¿Cómo calcular la licencia de maternidad en Colombia?

En Colombia, los empleadores tienen la responsabilidad de calcular la licencia de maternidad y pagarla a la trabajadora. El monto que se liquida está regulado por los numerales 1 y 2 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo.

La EPS reembolsará al empleador el valor de la licencia de maternidad, calculado sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado en la fecha de inicio de la licencia. Lo anterior está regulado por el artículo 2.2.3.2.1 del Decreto 780 de 2016.

Descubre en el siguiente blog cómo se deben realizar los aportes a la seguridad social de la trabajadora para asegurar su cobertura y protección durante este período de licencia.

Documentos necesarios para reconocer la licencia de maternidad

Para reconocer la licencia de maternidad, la trabajadora debe presentar un certificado médico emitido por una entidad autorizada, que confirme el embarazo y la fecha probable de parto.

Después del parto, si el menor nace de forma prematura, con discapacidad o se trata de un embarazo múltiple, la madre deberá presentar los registros civiles de nacimiento correspondientes y certificados médicos en caso de presentar alguna condición de salud especial. Estos documentos permitirán determinar la extensión de la licencia de maternidad.

¿Cómo calcular la licencia de maternidad?

Para el cálculo de la licencia se deben determinar dos variables: 

1. El salario promedio mensual 
2. Los días de licencia de maternidad a los que tiene derecho 

Conoce el proceso del cálculo de la licencia de maternidad para salario fijo y variable en la práctica con estos ejemplos.

Calcular la licencia de maternidad con salario fijo

Si la trabajadora tiene un salario fijo, el pago de la licencia se basará en el salario que esté devengando al momento de iniciar la licencia. El cálculo para liquidar la licencia de maternidad se realiza mediante la siguiente fórmula: 

Valor de la licencia = Días de licencia de maternidad x (Salario promedio mensual / 30 días) 

Como ejemplo, veamos el caso de una empleada con un salario básico mensual fijo de $5.000.000. La trabajadora tuvo a su hijo el 1 de julio de 2024 y no tomó la semana de licencia previa al parto, por lo que su licencia inició el mismo día del nacimiento. 

• Inicio de la licencia: 1 de julio de 2024. 
• Días de licencia: 126 días calendario, finalizando el 3 de noviembre de 2024. Sin embargo, la trabajadora regresa el 5 de noviembre debido a que el 4 de noviembre es domingo y el 5 es festivo. 

El valor de la licencia se calcula así: 

Valor de la licencia = 126 días x ($5.000.000 / 30 días) 

Valor total de la licencia = $21.000.000 

Es importante tener en cuenta que estos $21.000.000 no se pagan en una única cuota. El empleador los distribuirá en las nóminas mensuales correspondientes, hasta completar el pago en la nómina de noviembre de 2024. 

El primer pago se reflejará en la nómina de julio de 2024, tal como se observa en el volante de nómina que se muestra a continuación: 

Calcular la licencia de maternidad con salario variable

En caso de salarios variables, como el trabajo a destajo o por tareas, el valor de la licencia se calculará tomando el promedio del salario devengado por la trabajadora en el último año de servicio o, si su antigüedad es menor, durante todo el tiempo trabajado. 

Imaginemos a una trabajadora con salario variable que ha trabajado un año antes de iniciar su licencia de maternidad. Sus ingresos mensuales promedio durante este período fueron de $2.916.667.

• Valor de la licencia = 126 días x ($2.916.667 / 30 días)
• Salario diario = $2.916.667 / 30 = $97.222
• Valor de la licencia = 126 días x $97.222 = $12.250.000

Modalidades adicionales de la licencia de maternidad para 2024

En 2024, existen nuevas modalidades de licencia a la que pueden recurrir las parejas que busquen equilibrar el tiempo de crianza con el menor.

• Licencia parental compartida: permite que la madre comparta hasta 6 semanas con el padre. 
• Licencia parental de tiempo parcial: permite trabajar medio tiempo y disfrutar de licencia medio tiempo. 

Según los parágrafos 4 y 5 del artículo 2 de la Ley 2114 de 2021, los requisitos para solicitar la licencia parental compartida son:

• Presentar el Registro Civil de Nacimiento a la EPS dentro de los 30 días siguientes al nacimiento.
• Los padres deben llegar a un acuerdo mutuo para solicitar la licencia parental compartida.
• Este acuerdo debe formalizarse mediante un documento firmado ante Notaría Pública, presentado a los empleadores dentro de los 30 días posteriores al nacimiento.
• Junto con el acuerdo, se debe presentar un certificado médico que incluya:
  • Estado de embarazo de la madre.
  • Constancia de nacimiento del bebé.
  • Fecha del parto.
  • Fecha de inicio de las licencias parentales.
• El acuerdo debe contar con la autorización del médico tratante.

