Contrato de aprendizaje: condiciones y consideraciones

A través del contrato de aprendizaje, los empresarios patrocinan la formación de los estudiantes y los apoyan con una cuota de sostenimiento.

Contrato de aprendizaje: condiciones y consideraciones

En Colombia, el contrato de aprendizaje es una modalidad clave para apoyar la formación de personas, permitiéndoles iniciar su vida laboral con prácticas en actividades relacionadas con sus estudios.

La contratación de aprendices es obligatoria para todas las personas naturales y jurídicas que cuenten con quince (15) o más empleados.

Te informaremos sobre la estabilidad laboral reforzada que protege a las aprendices en caso de embarazo durante la ejecución del contrato de aprendizaje.

¿Qué es un contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje es una modalidad especial dentro del derecho laboral en Colombia, que permite a las empresas vincular a estudiantes del SENA y otras instituciones educativas para que realicen sus prácticas de formación. Estos estudiantes reciben un apoyo de sostenimiento durante un plazo máximo de dos años. La regulación de este contrato se encuentra en el artículo 30 y siguientes de la Ley 789 de 2002.

Este contrato no tiene la naturaleza de un contrato laboral y también se conoce como "contrato de iniciación profesional". Su principal objetivo es capacitar al aprendiz en un oficio específico y facilitar su inserción en el mundo laboral.

El contrato de aprendizaje debe celebrarse por escrito y no puede exceder de dos años.

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Si se realiza de forma verbal, se considerará un contrato de trabajo y estará sujeto a las normas del Código Sustantivo del Trabajo.

El contrato debe ser firmado por el empleador y el aprendiz, y una copia del mismo debe ser entregada a la institución educativa correspondiente.

El aprendiz recibirá un apoyo de sostenimiento mensual que no constituye salario.

Este contrato involucra a tres partes:

  • Aprendiz o estudiante universitario: Persona matriculada en programas de formación técnica, tecnológica o profesional en entidades autorizadas.
    • La edad mínima para celebrar el contrato es de 14 años, y deben haber completado sus estudios primarios o poseer conocimientos equivalentes.
  • Entidad autorizada: Institución educativa donde el aprendiz se matricula para recibir el programa de formación. Generalmente es el SENA, pero también pueden ser otras instituciones autorizadas.
  • Empresa patrocinadora: Persona natural o jurídica que proporciona los medios para que el aprendiz reciba formación en una profesión u oficio. Esta entidad paga el apoyo de sostenimiento y la seguridad social del aprendiz.

Instituciones educativas autorizadas para la formación de aprendices

Según el artículo 37 de la Ley 789 de 2002, la formación profesional podrá ser impartida por las siguientes entidades:

  • Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
  • Instituciones educativas debidamente reconocidas por el Estado.
    • Se dará preferencia al SENA

Fases del contrato de aprendizaje

El contrato de aprendizaje presenta dos fases: la fase lectiva y la fase práctica. La distribución y duración de cada fase dependen del plan de estudios del programa de formación en el que el aprendiz esté matriculado.

  • Fase lectiva: También conocida como la etapa teórica, esta fase corresponde al período en el que el aprendiz recibe formación académica. Durante esta etapa, el aprendiz no está obligado a desplazarse ni a realizar labores remotas para la empresa patrocinadora, a menos que el programa incluya alternancia entre teoría y práctica.
    • Duración estimada: Está entre 12 y 18 meses, según el plan de formación.
  • Fase práctica o productiva: Esta fase incluye las actividades prácticas que se desarrollan una vez concluida la fase lectiva. El aprendiz realiza estas actividades directamente para la empresa patrocinadora, ya sea de forma presencial o remota.
    • Duración estimada: 6 meses.

En la fase práctica, la jornada de trabajo del aprendiz no puede exceder la jornada laboral máxima establecida en el Código Sustantivo del Trabajo y en los Acuerdos SENA.

Duración del contrato de aprendizaje

Según el artículo 30 de la Ley 789 de 2002, el contrato de aprendizaje tiene una duración máxima de dos años.

En situaciones donde la estructura curricular del programa formativo exceda este período, el contrato de aprendizaje se limitará al plazo máximo establecido por la normativa.

¿Cuánto se le debe pagar al aprendiz en el 2024?

El aprendiz recibe un apoyo de sostenimiento, una ayuda económica mensual destinada a respaldar su proceso de aprendizaje y el desarrollo de la práctica. Este apoyo cubre gastos como transporte, alimentación, vestuario y otros relacionados.

Según el artículo 30 de la Ley 789 de 2002, el apoyo de sostenimiento equivale al 50% del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) durante la fase lectiva y al 75% durante la fase práctica.

