El Reporte de Retención contingente ahora es más claro

Le hicimos mejoras al Reporte de Retención Contingente para que identifiques fácilmente qué parte de los aportes de AFC y de pensión voluntaria le está ayudando a cada empleado a pagar menos retención, y para que ningún aporte se quede por fuera del cálculo. Te contamos qué cambió.

Qué es la retención en la fuente contingente

La retención en la fuente contingente es la retención que los fondos privados de pensión y las entidades que manejan cuentas AFC deben practicar sobre los retiros que un afiliado hace de sus aportes voluntarios, cuando ese retiro se realiza sin cumplir el requisito de permanencia mínima que la ley exige para conservar el beneficio tributario obtenido al momento de consignar el aporte.

Se llama "contingente" porque no es un cobro inmediato, sino uno condicionado a un hecho futuro e incierto.

¿Dónde está regulada la retención en la fuente contingente?

La génesis de la retención en la fuente se apoya en el artículo 18 del Decreto 841 de 1998 (modificado por el artículo 4 del Decreto 2577 de 1999), expedidos por el Ministerio de Hacienda, que indica (negrilla fuera de texto):

.. las compañías de seguros que expidan seguros privados de pensiones o paguen pensiones de renta vitalicia con cargo a los aportes recibidos, deberán llevar la cuenta en pesos de control para cada afiliado denominada "Retenciones contingentes por retiros de saldos", en donde se registrará el valor no retenido inicialmente al monto de los aportes voluntarios, el cual se retendrá al momento de su retiro cuando no se den los supuestos previstos en el inciso 2º del artículo 16 del presente decreto.

Para tal efecto, tratándose de trabajadores vinculados por una relación laboral o legal y reglamentaria, el respectivo empleador informará a la sociedad administradora correspondiente, al momento de la consignación del aporte, el monto de la diferencia entre la suma que se hubiere retenido en caso de no haberse realizado el aporte y la efectivamente retenida al trabajador. El cálculo se hará sobre los ingresos laborales gravables, una vez disminuidos los conceptos a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario cuando sean procedentes.

Esto es lo que cambió en el detalle de retefuente

1. Ahora ves qué parte del aporte sí bajó la retención, y cuál no

El reporte muestra, por cada empleado, fondo y tipo de aporte, cuánto del aporte a AFC o a pensión voluntaria tuvo efecto real en la retención en la fuente, y cuánto fue solo informativo. Ya no tienes que sacar esa cuenta aparte.

2. Los pagos por fuera de nómina ya entran al cálculo

Si tu empresa hace, por fuera de la nómina, aportes voluntarios a pensión a nombre de tus empleados. Ahora entran al cálculo, para que el beneficio tributario se refleje como corresponde.

Los pagos fuera de nómina los verás al final del detalle de liquidación.

3. El tope anual del beneficio quedó mejor controlado

Ajustamos el límite que el sistema usa para controlar, durante todo el año, cuánto beneficio se puede acumular por estos aportes. Ahora ese límite queda en 1.340 UVT al año (artículo 336 del Estatuto Tributario), así evitas que se aplique más beneficio del permitido.

4. En nómina quincenal, lo ya liquidado no se toca

Si tu nómina es quincenal y el tope se alcanza en la segunda quincena, el sistema ajusta el cálculo de ese periodo, pero no modifica lo que ya quedó liquidado en la primera quincena, porque esa nómina ya está cerrada.

En el reporte de retefuente contingente podrás también observar el detalle

Ejemplo práctico de cálculo de retención en la fuente contingente

Para este caso, el empleado cuenta con los siguientes aportes deducibles en el cálculo de su retención en la fuente:

1. Aporte a una cuenta AFC en un banco, por valor de $1.000.000 mensual.
2. Aporte voluntario a un fondo de pensiones, por valor de $1.500.000 mensual.
3. Aporte voluntario que realiza la empresa a un fondo de pensiones, por valor de $1.500.000 mensual. Este pago es por fuera de nómina porque la empresa lo consigna directamente al fondo de pensiones y no lo paga en la nómina del empleado (se muestra el concepto AVP4 al final del volante) .

El total de los aportes por AFC y AVP suma $4.000.000, valor que se tendrá en cuenta al momento de calcular el descuento en la nómina del empleado, lo que genera un valor a retener en el mes de $299.579, tal como se puede observar en el concepto "RET1" en el volante de nómina del empleado.

El proceso de depuración para el cálculo de la retención en la fuente se realiza de la manera habitual, según lo establece el Estatuto Tributario.

Bitákora calcula la retención en la fuente aplicando todos estos beneficios y presenta el detalle en la pestaña "Retención de nómina" del volante. En el mismo volante, al lado, se muestra la pestaña "Retención contingente", tal como puedes observar en la siguiente imagen, al cual se puede ingresar cuando das clic sobre el concepto "RET1 - Retención en la fuente".

