¿Cómo calcular la prima en Colombia?
La prima de servicios es una prestación social que entrega el empleador a sus trabajadores. Consiste en un mes de salario por cada año de trabajo. Te detallamos cómo calcular la prima para salarios fijos y variables.
Para calcular la prima en Colombia, suma el salario básico y cualquier ingreso salarial adicional para determinar la base. Luego, paga proporcionalmente según los días laborados en el semestre.
A continuación exploraremos el proceso de cálculo de la prima al detalle, con ejemplos prácticos para que sigas aprendiendo.
¿Qué es la prima de servicios?
La prima de servicios es una prestación social obligatoria que el empleador debe pagar a sus trabajadores, equivalente a 30 días de salario por año trabajado o proporcional si ha trabajado menos tiempo. Se paga en dos cuotas al año. Este beneficio es exclusivo para los trabajadores dependientes y se paga adicionalmente al salario básico. Está regulada por el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo CST.
La prima de servicios se introdujo en la Reforma Laboral de 1950 como una suma adicional que representa, en cierta forma, la participación del trabajador en las utilidades de la empresa.
Es importante destacar que el valor pagado por prima no se considera salario.
Este derecho es irrenunciable, es decir, que el empleado no puede voluntariamente rechazar o abandonar este derecho. Debe reconocerse tanto durante la relación laboral como al término del contrato.
¿Quiénes tienen derecho a recibir la prima de servicios?
Todos los trabajadores con un contrato laboral, ya sea verbal o escrito, tienen derecho a recibir la prima legal de servicios.
Toda empresa o empleador, ya sea persona natural o jurídica, está obligada a pagar a sus empleados la prima de servicios.
Antes de 2016, los trabajadores domésticos no tenían derecho a la prima, ya que el hogar familiar no se consideraba una empresa generadora de utilidades. Sin embargo, desde el 7 de julio de 2016, con la Ley 1788, se garantiza el derecho prestacional de pago de prima de servicios para los trabajadores y trabajadoras domésticas.
Dentro de los trabajadores domésticos se incluyen:
- Servicio doméstico
- Choferes de servicio familiar
- Trabajadores por días
- Trabajadores de fincas
Tipos de contratos que no tienen derecho a la prima
La regla general establece que todos los trabajadores con un contrato laboral deben recibir la prima de servicios, pero hay excepciones específicas:
- Salario integral. Esta modalidad, regulada por el artículo 132 del CST, permite que empleadores y trabajadores acuerden por escrito un salario integral que incluya salario y prestaciones sociales. Para que sea considerado salario integral, el trabajador debe percibir un salario ordinario superior a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, que en 2024 es de $13.000.000. A este monto se debe agregar, como mínimo, un 30% de factor prestacional, alcanzando así un total de $16.900.000.
- Contrato de aprendizaje. De acuerdo con los artículos 30 y 31 de la Ley 789 de 2002, este tipo de contrato, considerado una forma especial en el ámbito laboral, implica recibir un apoyo de sostenimiento mensual. Dado que este apoyo no constituye salario, los aprendices no tienen derecho al pago de prestaciones sociales.
- Contrato de prestación de servicios. Este contrato, siempre que no exista subordinación, no se clasifica como un contrato laboral y, por ende, no confiere derechos al pago de prestaciones sociales.
¿Cuándo se paga la prima de servicios?
Los 30 días de salario correspondientes a la prima se pagan a los empleados en dos momentos del año: la mitad en junio y la otra mitad en diciembre.
El desglose es el siguiente:
| Semestre laborado | Plazo máximo de pago | Días de salario a pagar como prima |
|---|---|---|
| De enero a junio | 30 de junio | 15 días |
| De julio a diciembre | 20 de diciembre | 15 días |
Fórmula para el pago de la prima
La prima de servicios equivale a un mes de salario por cada año trabajado, o proporcionalmente si el trabajador laboró menos de un año.