Para el año 2024, considerando un SMLMV de ($1.300.000), el valor del apoyo de sostenimiento es el siguiente:

Etapa % sobre el SMLMV Valor apoyo
sostenimiento
($)
Fase lectiva 50% 650.000
Fase práctica 75% 975.000
Estudiantes (Régimen especial Art. 14 Ley 789/02) 100% 1.300.000

Es importante destacar que se incluyó en la tabla al aprendiz estudiante que forma parte del régimen especial de la Ley 789 de 2002. Sin embargo, las condiciones contractuales de este tipo de practicante no se detallan aquí, ya que requieren un análisis independiente.

Este tipo de contrato no tiene derecho a las prestaciones sociales como son: prima legal, cesantías e intereses de cesantías.

Influencia de la tasa de desempleo en el pago al practicante

El artículo 30 de la Ley 789 de 2002, reglamentado por el Decreto 451 de 2008, establece que durante la fase práctica, el apoyo de sostenimiento puede variar según la tasa de desempleo nacional. Si esta tasa es inferior al 10%, el practicante debe recibir el 100% del SMLMV en lugar del 75%.

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Es importante estar al tanto de la tasa de desempleo que publica el gobierno al final de cada año, certificada por el DANE, para determinar el monto a pagar al practicante.

En el año 2023, la tasa de desempleo certificada por el DANE fue del 10,2%, lo que la situó por encima del 10%. Por lo tanto, se mantiene el pago del 75% del SMLMV para el año 2024.

Entre los años 2013 y 2018, la tasa de desempleo estuvo por debajo del 10%, lo que implicaba el pago del 100% del SMLMV a los practicantes. Desde el año 2019 hasta la fecha, la tasa ha permanecido por encima del 10%.

La siguiente tabla presenta los porcentajes correspondientes a los años 2011-2023, resaltando en negrita los años en los que la tasa de desempleo fue inferior al 10%.

Año Tasa de desempleo
2011 10,8%
2012 10,4%
2013 9,6%
2014 9,1%
2015 8,9%
2016 9,2%
2017 9,4%
2018 9,7%
2019 10,5%
2020 15,9%
2021 13,7%
2022 11,2%
2023 10,2%

Fuente: OCDE

Algunos empleadores optan por pagar el 100% del SMLMV a sus practicantes de forma voluntaria, independientemente de la tasa de desempleo establecida.

Aportes a la seguridad social en el contrato de aprendizaje

Según lo establecido en el artículo 30 de la Ley 789 de 2002, la empresa patrocinadora debe cubrir en su totalidad los aportes a la seguridad social del aprendiz. Esto significa que al aprendiz no se le descuenta el 4% de salud ni ningún otro aporte relacionado con el subsistema de seguridad social.

A continuación, se presenta una tabla detallando los aportes correspondientes a cada subsistema de seguridad social, según la fase en la que se encuentre el aprendiz, de acuerdo con la Ley 789 y la regulación de la Resolución 2388 de 2016:

Etapa IBC
aporte
Empresa
aporta salud
Empresa
aporta ARL
Se aporta
pensión
Se aporta
parafiscales (1)
Fase lectiva (tipo cotizante 12) Un SMLMV Si No No No
Fase práctica (tipo cotizante 19) Un SMLMV Si Si No No

(1): Parafiscales (Caja, Sena, ICBF).

Es relevante destacar que, aunque durante las fases lectiva y práctica el aprendiz recibe un apoyo de sostenimiento inferior al SMLMV, los aportes a la seguridad social deben basarse en un SMLMV.

La afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) es obligatoria solo durante la fase práctica, ya que durante la etapa lectiva el aprendiz está dedicado al estudio y no realiza labores en la empresa patrocinadora, evitando así riesgos laborales.

Los aprendices no tienen derecho a ser afiliados al sistema de pensiones, ya que el contrato de aprendizaje no se considera un contrato laboral y la empresa patrocinadora no está obligada a realizar dicho aporte.

¿Quiénes están obligados a contratar aprendices?

Según lo dispone el artículo 32 de la Ley 789 de 2002, están obligados a contratar aprendices los siguientes:

  • Personas naturales o jurídicas.
    • Que realicen cualquier actividad ecónomica, excluyendo el sector de la construcción.
    • Cuenten con 15 o más trabajadores.
  • Las empresas industriales y comerciales del estado
  • Las de economía mixta del orden nacional, departamental, distrital y municipal.

Adicionalmente, las empresas con menos de 10 trabajadores pueden optar voluntariamente por tener un aprendiz SENA.

