Costos de nómina de un empleado con el salario mínimo del 2025
El costo de nómina de un empleado que gana un mínimo es la suma del salario, auxilio de transporte, la provisión de las prestaciones sociales y vacaciones, adicionándole la seguridad social y parafiscales. Te detallamos cuánto cuesta realmente un empleado que devenga un salario mínimo.
Los costos de nómina no se limitan al valor del salario que se le debe pagar a un empleado, sino también se deben tener en cuenta las contribuciones que realiza la empresa a los sistemas de seguridad social y las provisiones de prestaciones sociales.
El costo total de la nómina de un empleado puede variar entre $2.204.815 y $2.488.633, lo que representa un incremento adicional que oscila entre el 36% y el 53% con respecto al pago del salario mínimo y auxilio de transporte de $1.623.500. Estos valores dependen de la exoneración de la empresa según lo dispuesto en la Ley 1607 de 2012 y de la clasificación de riesgo asociada a la actividad desempeñada por el empleado.
A continuación detallamos cómo se calcula el costo de nómina total para un empleado que gana un salario mínimo dependiendo de las condiciones de la empresa y la actividad que realiza el empleado.
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Costo de nómina de pagos directos al empleado
Cuando un empleado es contratado por un salario mínimo, la empresa debe garantizar que al momento que cambie el año, nadie gane menos de lo que el gobierno estipula. Por lo tanto, es necesario hacer un incremento obligatorio en su remuneración cada enero.
Para el 2025 el salario mínimo mensual es de $1.423.500 y el auxilio de transporte es de $200.000.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario básico | 1.423.500 |
| Auxilio de transporte legal | 200.000 |
| Costo de nómina total | 1.623.500 |
Cuando se le paga al empleado, el valor del volante de nómina se disminuye por los descuentos de salud y pensión, que corresponden al 4% del salario básico, pero esos valores no podemos deducirlos del costo de la nómina, porque luego tendrán que ser pagados a los sistemas de seguridad social a través de la planilla PILA.
Costos de nómina pagados a los sistemas de seguridad social
Los subsistemas de seguridad social comprenden la protección del trabajador en su salud y vejez.
La mayoría de personas naturales y empresas en Colombia tienen la exoneración en la cotización de salud para los empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos.
La Reforma Tributaria Ley 1607 de 2012 adicionó el parágrafo del artículo 114 del Estatuto Tributario y estableció la exoneración de pago en los aportes de salud y parafiscales (ICBF y SENA), para los empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos.
Para empleados exonerados por la ley 1607
La exoneración se aplica a la parte correspondiente al empleador en los aportes de salud, que asciende al 8.5% sobre el salario.
Los riesgos laborales están vinculados a la actividad desempeñada por el empleado y se clasifican en 5 niveles de riesgo. A continuación presentamos los costos de nómina según el nivel de riesgo.
| Subsistema | Riesgo I (0.522%) |
Riesgo II (1.044%) |
Riesgo III (2.436%) |
Riesgo IV (4.350%) |
Riesgo V (6.960%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Salud exonerada (0%) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Pensión (12%) | 170.820 | 170.820 | 170.820 | 170.820 | 170.820 |
| Riesgos laborales (según riesgo) | 7.431 | 14.861 | 34.676 | 61.922 | 99.076 |
| Costo total por seguridad social | 178.251 | 185.681 | 205.496 | 232.742 | 269.896 |
Para empleados NO exonerados por la Ley 1607 y 1819
La Ley 1819 de 2016, modificó el parágrafo 2 del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, imponiendo la obligación a ciertas entidades de realizar los pagos correspondientes a la salud y aportes parafiscales para todos sus empleados.
En síntesis, entre las personas naturales y entidades que no están exoneradas de los aportes de salud y parafiscales, están las siguientes:
- Las personas naturales que empleen menos de dos trabajadores.
- Las entidades que deben realizar el proceso de calificación para ser admitidas como contribuyentes del régimen tributario especial. Parágrafo 2 del artículo 114-1 del Estatuto Tributario:
- Asociaciones
- Fundaciones y corporaciones constituidas como entidades sin ánimo de lucro.
