos distintos:
Con anticipación, por correo: recibes el aviso según los días que configuraste en la nómina, ya sean 30, 45 o 60 antes del vencimiento.
En el cierre de nómina: los contratos que vencen dentro del periodo que estás liquidando aparecen automáticamente en Pendientes de nómina. Para poder cerrar, debes prorrogarlos o retirar al empleado.
¿Cómo funciona el aviso por correo de contratos próximos a vencer?
- Activa la notificación en la nómina.
- Elige con cuánta anticipación quieres el aviso.
- Agrega los correos que lo recibirán.
- Recibe el aviso en tu correo.
- Gestiona el vencimiento desde Bitákora.
1. Activa la notificación en la nómina
- Ingresa por: Home → Gestionar nóminas y haz clic en el lápiz de la nómina que quieres configurar.
- En la ventana Editar nómina, marca la casilla Notificar contratos próximos a vencer.
La configuración es independiente en cada nómina. Si manejas varias, actívala en cada una con la anticipación y los destinatarios que necesites.
2. Elige con cuánta anticipación quieres el aviso
En "Con anticipación de", selecciona 30 días, 45 días o 60 días.
¿Cuántos días elegir?
De acuerdo con el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, si ninguna de las partes avisa por escrito su decisión de no prorrogar el contrato a término fijo con una antelación no inferior a 30 días, el contrato se entiende renovado. Con 45 o 60 días tienes margen para tomar la decisión y entregar el preaviso a tiempo.
3. Agrega los correos que recibirán el aviso
- En Correos a los que se notificará, escribe el nombre y el correo de la persona y haz clic en Agregar.
- Repite el paso con cada persona. Puedes registrar hasta 10 correos por nómina.
- Para quitar a alguien de la lista, usa el ícono de la papelera.
- Haz clic en Guardar.
¿Quién puede recibir el aviso?
Cualquier persona que necesites, aunque no sea usuario de Bitákora: gestión humana, el jefe del área, un gerente o tu contador.
4. Recibe el aviso en tu correo
El correo llega desde Notificaciones Bitákora con el asunto Contrato próximo a vencer y el nombre del empleado. Incluye:
- Información del colaborador: nombre, identificación, cargo y área.
- Información del contrato: fecha de ingreso, fecha de vencimiento y días restantes.
Los días restantes que muestra el correo se cuentan en días calendario, desde la fecha en que se envía la notificación hasta la fecha de vencimiento del contrato. Así se ve en el ejemplo de la imagen anterior:
- Fecha de vencimiento del contrato: 28/10/2026
- Fecha de envío de la notificación: 09/10/2026
- Días restantes indicados en el correo: 19
El correo muestra 19 días porque el aviso con 30 días de anticipación se configuró hace poco, cuando el contrato ya estaba dentro de ese rango. Si la configuración hubiera estado activa desde antes, Bitákora habría enviado la notificación el 28/09/2026, justo 30 días antes del vencimiento.
Cada contrato se notifica una vez por fecha de vencimiento. Si lo prorrogas, Bitákora toma la nueva fecha y vuelve a avisarte cuando esa fecha entre en el rango de anticipación que configuraste.
¿Cuándo no se envía el aviso?
- Cuando el contrato ya venció.
- Cuando el contrato es indefinido o de obra o labor.
- Cuando la nómina no tiene marcada la casilla Notificar contratos próximos a vencer.
Los días restantes se cuentan en días calendario, así que el aviso también puede llegar un sábado, un domingo o un festivo.
5. Gestiona el vencimiento desde Bitákora
- En la página de inicio, en Procesos de cierre, la tarjeta Aprobaciones pendientes muestra cuántos contratos próximos a vencer tiene la nómina.
- Haz clic en Ir a aprobaciones.
- En Pendientes de nómina, la pestaña Contratos próximos a vencer lista a cada empleado con su fecha de vencimiento.
- Si decides renovar, haz clic en Prorrogar y registra la prórroga.
Si prorrogas el contrato
Cada contrato se notifica una vez por fecha de vencimiento. Cuando registras la prórroga, Bitákora toma la nueva fecha y te vuelve a avisar cuando entre en el rango de anticipación que configuraste.
Ten en cuenta
- El aviso se activa por nómina. Solo se envía para las nóminas que tienen marcada la casilla Notificar contratos próximos a vencer.
- Aplica a los contratos vigentes. Incluye los contratos a término fijo que ya tenías registrados y los nuevos, siempre que no hayan vencido. Si a un contrato de aprendizaje le corresponde el aviso, también lo recibirás.
- Los contratos vencidos no generan aviso. Si la fecha de vencimiento ya pasó, Bitákora no envía el correo.
- Puedes registrar hasta 10 correos por nómina.
- Los días se cuentan desde la fecha actual. Bitákora cuenta los días calendario que faltan entre hoy y la fecha de vencimiento, sin importar el periodo de nómina en el que estés. Por ejemplo, si un contrato vence el 31 de diciembre de 2026 y elegiste 45 días de anticipación, el correo llega el 16 de noviembre de 2026.
- El aviso se envía todos los días a las 6:00 a. m. a los contratos que entran ese día en el rango de anticipación.
- El mensaje del correo es predefinido. Su contenido no se puede modificar.
¿Qué ganas con esta funcionalidad?
✅ Decides a tiempo si prorrogas o terminas cada contrato.
✅ Cuentas con margen para dar el preaviso dentro del plazo legal.
✅ El aviso llega solo, sin depender de revisar reportes.
✅ Cada nómina tiene su propia anticipación y sus propios destinatarios.