Determinación de cuota de aprendices SENA

La cantidad de aprendices que una empresa debe contratar es determinada por el SENA, basada en el número de trabajadores de la empresa. La fórmula es la siguiente:

  • Primeros 20 trabajadores: Entre 15 y 20 trabajadores, la empresa debe tener al menos un contrato de aprendizaje.
  • Más de 20 trabajadores: Un contrato adicional por cada fracción de 10 a 20 trabajadores adicionales.

Ejemplo de Cálculo

Para una empresa con 231 trabajadores, el cálculo para determinar el número de aprendices, teniendo en cuenta que corresponde un aprendiz por cada 20 trabajadores, el cálculo sería:

231 trabajadores / 20 trabajadores = 11,55 aprendices

Dado que la parte decimal (0.55) es mayor o igual a 0.5, se redondea al siguiente número entero.

Así, la empresa debe contratar 12 aprendices.

Las empresas de construcción no están obligadas a contratar aprendices

De acuerdo con el Decreto 2375 de 1974, las empresas del sector constructor no están obligadas a contratar aprendices del SENA. En su lugar, deben realizar aportes mensuales al Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC), con el objetivo de apoyar los programas de formación y desarrollo integral que esta entidad dirige.

El Fondo se financia mediante una contribución obligatoria de las empresas del sector. Este aporte mensual se calcula con base en un porcentaje establecido sobre la nómina salarial de las empresas, equivalente a un SMLMV por cada 40 empleados y proporcionalmente por fracción de 40.

Para obtener más información, te invitamos a consultar el siguiente artículo:

¿Cómo calcular el FIC para los empleados de la construcción?
Las empresas del sector constructor deben realizar aportes mensuales al Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC). Aquí te enseñamos quienes están obligados y cómo se deben realizar esos aportes.

Monetización: cuota de aprendizaje cuando no se contratan aprendices

El artículo 34 de la Ley 789 de 2002 establece que las empresas obligadas a cumplir con la cuota de aprendizaje pueden optar por pagar al SENA una cuota mensual en lugar de contratar aprendices. Esta cuota se calcula multiplicando el 5% del número total de trabajadores por el SMLMV, excluyendo a los trabajadores independientes o transitorios.

Formas de Monetización de la Cuota de Aprendizaje:

  1. Monetización total. Si la empresa no contrata a ningún aprendiz, debe pagar la monetización por cada uno de los aprendices que está obligada a contratar.
  2. Monetización parcial.Si la empresa no contrata la totalidad de aprendices a los que está obligada, debe pagar una cuota de monetización proporcional al número de aprendices faltantes. Por ejemplo, si debe contratar 10 aprendices y solo contrata 6, le corresponde pagar una cuota por los 4 aprendices restantes.

La fórmula para calcular la cuota de monetización es la siguiente:

Número de trabajadores X 5% X 1 SMLMV

Ejemplo:

Si una empresa tiene 120 trabajadores y debe contratar 6 aprendices pero no contrata a ninguno, deberá pagar la cuota de monetización de la siguiente manera:

120 trabajadores X 5% X (1.300.000 *) = $7.800.000

(*) Valor del salario mínimo del año 2024

Por lo tanto, la empresa debe pagar una cuota de monetización de COP 7.800.000.

⚠️ Notificación al SENA

Si se opta por monetizar total o parcialmente la cuota de aprendices, esta decisión debe ser informada a la Regional del SENA correspondiente al domicilio principal de la empresa, conforme a los términos y condiciones establecidos en el artículo 2.2.6.3.13 del Decreto 1072 de 2015.

¿Cuáles son las causales para suspender el contrato de aprendizaje?

Durante la fase lectiva o la fase práctica del contrato de aprendizaje, pueden surgir situaciones que justifiquen su suspensión. Estas causales están reguladas por el Acuerdo 15 de 2003 del SENA y explicadas en el Concepto 22526 de 2020 (época del covid-19). Las principales causas de suspensión son:

  1. Licencia de maternidad:
    • Las aprendices embarazadas tienen derecho a la estabilidad laboral reforzada.
    • Se debe reconocer y pagar la licencia de maternidad.
  2. Caso fortuito o fuerza mayor: De conformidad con las deficiones en el Código Civil.
    • Conforme a las definiciones del Código Civil.
    • Incluye desastres, incendios y calamidad familiar debidamente soportada.
  3. Incapacidades: Debe estar debidamente certificada por la EPS.
    • Deben estar certificadas por la EPS.
    • Reconocidas tanto por la empresa como por la EPS.
  4. Vacaciones colectivas:
    • Aplica únicamente durante la etapa de práctica.

Efectos de la suspensión del contrato

Es fundamental que la suspensión del contrato quede debidamente documentada por escrito.

