Cómo calcular las cesantías: guía completa
Las cesantías son un ahorro creado para cubrir las necesidades del trabajador mientras está cesante o pueden ser invertidas en vivienda o educación. El plazo de consignación de cesantías es el 14 de febrero de 2024. Descubre cómo calcularlas.
La liquidación de cesantías debe ser reconocida por el empleador y corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcional por año laborado. Conforme al artículo 99 de la Ley 50 de 1990, la fecha de consignación de cesantías límite es el 14 de febrero.
En el caso específico de las cesantías del año 2023, el plazo de consignación de cesantías es el 14 de febrero de 2024. En esta publicación te proporcionaremos una explicación sobre que son las cesantías y en que consiste el régimen establecido por la Ley 50 de 1990.
Además, abordaremos cómo se calcula la base para la liquidación de cesantías tanto con salario fijo como con salario variable, ilustrando estos conceptos mediante casos prácticos para facilitar su comprensión.
¿Qué son las cesantías en Colombia?
Las cesantías son una prestación social que el empleador está obligado a asumir y constituyen un derecho fundamental para los trabajadores.
Esta compensación económica está regulada en el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 y el Código Sustantivo del Trabajo, que establecen que el auxilio de cesantía debe ser pagado por el empleador y corresponde a un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por año laborado.
El auxilio de cesantía es un ahorro que es aportado por el empleador y sirve para cubrir las necesidades del trabajador mientras está cesante o para atender otros requerimientos, entre los cuales están los siguientes:
- Desempleo: Apoyo financiero para cubrir las necesidades, mientras el trabajador está cesante y se logra ubicar laboralmente de nuevo.
- Educación: Invertirlo en el pago de los estudios propios del empleado, los de su cónyuge o compañero o los de sus hijos.
- Vivienda: Compra, mejora o liberación de gravámenes de su vivienda o de su cónyuge o compañero.
Régimen de cesantías creado por la Ley 50 de 1990
El régimen especial de esta prestación social establecido por el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, que también se conoce como el sistema de liquidación anual y definitiva, es el que aplica para los trabajadores vinculados después del 1 de enero de 1991.
Las características de este régimen, son las siguientes:
- El 31 de diciembre de cada año se debe realizar la liquidación definitiva de cesantía, por el año trabajado. En caso de laborar menos del año, se realizará por la fracción correspondiente.
- El empleador debe cancelar los intereses del 12% anual o proporcionales sobre el auxilio de cesantías. Pagaderos al trabajador en el mes de enero siguiente.
- El valor liquidado del auxilio de cesantías, se debe consignar a más tardar el 14 de febrero del año siguiente, en el fondo de cesantías elegido por el trabajador.
- Al término de la relación laboral, se le deben pagar al trabajador los saldos pendientes de cesantías e intereses de cesantías.
Base para liquidar las cesantías para trabajadores con salario fijo
El numeral 1 del artículo 253 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), establece lo siguiente:
Según el artículo mencionado, al liquidar las cesantías en salarios fijos, pueden presentarse las siguientes situaciones:
- Salario Básico en los Últimos 3 Meses:
- En este escenario, el trabajador ha recibido únicamente el salario básico establecido en el contrato.
- Las cesantías deben calcularse utilizando el último salario fijo acordado en el contrato.
- Variaciones en los Últimos 3 Meses:
- En los últimos 3 meses el trabajador recibió pagos adicionales por horas extras, recargos nocturnos, dominicales o festivos.
- La base para el cálculo será el promedio de lo devengado durante el último año de servicio. Esto abarca desde el 1 de enero del año a liquidar hasta la fecha de corte del cálculo de cesantías.
- Cuando el empleado ingresó en una fecha posterior, se considerará como fecha de inicio la fecha de ingreso.
- Auxilio de transporte: Si el trabajador devenga menos de dos salarios mínimos, se debe incluir el auxilio de transporte, sin importar si vive en el mismo lugar de trabajo.
Liquidación de cesantías y de intereses de cesantías con salario fijo
En este escenario común y directo, consideramos el caso de un trabajador que laboró durante todo el año 2023 con un salario mínimo y que también tiene derecho al auxilio de transporte.
Dado que no hay variación salarial, es decir, el empleado no percibió ingresos adicionales por horas extras ni recargos, el cálculo se lleva a cabo de la siguiente manera:
| Concepto | Valor $ |
|---|---|
| Salario básico mensual | 1.160.000 |
| Auxilio de transporte | 140.606 |
| TOTAL (Base para el cálculo) | 1.300.606 |
| Valor de las cesantías del 2023 | 1.300.606 |
| Valor de los intereses del año 2023 (12%) | 156.073 |
Para liquidar las cesantías en este caso particular, no se requiere ninguna fórmula complicada. Debido a haber trabajado durante todo el año 2023, al empleado le corresponde un mes de salario por concepto de cesantías.
Es relevante destacar que, aunque el auxilio de transporte no forma parte del salario, el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece expresamente que debe ser considerado en el promedio para la liquidación de esta prestación social.
