Cálculo de prestaciones sociales

Descubre las fórmulas para calcular las prestaciones sociales y las vacaciones laborales en Colombia.

Cálculo de prestaciones sociales

Calcular correctamente las prestaciones sociales y las vacaciones es fundamental en cualquier contrato de trabajo, ya que estos beneficios adicionales y obligatorios deben ser liquidados conforme a la normativa vigente.

Es crucial entender cuáles son y cómo se calculan las prestaciones sociales y conocer las fórmulas para su cálculo preciso.

¿Cuáles son las prestaciones sociales y su regulación?

Las prestaciones sociales en Colombia, están reguladas en el Título VIII del Código Sustantivo del Trabajo (CST), específicamente en los artículos 193 al 258. Esta disposición hace parte de las prestaciones patronales comunes.

A continuación describiremos las prestaciones sociales que están a cargo de los empleadores:

Es importante aclarar que las vacaciones están reguladas por el artículo 186 del CST y hacen parte del Título VII dedicado a los descansos obligatorios, por lo que no hacen parte de las prestaciones patronales comunes.

Aunque por costumbre las vacaciones se agrupan con las prestaciones sociales, es fundamental diferenciarlas correctamente, ya que las vacaciones laborales corresponden a un descanso remunerado y no se consideran una prestación social.

Si deseas saber más sobre las prestaciones sociales, te invitamos a consultar nuestro siguiente artículo:

¿Qué son las prestaciones sociales?
Las prestaciones sociales son retribuciones adicionales otorgadas a los trabajadores en su contrato laboral, como la prima de servicios, cesantías con sus intereses, dotación y vacaciones laborales.

Fórmulas para liquidar prestaciones sociales

La normativa colombiana se refleja en las siguientes fórmulas para el cálculo de las prestaciones sociales. A continuación, te presentamos estas fórmulas de manera ilustrativa:

Fórmula para liquidar prestaciones sociales

En la imagen anterior no incluimos la fórmula para calcular vacaciones, porque ese es un cálculo un poco más complejo que no se puede representar en una fórmula sencilla, tema que abordaremos más adelante.

Es importante señalar, que la dotación es una prestación social que debe ser proporcionada en especie. No existe una fórmula específica para calcular su valor, ya que la ley no establece una cantidad fija.

1. Fórmula cesantías

Las cesantías corresponden a un mes de salario por cada año trabajado y proporcionalmente por año laborado. Se calculan para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Es fundamental que sean consignadas en el fondo de cesantías al que el empleado está afiliado, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.

La siguiente es la fórmula de cesantías:

Cesantías = Salario mensual X Días trabajados del último año / 360 días del año
Cómo calcular las cesantías en Colombia
Las cesantías son un ahorro creado para cubrir las necesidades del trabajador mientras está cesante o pueden ser invertidas en vivienda o educación. El plazo de consignación de cesantías es el 14 de febrero de 2024

Aprende más de cómo se calculan las cesantías

2. Fórmula para calcular intereses de cesantías

Los intereses de cesantías, equivalentes al 12% del valor del auxilio de cesantías, deben ser pagados directamente al empleado.

Estos intereses se liquidan al 31 de diciembre de cada año y deben ser incluidos en la nómina del empleado a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Fórmula para el cálculo de los intereses de cesantías:

Intereses de cesantías = Valor de las cesantías X Días trabajados en el último año X 12% / 360
¿Qué son los intereses de cesantías y cuándo deben pagarse?
Los intereses de cesantías son el reconocimiento al empleado del ahorro realizado durante el año de trabajo por el pago de sus cesantías anuales. Los empleadores están obligados a pagarlos antes del 31 de enero de 2024.

Aprende más sobre el cálculo de los intereses de cesantías

3. Fórmula prima de servicios

La prima de servicios, equivalente a 30 días de salario anuales, se calcula en dos períodos del año: junio y diciembre. Para determinar el monto adecuado, es necesario considerar los días trabajados en cada semestre.

La fórmula para calcular la prima de servicios es la siguiente:

Prima de servicios = Salario mensual promedio X Días trabajados en el semestre / 360
¿Qué es la prima de servicios?
La prima de servicios es una prestación social que entrega el empleador a sus trabajadores. Consiste en un mes de salario por cada año de trabajo. Te detallamos cómo calcular la prima para salarios fijos y variables.

Descubre más sobre la prima de servicios

4. Fórmula para liquidar las vacaciones

Las vacaciones, equivalentes a 15 días de descanso remunerado por cada año de trabajo y proporcionalmente. Pueden ser pagadas de dos formas:

  • Vacaciones a disfrutar: el empleado toma el tiempo correspondiente como descanso remunerado, cuando el contrato está activo.
  • Vacaciones compensadas en dinero: se pagan al finalizar el contrato de trabajo por el tiempo no disfrutado.

Calcular el valor de las vacaciones

Liquidar el valor de las vacaciones que se pagará al empleado, ya sea que se disfruten cuando el contrato esté activo o en la terminación de contrato, es un poco más complejo que la forma como se liquidan las prestaciones sociales, las cuales se liquidan al final de cada año o a la terminación del contrato si este termina antes.

El derecho a las vacaciones se adquiere y se vuelve exigible cuando el trabajador cumple un año de trabajo desde la firma del contrato. Este derecho se renueva cada vez que el trabajador completa un año adicional de servicio.

No existe una obligación para el empleador de permitir el goce anticipado del periodo vacacional, pero las partes pueden acordar que el trabajador las disfrute antes de completar el año de servicio.

Sin embargo, existen unas reglas para el disfrute de las vacaciones, entre estas que el trabajador debe disfrutar por lo menos 6 días hábiles continuos de vacaciones cada año, los cuales no son acumulables.

