Conoce los cambios a la PILA de la Resolución 2012 de 2022

La Resolución 2012 de 2022 expedida el 20 de octubre, por el Ministerio de Salud y Protección Social, modifica el archivo plano de la PILA para la presentación de los aportes que se realicen a partir de diciembre de 2022.

Aquí te contamos cuáles son los cambios que debes aplicar en la planilla tipo E, para hacer la correcta presentación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

¿Qué modificó la Resolución 2012 de 2022?

La Resolución 2012 de 2022 en lo referente a la planilla Tipo E (Planilla de Empleados), hizo las siguientes modificaciones:

• Nuevos datos a diligenciar y validaciones a los números de identificación del cotizante.
• Nuevas reglas para el registro de líneas de novedades.
• Validaciones que debe practicar el operador PILA para ciertos tipos de cotizantes.

Nuevos datos y validaciones a realizar

El numeral 3 del artículo 1 de la Resolución 2012 de 2022, determina las modificaciones en el diligenciamiento de la PILA para los siguientes campos:

• Campo 4 "Número de identificación del cotizante": para el tipo de documento PT se debe validar que tenga máximo 8 dígitos.
• Campo 75 "Número de identificación del cotizante principal": se debe tener la misma validación del campo 4, cuando se paga UPC adicional para un beneficiario.
• Campo 98 "Actividad económica para el Sistema General de Riesgos Laborales": se debe diligenciar el código de la actividad económica del aportante. Antes era reportado en ceros.

Estas validaciones serán exigidas por el operador al momento de procesar la PILA.

Nuevas reglas para el registro de líneas de novedades

En el numeral 4 del artículo 1 de la Resolución, se enuncia el correcto diligenciamiento de la concurrencia de novedades. Los eventos que se aclaran son:

• Ingreso y retiro en el mes del mismo cotizante.
• Novedades concurrentes que afectan el valor del IBC.
• Novedades de retiro en meses con solo líneas de novedades.

A continuación detallamos cada uno de estos casos.

Ingresos y retiros en el mismo mes

La resolución hace alusión a estos eventos:

1. Cuando el cotizante ingresa y se retira en el mismo mes, ambas novedades se deben registrar en una sola línea. Por ejemplo, si el empleado ingresa el 5 de noviembre y se retira el 25 de noviembre, en esa misma línea se deben reportar ambas novedades con sus fechas.
2. Cuando el cotizante tiene varios contratos en el mes, se deben registrar cada uno de ellos en líneas aparte. Por ejemplo, un empleado se retira el 6 de noviembre y lo vuelven a contratar a partir del 20 de noviembre. Para este caso se debe registrar en una línea la novedad de retiro y en otra línea la marca de ingreso.

Novedades concurrentes que tengan diferentes IBC

Cuando el cotizante tenga durante todo el mes novedades y no se genere la línea de salario, si llega a haber Variación Transitoria de Salario (VST) o Variación Permanente de Salario (VSP) se deberá registrar la marca en la línea que corresponda, reconociendo el ingreso base de cotización (IBC) al que hubiere lugar.

Anteriormente, la PILA no permitía registrar estas novedades sobre líneas diferentes a la línea de salario y, por lo tanto, era imposible registrar eventos de variación cuando el empleado estuviera en esta situación.

Estos son algunos casos en los que esta situación puede suceder:

• Empleadas que estando en licencia de maternidad (LMA) todo el mes reciben el pago de comisiones.
• Empleados en vacaciones de todo el mes que le reconocen pagos salariales liquidados del mes anterior.

Retiros en meses donde todos los días el cotizante tuvo una novedad

En el mismo numeral se aclara que la novedad de retiro exige una línea aparte para reportar en ella el IBC correspondiente a los pagos generados por este evento.

De esta manera, se hace evidente que un empleado que está en incapacidad, vacaciones, ausencia o licencia no podrá tener la novedad de retiro en esa línea y, por lo tanto, deberá cotizar un día para poder hacer efectivo el retiro.

De esta manera se exige que un contrato no se podrá terminar el día final de la novedad, sino que su terminación se deberá realizar el día siguiente y por lo tanto se deberá realizar su pago y cotización.

Validaciones adicionales a cargo del operador

En los numerales 5 y 6 del artículo 1 de la Resolución 2012 de 2022, se determina que el operador deberá validar que ciertos tipos de cotizantes deben estar registrados en ciertos sistemas de información. Entre los que son de nuestro interés tenemos:

• Aprendices SENA en etapa lectiva y práctica: deben estar relacionados en el Reporte de Aprendices.
• Cotizantes no obligados a pensión por edad y Cotizantes con requisitos cumplidos por pensión mínima: el operador validará que el cotizante no se encuentre relacionado en el Reporte de personas no autorizadas para el uso de los subtipos de cotizante 3 o 4.

Debemos tener en cuenta esta información para que no se registren cotizantes que no han cumplido con los requisitos, evitando errores en la presentación de la PILA.

Bitákora está preparada para cumplir la Resolución 2012 de 2022

El software de nómina Bitákora liberó la versión para dar cumplimiento a los nuevos requisitos de la PILA enunciados en la resolución 2012 de 2022. Estas fue lo que implementamos:

• Captura del código de la actividad económica del aportante para ser diligenciado en el campo 98.
• Validación de la longitud del tipo de documento PT, tanto para cotizantes como para familiares beneficiarios de UPC.
• Habilitación de marcas VSP y VST en líneas de novedades.
• Exigencia del retiro posterior a la terminación de un evento de vacaciones, licencia, enfermedad, etc.

Estas modificaciones están disponibles desde el lunes 28 de noviembre de 2022, con el fin de no entorpecer las presentaciones de la PILA de los aportes de octubre, que se deben realizar en el transcurso de noviembre.

Bitákora, el software de nómina que siempre está al día con el cumplimiento de la legislación colombiana.