La fórmula comúnmente utilizada es la siguiente:
Valor de la prima = Salario base X Días laborados en el semestre / 360 días
En la fórmula anterior se manejan las siguientes variables:
- Salario base. Valor del salario mensual sobre el que se liquida la prima. Corresponde al promedio del respectivo periodo semestral.
- Días laborados. Días laborados en el semestre por el que se va a liquidar la prima.
- El artículo 53 del CST, no incluye el descontar los periodos de ausencia de la liquidación de la prima. Esto indica, que los periodos de ausencia no deben descontarse al calcular la prima.
- 360. Los días del año que una vez trabajados le dan derecho a los 30 días de salario. Se modifica dependiendo, si es calendario comercial 360 días o calendario natural 365 días.
Ejemplo de cálculo:
Si un trabajador tiene un salario mensual de $3.000.000 y ha laborado 60 días en el semestre:
Valor de la prima = $3.000.000 X 60 días / 360 días
Valor de la prima = $500.000
De este modo, la prima de servicios se calcula tomando en cuenta el salario base, los días laborados en el semestre y el periodo de cálculo (360 o 365 días).
Conceptos que hacen base para calcular la prima
Para calcular la prima de servicios, se deben incluir el salario básico y el auxilio de transporte.
Pero no solo se deben incluir los conceptos indicados, sino que adicionalmente se deben tener en cuenta también otros conceptos salariales que se detallarán a continuación.
Conceptos salariales que se incluyen en el cálculo de la prima
Los conceptos que deben incluirse en la base para calcular la prima, deben pertenecer a los pagos que hacen parte del salario, a los que se refiere el artículo 127 del CST. Estos incluyen:
- Salario básico
- Comisiones
- Bonificaciones salariales
- Horas extras
- Recargos a la jornada laboral
- Viáticos salariales, entre otros.
Estos componentes forman parte del salario y deben ser considerados al calcular la prima de servicios de los empleados.
El auxilio de transporte hace base para el pago de prima
Para aquellos empleados que tienen derecho al auxilio de transporte, es importante considerar su valor al calcular la prima legal de servicios.
Aunque el auxilio de transporte no constituye salario, el artículo 7 de la Ley 1 de 1963, establece que debe tenerse en cuenta en el cálculo de las prestaciones sociales, incluida la prima.
Para obtener más detalles sobre este tema, te invitamos a consultar el siguiente artículo.
Augusto Romero Arango
Cálculo de la base de la prima con un salario fijo
El salario constituye la base para calcular la prima de servicios. Es esencial distinguir si el empleado recibe un salario fijo o variable, ya que el proceso difiere entre ambos.
Un salario fijo es una cantidad acordada en el contrato que el trabajador recibe regularmente (semanal, quincenal o mensual), independientemente de su desempeño o resultados.
Si el salario del trabajador no supera los dos Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV), se le pagará el auxilio de transporte, el cual también se consideraría que está dentro del salario fijo pactado en el contrato.
Para liquidar la prima de empleados con salario fijo, se consideran dos situaciones:
- El salario básico del empleado se mantiene constante durante el semestre.
- El empleado experimenta un aumento en su salario básico durante el semestre.
1. Cálculo de prima semestral con salario básico constante
En este escenario, el empleado recibe el mismo salario básico durante todo el semestre, sin modificaciones.
La prima de servicios se liquida considerando el salario básico del trabajador, más el auxilio de transporte si corresponde.
Salario fijo= Salario básico pactado + Auxilio de transporte
Por ejemplo, si el salario básico es de un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) y se incluye el auxilio de transporte:
Salario fijo = $1.300.000 + $162.000 = $1.462.000
Para calcular la prima correspondiente al primer semestre (enero a junio), se utiliza la fórmula:
Valor de la prima = Salario fijo X Días laborados en el semestre / 360 días
Valor de la prima = $1.462.000 X 180 días / 360 días = $731.000
El valor de la prima para el primer semestre, que debe pagarse máximo el 30 de junio de 2024, es de $731.000.