Por lo anterior, es importante que verifiques con la legislación vigente si te aplica la exoneración en el aporte de salud y parafiscales. La siguiente es la tabla de aportes por seguridad social de los no exonerados.
| Subsistema | Riesgo I (0.522%) |
Riesgo II (1.044%) |
Riesgo III (2.436%) |
Riesgo IV (4.350%) |
Riesgo V (6.960%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Salud (8.5%) | 120.998 | 120.998 | 120.998 | 120.998 | 120.998 |
| Pensión (12%) | 170.820 | 170.820 | 170.820 | 170.820 | 170.820 |
| Riesgos laborales (según riesgo) | 7.431 | 14.861 | 34.676 | 61.922 | 99.076 |
| Costo total por seguridad social no exonerados |
299.249 | 306.679 | 326.494 | 353.740 | 390.894 |
Costos de nómina pagados por parafiscales
Los aportes parafiscales son pagos que hace la empresa para apoyar la niñez, educación y el bienestar de los empleados y sus familias.
Los aportes parafiscales son gravámenes establecidos por la Ley, de carácter obligatorio, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para el beneficio del propio sector, SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar.
Actualmente son tres subsistemas:
- SENA (2%): Aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje. Su función es capacitar para el trabajo.
- ICBF (3%): Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Su finalidad es propender por el bienestar de los niños y de las familias en general.
- Caja de compensación familiar (4%): Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, las cuales son entidades que otorgan un subsidio a los trabajadores, brinda servicios de recreación, formación y bienestar general al trabajador y su grupo familiar.
La gran mayoría de las empresas en Colombia están exoneradas de pagar los aportes al ICBF y SENA para los empleados que devengan menos de 10 SMLMV, excepto las que indicamos en el capítulo anterior de seguridad social.
Por lo tanto, para empleados que devengan un salario mínimo mensual vigente, el empleador solo está obligado a pagar la caja de compensación familiar.
| Subsistema | Tarifa | Costo sin exoneración | Costo con exoneración |
|---|---|---|---|
| SENA | 2% | 28.470 | 0 |
| ICBF | 3% | 42.705 | 0 |
| Caja compensación | 4% | 56.940 | 56.940 |
| Costo total por parafiscales | 9% | 128.115 | 56.940 |
Costos de nómina por prestaciones sociales
Las prestaciones sociales (cesantías, intereses de cesantías y prima de servicios) y las vacaciones son beneficios que provee el empleador para proteger al trabajador, asegurando ahorros al momento de terminar su contrato laboral, otorgando primas semestrales y garantizando periodos de descanso remunerado.
Los costos de nómina a cargo del empleador por estos conceptos son:
| Prestación | Base | Porcentaje | Costo mensual |
|---|---|---|---|
| Prima legal | 1.623.500 | 8.333% | 135.286 |
| Cesantías | 1.623.500 | 8.333% | 135.286 |
| Intereses a las cesantías | 1.623.500 | 1% | 16.235 |
| Vacaciones | 1.423.500 | 4.167% | 59.317 |
| Costo total por prestaciones | 346.124 |
Costos de nómina consolidados para un empleado que gana un salario mínimo en 2025
Para resumir, el costo de nómina total que debe asumir un empleador dependerá si su empresa y actividad económica está o no exonerada por la ley 1607 de 2012 y 1819 de 2016, junto con la clasificación del riesgo de la actividad que realiza el empleado.
A continuación, te presentamos las tablas de resumen de los costos de nómina totales para un empleado que gana el salario mínimo en 2025:
Para una empresa exonerada
| Concepto de costo | Riesgo I (0.522%) |
Riesgo II (1.044%) |
Riesgo III (2.436%) |
Riesgo IV (4.350%) |
Riesgo V (6.960%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Pagos al empleado (salario y transporte) |
1.623.500 | 1.623.500 | 1.623.500 | 1.623.500 | 1.623.500 |
| Provisiones de seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales |
581.315 | 588.745 | 608.560 | 635.806 | 672.960 |
| Costo de nómina total exonerado |
2.204.815 | 2.212.245 | 2.232.060 | 2.259.306 | 2.296.460 |
Para una empresa no exonerada
| Concepto de costo | Riesgo I (0.522%) |
Riesgo II (1.044%) |
Riesgo III (2.436%) |
Riesgo IV (4.350%) |
Riesgo V (6.960%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Pagos al empleado (salario + transporte) |
1.623.500 | 1.623.500 | 1.623.500 | 1.623.500 | 1.623.500 |
| Seguridad social | 299.249 | 306.679 | 326.494 | 353.740 | 390.894 |
| Aportes parafiscales | 128.115 | 128.115 | 128.115 | 128.115 | 128.115 |
| Prestaciones sociales | 346.124 | 346.124 | 346.124 | 346.124 | 346.124 |
| Costo de nómina total Exonerado | 2.396.988 | 2.404.418 | 2.424.233 | 2.451.479 | 2.488.633 |
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