¿Cómo calcular horas extras en Colombia?
Las horas extras se refieren a las horas trabajadas por un empleado más allá de su jornada laboral. Aprende a identificarlas y liquidarlas correctamente con ejemplos del 2024.
Las horas extras están reguladas por el Código Sustantivo de Trabajo, el cual establece la cantidad máxima de horas suplementarias que puede laborar un empleado y el porcentaje de recargo para remunerar el tiempo extra trabajado.
Te contaremos cuáles son los requisitos para el reconocimiento, el valor adicional que debe pagarse, el registro que se debe llevar de las horas extras y el permiso que se debe solicitar ante el Ministerio del Trabajo.
¿Qué son las horas extras?
Las horas extras son aquellas que se trabajan después de la jornada laboral pactada entre el empleador y el trabajador, según el artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo (CST)
Si la jornada ordinaria no está establecida de manera explícita en el contrato, las horas extras serán las que superen la jornada máxima legal. Este es el valor para un salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV).
Recuerda que la Ley 2101 de 2021 redujo la jornada laboral máxima de 48 a 42 horas a la semana, la cual debe ser implementada gradualmente terminando en julio de 2026.
Si deseas obtener más información, consulta el artículo Reducción gradual de la jornada laboral en Colombia.
La jornada laboral máxima, desde el 15 de julio de 2024 hasta el 14 de julio de 2025, es de 46 horas a la semana y de 230 horas al mes, la cual será una de las jornadas que se utilizará en la elaboración de los cálculos de los diversos tipos de horas extras.
Para liquidar las horas extras, se obtiene el valor de la hora ordinaria y se multiplica por el porcentaje de recargo según el tipo de hora extra.
Ejemplos de jornada que sobrepasan la jornada ordinaria
A continuación, te presentamos ejemplos de situaciones en las que se supera la jornada laboral ordinaria y se deben pagar horas extras:
- Si la empresa no estipula una jornada laboral, se entenderá que se acoge a la jornada laboral máxima de ley. Cualquier trabajo que se realice adicional a esa jornada se debe pagar como horas extras.
- Al acordarse una jornada ordinaria de 45 horas a la semana, lo que sobrepase esa jornada, serán horas extras.
- Cuando se acuerda un medio tiempo de trabajo, cualquier tiempo que exceda esa media jornada, será considerado como horas extras.
Los anteriores ejemplos son solo para fines ilustrativos.
Requisitos para que las horas extras sean reconocidas
Ya sean voluntarias o exigidas por la empresa, las horas extras deben cumplir con los siguientes requisitos para considerarse válidas:
- Autorización expresa del empleador: El trabajador debe tener la autorización expresa de su empleador para trabajar horas extras.
- Límite máximo de 12 horas semanales: Las horas extras no pueden exceder de 12 horas semanales de forma acumulativa.
- Remuneración según la legislación: Las horas extras deben ser remuneradas de acuerdo con las tasas y recargos, establecidos en la ley.
¿Cuáles son los tipos de horas extras?
La clasificación de las horas extras depende del día de la semana y del horario en que se realice el trabajo adicional.
Los tipos de horas extras y sus respectivos recargos son los siguientes:
| Tipo de hora extra | Porcentaje adicional | Porcentaje incluyendo la hora ordinaria (Factor utilizado para el cálculo) |
|---|---|---|
| Hora extra diurna | 25% | 125% (1,25) |
| Hora extra nocturna | 75% | 175% (1,75) |
| Hora extra diurna dominical o festiva | 100% | 200% (2,00) |
| Hora extra nocturna dominical o festiva | 150% | 250% (2,50) |
El recargo es adicional al valor de la hora ordinaria. Por esto, al factor utilizado para el cálculo de las horas extras se compone del valor de la hora ordinaria (100%) más el porcentaje adicional de recargo.
🧮Calculadora de horas extras
Aunque nuestro objetivo es enseñarte cómo se deben calcular las horas extras, si lo que deseas es saber cuál es el valor de una hora extra dependiendo del salario pactado, te invitamos a usar nuestra calculadora laboral en línea.
Calcula en línea el valor de los diferentes tipos de horas extras
¿Cómo se calculan las horas extras?
Para calcular el valor de las horas extras, se realiza una multiplicación entre el valor de la hora ordinaria y el porcentaje adicional correspondiente, según cada categoría de hora extra.
A continuación se explicará en primer lugar el cálculo del valor de la hora ordinaria, seguido por el proceso para calcular cada uno de los tipos de horas extras.
Fórmula para calcular el valor de la hora ordinaria
El valor de la hora ordinaria se calcula dividiendo el salario mensual del trabajador entre las horas laboradas del mes.