Base para liquidar las cesantías en los salarios variables
El artículo 253 del CST, en la parte final del numeral 1, dispone que, en el caso de salarios variables, el cálculo se realizará considerando el promedio de lo devengado en el último año de servicio o durante todo el tiempo, si este fuera menor a un año.
El salario variable se refiere a la remuneración que cambia cada mes, dependiendo de la actividad desplegada por el trabajador. Es cuando además de devengar un salario fijo, recibe otras remuneraciones en razón de su trabajo, comisiones, bonificaciones habituales, porcentajes sobre ventas y cualquier otro concepto que se entregue por resultados del trabajo y haga parte integrante del salario.
Es importante destacar que, aunque las horas extras y los recargos, no están directamente relacionados con resultados específicos, deben ser considerados en la base para el cálculo de las cesantías.
A continuación te presentaremos un caso ilustrativo con salario variable.
Liquidación de cesantías con un salario variable y horas extras
Para ilustrar el proceso de cálculo de censantías con un salario variable, examinaremos el caso de un empleado contratado con el salario mínimo y con derecho al auxilio de transporte. Además, recibe comisiones por el cumplimiento de metas y adicionalmente devenga horas extras.
El empleado inició sus labores el 1 de agosto de 2023. En este contexto, las cesantías que serán pagadas al empleado o consignadas en el fondo de cesantías correspondiente, se calcularán con base en lo devengado desde el 1 de agosto de 2023 hasta el 31 de diciembre de 2023 (150 días laborados).
A continuación, se presenta una tabla detallando los conceptos devengados por el trabajador desde su fecha de ingreso hasta el 31 de diciembre de 2023:
| Concepto | Agosto | Septiembre | Octubre | Noviembre | Diciembre | Total año 2023 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Salario básico | 1.160.000 | 1.160.000 | 1.160.000 | 1.160.000 | 1.160.000 | 5.800.000 |
| Auxilio de transporte | 140.606 | 140.606 | 140.606 | 140.606 | 140.606 | 703.030 |
| Horas extras diurnas | 59.000 | 65.000 | 124.000 | |||
| Comisiones | 1.050.000 | 825.000 | 1.345.000 | 3.220.000 | ||
| TOTAL | 1.300.606 | 2.350.606 | 1.300.606 | 2.184.606 | 2.710.606 | 9.847.030 |
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Promedio mensual (Total / 5 meses laborados en el año) | 1.969.406 |
| Valor de las cesantías año 2023 | 820.586 |
| Valor de los intereses año 2023 | 41.029 |
Dado que el empleado trabajó menos de un año, se utilizará la siguiente fórmula para el cálculo de las cesantías:
- Cesantías = Salario base X Días laborados / 360 días del año
- Cesantías = 1.969.406 X 150 días /360 días = $820.586
Con el valor calculado, se obtienen los intereses:
- Intereses de cesantías = Valor de las cesantías X 0.12 interés X Días laborados / 360 días
- Intereses de cesantías = 820.586 X 0.12 X 150 / 360 = $41.029
En resumen, la suma correspondiente a las cesantías que serán consignadas o trasladadas al fondo en esta instancia asciende a $820,586, mientras que los intereses que se abonarán directamente al empleado alcanzan la cifra de $41,029.
Fórmula para calcular la provisión de cesantías
La provisión de cesantías es el ahorro que debe realizar el empleador mes a mes para causar la deuda que se va a adquiriendo con cada uno de los trabajadores.
Para facilitar este cálculo, en la contabilidad se realiza una provisión estimada, que corresponde a aplicar el 8.33% del salario devengado en el mes.
Ese porcentaje se calculó con la siguiente lógica: si es necesario pagar por concepto de cesantías un salario al año, eso quiere decir que cada mes, debemos aprovisionar la doceava parte del salario. 1/12 X 100% = 8.3333%
Este valor es cercano a la realidad, pero como vimos, en el caso de variaciones de salario o empleados que tienen el salario con pagos variables, el valor de provisión utilizado por esta fórmula es diferente al valor real que se deba pagar por las cesantías. Es por esta razón que se sugiere realizar la consolidación de las prestaciones sociales mes a mes.
¿Las cesantías se liquidan con auxilio de transporte?
Las cesantías deben incluir el auxilio de transporte cuando el trabajador gana menos de dos salarios mínimos legales vigentes (SMLMV), tanto para salarios fijos como variables, según la normativa colombiana.
El artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que, aunque el auxilio de transporte no se considera parte del salario regular, debe incluirse en el cálculo de las cesantías. Para trabajadores con salario fijo:
- Se suma al último salario mensual cuando este es inferior a dos SMLV.
En el caso de trabajadores con salario variable, las cesantías se calculan con base en el promedio devengado durante el último año. Si este promedio es menor a dos SMLV:
- También se incluye el auxilio de transporte en la base de cálculo.
Esto garantiza que el trabajador reciba la prestación correspondiente de manera justa en la liquidación de cesantías.
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