Monto que reconoce la EPS en la licencia de maternidad

Es clave aclarar que el monto pagado a la trabajadora durante la licencia de maternidad puede diferir del valor que la EPS reconoce al empleador.

La trabajadora recibe su licencia con base en su salario, ya sea fijo o variable, de acuerdo con las reglas establecidas en los numerales 1 y 2 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). 

Por otro lado, la EPS reembolsa al empleador el valor de la licencia, tomando como referencia el Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado al inicio de la licencia, es decir, el declarado en el primer día de esta. Esto se encuentra reglamentado en el artículo 2.2.3.2.18 del Decreto 780 de 2016, modificado por el Decreto 2126 de 2023. 

En consecuencia, pueden existir diferencias entre el valor pagado a la madre y el monto reconocido por la EPS en el proceso de recobro.

Estas diferencias se pueden generar por novedades que afecten el IBC mensual y son parte del proceso de legalización de incapacidades que el empleador gestiona en su sistema contable. No obstante, el pago a la trabajadora debe garantizarse siempre con base en su salario. 

Tipo de salario con el que la EPS reconoce la licencia de maternidad 

Salario fijo: cuando la trabajadora percibe un salario fijo, el Ingreso Base de Cotización (IBC) utilizado para reconocer la licencia de maternidad será el reportado en el sistema de liquidación de la EPS correspondiente al periodo en que inicia la licencia. 

Salario variable: en caso de que el empleador informe, mediante la planilla PILA, que la trabajadora tiene un salario variable, la EPS calculará el IBC mensual promediado con base en los 12 meses anteriores al inicio de la licencia, de acuerdo con la normativa vigente. 

Novedades que pueden afectar el IBC mensual de la trabajadora

Son aquellas novedades que se reportan en la planilla PILA y que se registran en líneas independientes, como vacaciones, incapacidades, licencias, ausencias, entre otras. Estas pueden modificar el Ingreso Base de Cotización (IBC) mensual del trabajador. 

Ejemplo de cálculo de reconocimiento de la EPS al empleador 

La EPS realiza los cálculos de reconocimiento de la licencia de maternidad con base en los aportes registrados en la Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA) hasta la fecha de inicio de la licencia, siguiendo los lineamientos de la Resolución 2388 de 2016 y las normativas que la modifiquen o sustituyan. 

Además, es fundamental considerar las circunstancias en que ocurrió el parto. 

Variables que hay que tener en cuenta para el cálculo: 

1. Tipo de licencia: parto normal, prematuro, múltiple, prematuro y múltiple. 
2. Días de gestación: tiempo que dura el embarazo. 
3. Días faltantes: aplica únicamente en caso de parto prematuro. 
4. Tipo de salario: si es fijo o variable: para determinar el IBC mensual a salud 
5. Fecha de inicio de la licencia de maternidad: según el certificado médico o el documento que lo sustituya. 
6. Meses de aporte: se debe verificar si se cotizó durante toda la gestación o si faltaron más de dos meses, lo que determinará si la licencia se paga completa (18 semanas) o proporcional al tiempo cotizado. 
7. Días de licencia a los que tiene derecho: estos son los días que se reconocerán para el pago de la licencia, de acuerdo con el tipo de licencia y los aportes realizados a salud. En caso de parto normal y cotización completa serán 18 semanas equivalentes a 126 días calendario. 

Para el ejemplo, se considerará el caso de una madre trabajadora con las siguientes condiciones: 

1. Parto normal. 
2. 270 días de gestación. 
3. Días faltantes: cero, al no tratarse de un parto prematuro. 
4. Tipo de salario variable: con un promedio de IBC mensual para salud de $4.200.000. 
5. Fecha de inicio de la licencia: 1 de octubre de 2024. 
6. Meses de aporte: 8 meses cotizados durante la gestación, ya que ingresó a la empresa un mes después de haber quedado embarazada. Faltaron menos de dos meses y la EPS debe reconocer la licencia completa de 18 semanas. 
7. Días de licencia a los que tiene derecho: 126 días 

Cálculo del valor de la licencia de maternidad: 

Valor de la licencia = Días de licencia a los que tiene derecho X (IBC mensual promedio / 30 Días) 

Valor de la licencia = 126 días X ($4.200.000 / 30) = $17.640.000

En resumen, el valor de la licencia de maternidad que la EPS reconocerá al empleador será de $17.640.000. 

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