La fórmula que se utiliza tradicionalmente para calcular las vacaciones, es la siguiente:

Vacaciones = Salario mensual x días trabajados durante todo el contrato / 720 días

Esta fórmula es práctica cuando se le van a pagar al empleado todos los días de vacaciones acumuladas desde el inicio del contrato, porque se obtiene el valor total a pagar por vacaciones. La función de dividir sobre 720 es para generar por cada año trabajado los 15 días de vacaciones.

Sin embargo, si el empleado ya disfrutó algún día de vacaciones, no hay forma de descontar lo ya pagado, porque que no procede este descuento de forma directa al valor.

En la práctica, los trabajadores rara vez toman los 15 días hábiles completos de vacaciones de manera consecutiva. Por lo tanto, para calcular el pago de las vacaciones es necesario considerar información adicional, como:

  • Los días ya disfrutados: al restarlos, esto determina los días disponibles de vacaciones con los que cuenta el empleado.

Por lo anterior, no aplicaremos dicha fórmula, ya que para liquidar las vacaciones, se requieren de otros factores como los días ya disfrutados y además, que no siempre el empleado solicita los 15 días de vacaciones completos cuando completa un año laborado.

El numeral 1 del artículo 186 del CST, establece que son 15 días hábiles por cada año de servicios o proporcionalmente al tiempo trabajado. También, el artículo 192 del CST indica que se debe pagar con el salario ordinario en caso de salario fijo o con el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

En resumen, la forma más sencilla de determinar las vacaciones es contar los días de vacaciones desde la fecha de inicio del contrato, restar los días ya disfrutados. El resultado obtenido en días multiplicarlo por el salario diario del trabajador, de acuerdo con las reglas aplicables para salarios fijos o variables.

Valor de vacaciones = (Días de vacaciones totales - Días disfrutados) x Valor del salario diario

Si deseas obtener más información con un ejemplo, revisa nuestro artículo:

¿Qué son las vacaciones laborales y cómo se pagan?
En Colombia, las vacaciones son un descanso remunerado, que corresponden a 15 días hábiles por cada año laborado.

Descubre más sobre las vacaciones laborales

Tabla de cálculo de prestaciones sociales

Aquí encontrarás una tabla resumida con las fórmulas y cálculos para las prestaciones sociales, además del valor de las vacaciones. La tabla muestra los cálculos correspondientes a un año de trabajo, excepto la prima de servicios, que se calcula para el último semestre laborado.

Los cálculos de las prestaciones sociales se realizan con el salario mínimo vigente a 2024 de $1.300.000 y el auxilio de transporte de $162.000.

Prestación Días de prestación
al año
Días laborados Días a pagar
(Días prestación X
Días laborados / 360
Salario diario Valor a pagar
Cesantías 30 360 30 48.733.33 1.462.000
Intereses a
las cesantías
360 Vr.Cesantías X 0,12 175.440
Prima legal 30 180 15 48.733,33 731.000
Vacaciones 15 360 15 43.333,33 650.000
Total 3.018.440

Cálculo de las prestaciones sociales con un salario variable

Un salario variable se refiere a la remuneración de un empleado que depende de valores acordados basados en su desempeño o resultados. Esto puede incluir los siguientes componentes:

  • Comisiones
  • Bonificaciones salariales, entre otros.

Para calcular las prestaciones sociales, es necesario incluir todos los conceptos que constituyen salario, no solo aquellos basados en resultados. Los conceptos salariales están estipulados en el artículo 127 del CST.

Algunos de estos conceptos son:

Te invitamos a utilizar nuestra calculadora laboral, que calcula los costos de un empleado, entre estos las prestaciones sociales y vacaciones.

Calculadora laboral
Calculadora laboral en línea: ¿Cuánto cuesta un empleado con provisiones? ¿Cuánto me van a pagar? ¿Cuánto cuesta una hora extra?

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Provisión de prestaciones sociales

Las provisiones de prestaciones sociales y vacaciones son estimaciones del costo que representa para una empresa el pago de estos beneficios.

Estas provisiones se calculan aplicando un porcentaje específico al salario mensual del empleado, considerando el número de días al año que corresponde a cada prestación.

Esta fórmula, que se aplica de forma mensual, permite a las empresas tener una proyección de sus obligaciones laborales a futuro.

Concepto Días al año Días / 360 X 100%
Vacaciones 15 4.1667%
Cesantías 30 8.3333%
Prima 30 8.3333%
Intereses a las cesantías n/a 12%
sobre cesantías

Para conocer los posibles inconvenientes que pueden surgir al usar estas fórmulas para un cálculo preciso de provisiones, consulta nuestro artículo:

Consolidación de prestaciones sociales versus provisión
Consolidar las prestaciones sociales mensualmente permite conocer el costo exacto de la nómina y evita ajustes contables al final del año. Aprende cómo lo puedes hacer para que tengas tu contabilidad al día.

Descubre cómo consolidar las prestaciones sociales

Bitákora automatiza el cálculo de las prestaciones sociales

El software de nómina Bitákora se encarga de calcular de forma precisa todas las prestaciones sociales de tus empleados en las fechas correspondientes, ya sea durante la vigencia del contrato o al momento de su finalización, con las siguientes características:

  • Cálculo para salarios fijos y variables: cálculo automático de las prestaciones sociales para salarios fijos y variables, incluyendo en la base todos los conceptos salariales requeridos por la normatividad colombiana.
  • Cálculo de vacaciones: considera todas las reglas establecidas y facilita el pago según los acuerdos entre el trabajador y el empleador.
  • Provisión de prestaciones sociales: nuestro software te calcula la provisión de forma mensual y consolidada, para que no tengas diferencias contables.

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