Los efectos derivados de la suspensión del contrato son los siguientes:

  1. Durante el período de suspensión, el contrato continúa en vigor, lo que implica que permanece válido para ambas partes (la empresa y el aprendiz).
  2. Durante la suspensión, el tiempo de duración del contrato sigue contabilizándose para el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y la empresa no podrá contratar ni patrocinar a otro aprendiz.
  3. Una vez superada la causa que originó la suspensión, el contrato se reactiva por el tiempo restante hasta su finalización según lo acordado inicialmente.
  4. La suspensión de la relación de aprendizaje no exime al empleador de su responsabilidad de continuar efectuando los aportes a la EPS a la cual está afiliado el aprendiz.
  5. La gestión para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad, amparadas por el sistema general de seguridad social en salud, debe ser realizada directamente por la empresa patrocinadora.

¿Cómo se puede terminar el contrato de aprendizaje?

Las causas para la terminación del contrato de aprendizaje están detalladas en el artículo 2.2.6.3.8  del Decreto 1072 de 2015 (modificado por el Decreto 993 de 2003).

Estas son:

  1. Cumplimiento del término de duración del contrato de aprendizaje:
    • La duración no puede exceder los 2 años.
  2. Por mutuo acuerdo entre las tres partes:
    • Empresa, aprendiz y entidad educativa.
  3. Terminación unilateral por parte de la empresa:
    • Incumplimiento de la relación de aprendizaje por parte del aprendiz.
    • Bajo rendimiento académico.
    • Faltas disciplinarias en las etapas lectiva y productiva.
  4. Terminación unilateral por parte del aprendiz:
    • Incumplimiento de las obligaciones por parte de la empresa patrocinadora.
  5. Terminación unilateral por parte del SENA o institución educativa:
    • Cancelación del registro de matrícula, conforme al reglamento de la institución.
  6. Intención de la empresa patrocinadora de vincular laboralmente al aprendiz.
  7. Liquidación de la empresa patrocinadora.

Es importante tener en cuenta lo que indica el artículo 2.2.6.3.8 del Decreto 1072 de 2015: una vez finalizada la relación de aprendizaje por cualquier motivo, la empresa patrocinadora debe reemplazar al aprendiz y notificar de inmediato a la Regional del SENA o a la institución educativa correspondiente.

¿Las aprendices tienen derecho a la licencia de maternidad?

Es posible que durante la ejecución del contrato de aprendizaje, una aprendiz quede embarazada o dé a luz mientras el contrato está vigente, lo cual puede generar dudas sobre las consecuencias o efectos de esta situación.

Aunque el contrato de aprendizaje no es un contrato de trabajo, impone ciertas obligaciones a la empresa patrocinadora, tales como:

  • Cuota de sostenimiento: La empresa debe pagar un apoyo de sostenimiento, cuyo valor varía según la fase del aprendizaje.
  • Afiliación salud: Durante las fases lectiva y práctica, la empresa debe pagar los aportes al sistema de salud.

En consecuencia, la aprendiz es una afiliada obligatoria al sistema de salud, con las cotizaciones asumidas completamente por la empresa patrocinadora. Esto implica que, en caso de embarazo, la aprendiz tendrá derecho a:

  • La licencia de maternidad de 18 semanas.
  • Al pago de la licencia de maternidad.

Estas prestaciones aseguran que las aprendices reciban la protección necesaria durante el periodo de maternidad.

Contrato de aprendizaje: protección laboral reforzada por maternidad

El artículo 2 de la Ley 2114 de 2021 modificó el artículo 236 del CST, el cual establece en el numeral primero lo siguiente:

  1. Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de dieciocho (18) semanas en la época de parto, remunerada con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia.

En virtud de esta normatividad, la legislación colombiana otorga un fuero constitucional materno, protegiendo a toda mujer en estado de embarazo y lactancia, independientemente de la clase de vinculación que tenga.

Este principio fue reafirmado por la Corte Constitucional en la Sentencia SU-070 de 2013 (concepto del MinTrabajo), en la cual aclaró que toda mujer en estado de embarazo tiene derecho a la estabilidad laboral reforzada, indistintamente del tipo de contrato que la vincule, siendo el contrato de aprendizaje parte del mundo laboral aun cuando no sea un contrato de trabajo.


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La seguridad social se gestionará a través de la planilla PILA, ajustándose a la fase en la que se encuentre el aprendiz y utilizando el IBC (Ingreso Base de Cotización) del SMLMV.

Al finalizar el contrato, el apoyo de sostenimiento se liquidará sin incluir prestaciones sociales, conforme a la normativa colombiana.