Lo que se muestra en la pestaña "Retención de nómina"

En esta sección Bitákora te muestra todo el proceso de depuración de retención en la fuente aplicando todos los beneficios y el valor final a retener será el que se descontará en la nómina del empleado.

Como puedes observar, este es el proceso normal que se calcula en la nómina del empleado, resultando en un valor a retener de $299.579.

El empleado devengó en el mes $12.000.000, y el valor máximo permitido para descontar como renta exenta total por AVP y AFC es del 30%. Por esto, aunque el empleado aporta $4.000.000 por estos conceptos, solo se aplican $3.600.000, que corresponden al 30% de $12.000.000.

Queda un valor no aplicado de $400.000, que se traduce en un aporte sin beneficio para los fondos. Este valor se tiene en cuenta en el detalle de retención contingente, para que los fondos identifiquen que sobre él no aplica el descuento de contingente en caso de que el empleado retire los dineros sin cumplir los requisitos.

Ahora verás el cambio en la pestaña "Retefuente contingente"

En la parte final del detalle podrás observar el cuadro con la distribución de contingente para cada fondo o entidad.

Ahora te mostraremos como Bitákora llega a este detalle, basado en la normatividad.

Para calcular la retención contingente se realiza la depuración nuevamente, pero ahora sin tener en cuenta los beneficios de AFC y AVP, como si empleado no contara con estos aportes, pero el resto del proceso se realiza común y corriente. Luego el resultado se compara contra el valor generado con los beneficios y ese es el valor que se distribuye entre los diferentes fondos.

Te lo mostramos a continuación siguiendo el mismo ejemplo planteado.

La siguiente imagen corresponde a Bitákora con el detalle de la pestaña "Retención contingente".

Recuerda que Bitákora calcula el valor final en UVT con precisión de dos decimales y el valor mensual a retener redondeado al peso más cercano.

Para más información, consulta el siguiente artículo:

Precisión al peso exacto en la retención en la fuente

Bitákora calcula la retención en la fuente con máxima precisión, al peso exacto, y ese mismo valor se refleja en la liquidación, en tu contabilidad, en tus reportes y en tu ERP.

BitákoraHernando Guerrero

Siguiendo con el ejemplo, el cálculo se muestra en cero en el valor que corresponde al beneficio de total de rentas exentas por AVP y AFC.

Al no tener en cuenta los beneficios se genera un valor a retener más alto, que para este caso es de $617.489, que comparado contra el valor con beneficios sería:

El valor resultante de $317.910 es la retención contingente, que corresponde al valor que el empleado se ahorra en retención en la fuente por el aporte de AVP y AFC de $4.000.000.

El devengado del mes del empleado es de $12.000.000 y el tope para descontar por AVP y AFC es del 30%, lo que genera un descuento de rentas exentas de $3.600.000. El aporte del empleado fue de $4.000.000, lo que indica que $400.000 no entran como beneficio.

Cálculo final de la distribución de la retención contingente del ejemplo

El paso final para calcular la retención en la fuente contingente es tomar los siguientes valores y conceptos:

• $4.000.000. El total de aportes AVP y AFC realizados en la nómina del trabajador.
• $3.600.000. El total aplicado de rentas exentas AVP y AFC, que corresponde el al límite del 30% sobre el ingreso laboral de $12.000.000.
• $617.489 - $299.579 = 317.910. Corresponde al valor de la retención contingente, es decir, lo que se ahorro el trabajador en retención en la fuente por aportar $4.000.000 de AVP y AFC.

Del total aportado, $4.000.000, solo $3.600.000 tienen beneficio y $400.000 quedan sin beneficio. Ese valor se distribuye entre cada concepto según su peso dentro del total.

Si el trabajador retirara los aportes de AFC o AVP sin cumplir los requisitos de ley, el fondo debería descontar el valor que se muestra en la columna "Total contingente", cuyo total es de $317.910, de forma proporcional al valor retirado, teniendo en cuenta todos los aportes realizados por el trabajador.

Qué te recomendamos revisar

Antes de cerrar tu próximo periodo de nómina, dale una mirada a esto:

• Que los conceptos de AFC y de aportes voluntarios a pensión estén bien configurados, tanto para el empleado como para el empleador.
• Que los aportes voluntarios que pagas por fuera de nómina estén asociados al concepto correcto, para que el sistema los reconozca.
• Que cada aporte tenga registrado el fondo o la entidad a la que corresponde.
• Corre el reporte y échale un ojo antes de enviar tus informes a las entidades externas.

¿Tienes dudas? Registra un ticket de soporte en Capta, con gusto te ayudamos a revisar tu configuración.

Esta mejora se basa en los artículos 126-1 y 336 del Estatuto Tributario.