2. Cálculo de prima cuando se presenta aumento del salario básico
Cuando un empleado recibe un aumento de salario, se debe calcular la prima promediando los salarios básicos devengados durante el semestre.
Se presenta un ejemplo con un empleado al que se le liquidará la prima del primer semestre de 2024, el cual devengó durante los meses de enero, febrero y marzo de 2024 un salario básico mensual de $2.500.000. El 1 de abril de 2024 le fue aumentado su salario básico a $3.000.000 mensuales.
| Mes | Salario |
|---|---|
| Enero | 2.500.000 |
| Febrero | 2.500.000 |
| Marzo | 2.500.000 |
| Abril | 3.000.000 |
| Mayo | 3.000.000 |
| Junio | 3.000.000 |
| Total | 16.500.000 |
| Promedio del salario básico (Total devengado / 6 meses) |
2.750.000 |
El promedio mensual obtenido de $2.750.000 supera los dos SMLMV, por lo que no se incluye el valor del auxilio de transporte en el cálculo de la prima.
Valor de la prima = $2.750.000 X 180 días laborados en el semestre / 360 días del año = $1.375.000.
Por el semestre laborado de enero a junio de 2024, al empleado le corresponde una prima de servicios de $1.375.000.
Cálculo de la base de la prima con un salario variable
Un salario variable es cuando la remuneración del empleado se basa en valores pactados que dependen del rendimiento o de resultados, como lo son los siguientes:
- Comisiones
- Bonificaciones salariales, entre otros.
Para calcular la prima, se deben incluir no solo los conceptos que se basan en resultados, sino todos los conceptos que consituyen salario. Esto de acuerdo con el artículo 127 del CST. Entre estos se pueden mencionar los siguientes:
- Horas extras
- Recargos ordinarios
- Viáticos salariales
- Cualquier otra forma o denominación que se adopte como contraprestación del servicio.
El artículo 306 del CST no especifica cómo calcular la prima en salarios variables. La Corte Suprema de Justicia ha abordado este tema en diversas ocasiones, y su análisis ha sido acogido en conceptos del Ministerio de Trabajo, como el concepto 236649 del 3 de agosto de 2009, el cual señala (negrilla fuera de texto):
"Después de intensas discusiones doctrinarias en torno a si para la liquidación de la prima debe tomarse el salario o el promedio, no cabe duda de que es este último el que juega en tal liquidación. Pero es obvio que para ello deba tomarse el salario promedio del respectivo período semestral o del lapso mayor a tres meses, conforme a las voces del art. 306, mas no el de otros períodos anteriores".
En resumen, para calcular el promedio, se deben considerar tanto el salario básico como los conceptos salariales adicionales recibidos por el trabajador durante el semestre en el que se debe liquidar la prima de servicios.
Caso práctico para calcular la prima con un salario variable
En este caso práctico, consideramos a un empleado que trabajó durante el primer semestre de 2024, con los siguientes ingresos:
- Salario básico pactado: Salario mínimo del 2024 ($1.300.000).
- Recibió auxilio de transporte ($1620.000).
- Durante el semestre, también obtuvo ingresos por comisiones y horas extras.
A continuación, detallamos los ingresos obtenidos por el trabajador en el primer semestre de 2024, con los cuales calcularemos la prima a pagar como máximo el 30 de junio de 2024:
| Concepto devengado | Total devengado en el semestre ($) |
|---|---|
| Salario básico ($1.300.000 X 6 meses) | 7.800.000 |
| Horas extras | 1.125.000 |
| Comisiones | 3.100.000 |
| TOTAL | 12.025.000 |
| Promedio mensual (Total / 6 meses laborados en el semestre) | 2.004.167 |
El promedio mensual obtenido de $2.004.167 es inferior a los dos SMLMV ($2.600.000), por lo tanto, se debe incluir el valor del auxilio de transporte en la base para el cálculo de la prima, resultando en:
- Promedio mensual de $2.004.167 + $162.000 = $2.166.167.
