¿Cómo se hace un desprendible de nómina?

El desprendible de nómina es el soporte de pago que entregan los empleadores a sus trabajadores, ya sea quincenalmente o mensualmente.

Diferencia entre desprendible de nómina y nómina electrónica

En Colombia, aunque ambos documentos están relacionados, cumplen funciones distintas y suelen confundirse. Por ello, a continuación se presentan sus características principales y un cuadro comparativo que resume sus diferencias clave.

Desprendible de nómina

Es un documento que el empleador entrega al trabajador en cada período de pago. Contiene el detalle de los conceptos salariales, no salariales y descuentos que componen su nómina, tales como:

• Salario básico
• Auxilio de transporte
• Horas extras y recargos
• Deducciones (seguridad social, retenciones, préstamos, etc.)
• Prestaciones sociales y otros pagos

No existe una norma que hable específicamente sobre el comprobante de pago de nómina, pero sí se considera una práctica obligatoria derivada del principio de buena fe y derecho a la información del trabajador.

Entre las normas que indican algo relacionado con informar al trabajador sobre sus pagos y descuentos, están:

• Artículo 32 de la Ley 1393 de 2010: los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes a la seguridad social efectivamente abonados. Cita también la sanción con multas de cinco Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes por cada periodo de incumplimiento de esta obligación.
• Artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo (CST): establece que el salario debe pagarse por periodos iguales y vencidos, en moneda legal. El período de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para sueldos no mayor de un mes, lo cual indirectamente implica la entrega de un comprobante.

Documento de nómina electrónica

Es un reporte digital obligatorio que el empleador debe enviar a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para efectos tributarios, el cual se debe presentar electrónicamente de forma mensual.

Contiene la información detallada de los pagos hechos a los empleados y sus respectivas deducciones, con una estructura determinada en los anexos técnicos de la resolución.

Está regulado por la Resolución 13 de 2021 de la DIAN y otras que lo han modificado o adicionado, tales como son:

• Resolución 63 de 2021
• Resolución 37 de 2021
• Resolución 28 de 2022

Principales diferencias entre el desprendible de pago y la nómina electrónica

A continuación, presentaremos una tabla con las características más relevantes de cada documento:

Qué información debe incluir el volante de pago

El desprendible de nómina que se le entrega a cada trabajador debe detallar cada uno de los componentes del salario, desde los pagos salariales y no salariales, así como las deducciones, retenciones, permitiendo tener claridad sobre el resultado en el pago neto.

A continuación, se explicará en varios capítulos el contenido del comprobante de nómina.

Información básica y del contrato del empleado

Es una sección se muestran los datos relacionados con el empleador y los datos para identificar cada trabajador, como son:

• Razón social y NIT del empleador
• Periodo de liquidación de la nómina
• Datos del trabajador, como son el nombre y documento de identificación
• Cargo del trabajador
• Área a la que pertenece el trabajador
• Tipo de salario
• Valor del salario básico
• Datos de la cuenta bancaria del trabajador donde se consignará la nómina

Pagos y deducciones del periodo de nómina

En esta parte del volante de pago, se debe hacer claridad al trabajador de todos sus devengos y descuentos, para dar como resultado un pago neto, que se será el que recibe el trabajador en su cuenta bancaria, entre estos están:

Devengos del periodo para el trabajador:

• Salario básico del trabajador
• Auxilio de transporte, conectividad y otros auxilios
• Comisiones
• Horas extras
• Recargos ordinarios
• Bonificaciones salariales y no salariales
• Pagos no salariales permitidos, según el artículo 128 del CST
• Auxilio por incapacidad
• Licencias remuneradas y no remuneradas
• Vacaciones disfrutadas
• Otros pagos legales y extralegales

Prestaciones sociales y otros en el caso de pagos periódicos y terminaciones de contrato:

• Prima legal de servicios
• Cesantías
• Intereses de cesantías
• Vacaciones pendientes por disfrutar

Deducidos del periodo para el trabajador:

• Salud, pensión y fondo de solidaridad pensional
• Retención en la fuente
• Préstamos y libranzas

Salario neto a pagar:

Corresponde al monto que el empleador le pagará al trabajador en el periodo de la nómina, después de aplicadas todas las deducciones y retenciones permitidas.

A nivel de ilustración, mostraremos un comprobante de nómina, de un empleado al que se le paga quincenalmente.

Usos y beneficios del desprendible de nómina

El empleador podrá entregar el volante de pago de la nómina al trabajador de forma física o de forma digital, ya sea a través del correo electrónico o en cualquier otra forma de manera digital que tenga la misma validez.

Entre los usos más comunes del volante de pago, están:

• Detalle de la nómina: muestra a los trabajadores el detalle de sus pagos y deducidos en el periodo o mes.
• Trámites entidades: es un documento solicitado para créditos a favor del trabajador, en bancos y otras entidades.
• Retención en la fuente: conocer el detalle del descuento de retefuente que realiza el empleador al trabajador.
• Certificado de ingresos y retenciones: la información reflejada en el desprendible de pago está directamente vinculada al certificado de ingresos y retenciones y a la información exógena, Esto se debe a que varios de los datos incluidos en la nómina deben ser reportados en estos documentos para el cumplimiento de obligaciones fiscales del empleador y el trabajador.

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