Valor de la hora ordinaria = salario mensual / horas laboradas al mes
Como consecuencia de la reducción gradual de la jornada máxima establecida por el artículo 3 de la Ley 2101, el cálculo del valor de la hora ordinaria depende de la jornada semanal que se implemente y sobre el cual se pagarán los recargos, según cada tipo de hora extra. En relación con el asunto, el Ministerio del Trabajo, en el documento No. 16177 del 08/08/2023, precisa lo siguiente:
“Por tanto, para calcular el valor hora se tomaría el valor del salario devengado por el trabajador y se lo dividiría entre 235 horas al mes, obteniendo como resultado, el valor hora del trabajador según cada caso particular y concreto.
Con base en el valor hora del trabajador, se liquidarían y pagarían los recargos nocturnos 35%; trabajo suplementario en domingo y festivos 1.75%; hora extra diurna 25%, hora extra nocturna 75%, recordando que cada recargo se liquida por separado y una vez obtenido el resultado de cada porcentual, se suman los liquidados, para pago al trabajador.”
El documento del Ministerio realiza el cálculo con 235 horas, pero este valor se debe remplazar dependiendo de las horas mes de la jornada laboral que se implemente, según cada época que señala el artículo 3 de la Ley 2101 de 2021.
Ejemplo de cálculo del valor de la hora ordinaria para el primer semestre de 2024
Para determinar el valor de la hora ordinaria, se empleará la jornada máxima establecida por la Ley 2101 de 2021, En 2024 las horas del mes para calcular el valor de la hora son:
- Hasta el 14 de julio de 2024: 235 horas.
- A partir del 15 de julio de 2024: 230 horas.
El valor de la hora ordinaria se calcula dividiendo el salario mensual entre el número de horas laborales en un mes. La fórmula es la siguiente:
Valor de la hora ordinaria = Salario mensual / horas mes según la jornada laboral vigente
Tomando como ejemplo el salario mínimo mensual legal vigente en el año 2024 de $1.300.000, el cálculo sería el siguiente:
| Vigencia jornada laboral | Horas máximas | Valor hora ordinaria SMMLV $1.300.000 |
|---|---|---|
| Hasta el 14 de julio 2024 | 235 horas | $ 5.532 |
| Desde el 15 de julio 2024 | 230 horas | $ 5.652 |
Ya obtenido el valor de la hora ordinaria con el salario mínimo legal, se aplicará el recargo según cada tipo de hora extra, el cual se detallará a continuación en el cálculo de cada uno de los tipos de horas extras.
Soy empleador: ¿Debo llevar un registro de las horas extras?
Conforme al numeral 2 del artículo 162 del CST, se requiere que el empleador mantenga un registro diario del trabajo suplementario de cada empleado, detallando:
- Nombre del empleado
- Edad
- Sexo
- Actividad desarrollada
- Número de horas laboradas
- Indicar si son diurnas y nocturnas
- Liquidación de la sobre remuneración correspondiente
¿El empleador debe solicitar autorización para las horas extras?
El numeral 1 del artículo 2.2.1.2.1.1 del Decreto 1072 de 2015, dispone lo siguiente:
En conclusión, la ejecución de horas extras en una empresa requiere la autorización del Ministerio del Trabajo. El incumplimiento de esta obligación puede conllevar multas hasta de 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
¿Cómo solicito la autorización para laborar horas extras?
La solicitud puede ser radicada a través de la “Ventanilla única de trámites y servicios” de la página web del Ministerio del Trabajo, la cual debe cumplir con los requisitos que se resumen a continuación:
- Carta de solicitud.
- Certificado de existencia y representación legal.
- Relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización
- Certificación expedida por la ARL. Indicando las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras.
- Manifestación expresa de lo siguiente:
- Existencia de organización sindical en la empresa.
- Existencia de pactos o convenciones colectivas.
- Obligatoriedad de tener reglamento interno de trabajo.
- Reglamento de trabajo (si es obligatorio).
La autorización para trabajar tiempo suplementario tendrá una vigencia de hasta dos años, siempre que se justifique con las necesidades de la empresa.
Para obtener más información al respecto, consulta la ventanilla única de trámites y servicios del Ministerio del Trabajo, donde puedes informarte y radicar tu solicitud.
Autorización para trabajar horas extras con vigencia indefinida
Con base en la resolución 3031 del 30 de agosto de 2023, el Ministerio del Trabajo revocó todas las autorizaciones indefinidas previamente concedidas. En virtud de esta medida, ordenó a las empresas afectadas a realizar una nueva solicitud en un plazo no superior a seis (6) meses.
Liquida horas extras con Bitákora
Con el software de nómina Bitákora puedes liquidar los valores de las horas extras sin necesidad de realizar cálculos manuales.
Simplemente, registra la cantidad de horas extras, con el tipo de hora que laboró el trabajador, la fecha en la que las laboró y Bitákora realizará la liquidación del valor correcto, teniendo en cuenta la jornada laboral estipulada para el día en que fueron registradas.
Bitákora también hará el reporte de horas extras en la nómina electrónica automáticamente.
Dedica menos tiempo a preparar tu nómina con Bitákora.
