Subsidio de transporte: ¿cómo pagarlo en primas y cesantías?
Al momento de pagar las cesantías para los empleados de salarios variables que devengan dos salarios mínimos o menos, es necesario seguir ciertas reglas para calcular correctamente el subsidio de transporte en la base.
La prima legal de servicio y las cesantías deben tener en cuenta el auxilio de transporte para los empleados que devengan menos de dos salarios mínimos legales vigentes (SMLV).
Pero, ¿qué hacer si un empleado tiene un básico inferior a dos salarios mínimos y en algunos meses recibe pagos variables con los cuales perdería este beneficio?
Este caso, aunque no es común, sucede para ciertos cargos comerciales en los que los empleados devengan un salario básico inferior a 2 SMLV, pero dependiendo de su desempeño en ventas pueden recibir jugosas comisiones.
Problemas comunes al calcular el auxilio de transporte
El subsidio de transporte tiene varias reglas para determinar si se paga o no.
Cuando se realiza el cálculo de la prima o las cesantías, es necesario analizar con detalle estas reglas para liquidar las prestaciones de forma correcta.
El subsidio de transporte se paga a quienes devengan 2 salarios mínimos o menos
Si durante el mes los pagos salariales del trabajador no exceden dos salarios mínimos, el empleado tiene derecho al pago del auxilio de transporte.
¿Qué pasa cuando al empleado se le pagan horas extras? Si se toma como guía la definición de salario, el empleado debería perder el derecho al subsidio de transporte. Sin embargo, esto generaría una situación desfavorable para él, porque muy seguramente los pagos recibidos por su trabajo suplementario no compensarían lo perdido por el subsidio de transporte.
En pocas palabras, el empleado trabajaría más y terminaría ganando menos dinero.
Esta discusión fue resuelta mediante el concepto emitido por el Ministerio de Trabajo, donde se ratifica que los trabajadores que tienen un básico inferior a 2 SMLV, no pierden el subsidio de transporte a causa de pagos de horas extras.
El auxilio de transporte no se paga los días en que el empleado no labore
Si el empleado presenta una incapacidad, está de vacaciones, tiene una licencia remunerada o fue sancionado, no se le pagará el subsidio de transporte por esos días. Esto es debido a la naturaleza misma del transporte, si no labora, no gasta en transporte y, por lo tanto, no se debe pagar.
Cómo se paga el subsidio de transporte en contratos con salarios variables
Para un empleado con salario variable, cuando su salario básico más comisiones no superan los dos salarios mínimos, el empleado mantendrá su derecho al pago del auxilio de transporte para ese mes.
En los meses cuya sumatoria entre el básico y las comisiones supera los dos mínimos, el empleado no recibirá el pago del subsidio de transporte legal.
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Cuánto se debe pagar de subsidio de transporte en prima y cesantías
Según los casos enunciados, es posible que haya una variación en la remuneración mensual para el pago del auxilio de transporte. Para determinar el efecto del subsidio en la base diaria para el pago de la prima y cesantías, se deberían tomar en cuenta las siguientes reglas:
No se afecta el pago del subsidio por licencias, incapacidades o vacaciones
Haber dejado de percibir subsidio de transporte a causa de una incapacidad, vacaciones, licencias de maternidad y paternidad o licencia remunerada, no debe afectar la base para primas o cesantías en los empleados que devenguen menos de dos salarios mínimos. Es decir, sin importar estos eventos, un empleado que haya tenido contrato vigente todo el año, sus cesantías de diciembre se pagarán con el subsidio de transporte completo.
Para más información, se sugiere consultar el concepto de nuestros asesores Barrera Palacio Abogados.
Las sanciones y licencias no remuneradas no afectan la base del subsidio
En el caso de una sanción o licencia no remunerada, tampoco se debe afectar la base diaria del subsidio de transporte, porque al no reconocer los días de sanción en los días laborados, ya se está castigando la prestación social. Disminuir la base diaria se convertiría en un doble castigo.
¿Cómo determinar el valor del subsidio cuando hubo variación?
Si un empleado tuvo ingresos variables en el año, en los cuales algunos meses tuvo derecho al subsidio y en otros no, se sugiere que primero se promedien los ingresos semestrales para la prima o los anuales para las cesantías.
Para promediar la base de estas prestaciones sociales, se debe tener en cuenta todos los conceptos que se consideran salariales, como lo son: las horas extras, los recargos nocturnos o dominicales, las comisiones y cualquier otro pago que reciba el empleado de su relación laboral que se entienda que hace parte de su remuneración.
Si el promedio de sus ingresos no supera los dos salarios mínimos, se debería reconocer la totalidad del derecho al subsidio de transporte, de lo contrario, no reconocer el subsidio de transporte en el pago de la prestación.
No se deberían promediar directamente los pagos recibidos por subsidio de transporte para el pago de la prima y las cesantías, debido a que si el empleado tuvo ausencias, licencias o vacaciones, se estaría disminuyendo el valor pagado por este concepto de forma incorrecta.
Bitákora facilita el cálculo de primas y cesantías
En nuestra experiencia con algunos clientes, hemos visto cálculos errados de la prima y cesantías derivados de la determinación del auxilio de transporte, especialmente para los trabajadores con salarios variables.
Muchas veces, no se trata de desconocimiento de la norma, sino que resulta complicado parametrizar su software de nómina para dar el alcance correcto.