Con el promedio mensual de $2.166.167, calcularemos la prima del primer semestre de 2024 de la siguiente manera:
Valor de la prima = $2.166.167 X 180 días laborados en el semestre / 360 días del año = $1.083.083.
Por lo tanto, para el semestre laborado de enero a junio de 2024, al empleado le corresponde un monto de prima de servicios por el valor de $1.082.083.
Fórmula para calcular la provisión contable de la prima
La provisión contable de la prima de servicios es esencial para asegurar los fondos necesarios para cubrir esta obligación laboral de cada uno de los empleados.
Para simplificar este proceso en la contabilidad, se realiza una provisión estimada, que equivale al 8.33% del salario devengado en el mes.
Este porcentaje se calcula considerando que, si se debe pagar un salario completo por concepto de cesantías al final del año, es necesario reservar la doceava parte del salario cada mes:
1/12 X 100% = 8.3333%
Para obtener más detalles sobre cómo se calcula la provisión de la prima y otras prestaciones sociales, te invitamos a consultar nuestro artículo de provisión versus consolidación de prestaciones sociales
Augusto Romero Arango
¿Cómo se paga la prima al terminar el contrato laboral?
Cuando finaliza un contrato laboral, ya sea por cualquier motivo, el empleador está obligado a liquidar y pagar la prima de servicios al empleado. Este derecho es irrenunciable y debe ser reconocido incluso en la liquidación laboral.
Para calcular la prima pendiente al momento de la terminación del contrato, se utiliza la misma fórmula que para calcular la prima semestral:
Prima de retiro = Salario mensual promedio del semestre X Días laborados en el semestre / 360 días
Ejemplo:
Se requiere calcular la prima en el retiro de un empleado, considerando las siguientes condiciones contractuales:
- Devenga un salario mínimo del 2024 y el auxilio de transporte ($1.300.000 + $162.000) = $1.462.000
- Ingresó el 1 de enero de 2024.
- Fue despedido el 15 de septiembre de 2024.
- La prima del primer semestre se pagó el 30 de junio de 2024.
- Tiene pendiente de pago la del segundo semestre, es decir, desde el 1 de julio hasta el 15 de septiembre de 2024.
- Resultando en 75 días laborados.
El cálculo de su prima pendiente, sería:
$1.462.000 X 75 días laborados en el semestre / 360 días = $304.583
Así, el empleado tendría derecho a recibir $304.583 como prima en su liquidación de retiro.
Consecuencias de no pagar la prima a tiempo
El pago oportuno de la prima es una obligación legal para los empleadores y su incumplimiento puede acarrear sanciones.
Momentos para el pago de la prima a tiempo:
- Cuando el contrato está vigente: Debe cancelarse a más tardar el 30 de junio y el 20 de diciembre.
- A la terminación del contrato: El cálculo de la prima pendiente se efectúa en la liquidación laboral y se abona de inmediato.
No pagar la prima a tiempo cuando el contrato está activo
El incumplimiento en el pago o la tardanza en abonar la prima durante la duración del contrato laboral, aunque no sea explícitamente penalizado por la normativa colombiana, puede conllevar sanciones.
El Ministerio del Trabajo, en su rol de velar por el cumplimiento de las leyes laborales, tiene la facultad de investigar y aplicar multas en caso de irregularidades, como la omisión en el pago de la prima.
Según el artículo 486 del CST, estas multas pueden variar desde el equivalente a uno hasta 5,000 SMLMV, dependiendo de la gravedad de la infracción.
No pagar la prima a la terminación del contrato
En el evento de que la prima no se liquide en la finalización del contrato, se activa la sanción establecida en el numeral 1 del artículo 65 del CST.
Esta disposición establece que si el empleador no abona al trabajador los salarios y prestaciones sociales correspondientes, deberá indemnizar con una cantidad igual al último salario diario por cada día de retraso.
Para obtener más detalles al respecto, te invitamos a consultar el artículo que trata sobre el plazo para pagar la liquidación laboral.
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