Cómo se calcula la nómina: Guía clave para empleadores
Descubre cómo calcular la nómina de forma precisa con esta guía completa para empleadores, conoce sus componentes y aprende a aplicar los cálculos de nómina correctamente en tu empresa.
La nómina es esencial para administrar los recursos humanos de una empresa. Una gestión y cálculos precisos no solo previenen sanciones de entidades como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), sino que también fortalecen la confianza de los empleados y mejoran la reputación organizacional.
En esta guía, aprenderás todos los conceptos fundamentales para entender y calcular la nómina en Colombia. Podrás explorar temas clave como los conceptos salariales, no salariales y revisar un ejemplo práctico de cálculo con salario variable.
¿Qué es la nómina en Colombia?
La nómina es el documento que detalla el pago que una empresa realiza a sus trabajadores, incluyendo todos los conceptos salariales y no salariales.
Esta gestión resulta en un volante de pago para cada empleado, donde se especifican los valores devengados (ej. salario, bonificaciones y horas extras) y las deducciones aplicadas (ej. aportes a la seguridad social e impuestos). Para calcularla, es necesario realizar un proceso exhaustivo de validación y manejo de novedades para cada empleado. Se vuelve más complejo a medida que aumenta el tamaño de la empresa.
Dentro de la nómina existe el salario, que corresponde al valor que se causa diariamente. Por cada día trabajado, el empleado recibe una parte del sueldo mensual acordado en su contrato. Sin embargo, el pago diario puede no causarse en ciertos eventos:
- Disfrute de las vacaciones
- Incapacidades, licencias de maternidad o paternidad, accidentes laborales o enfermedades profesionales
- Uso de una licencia remunerada
En estos casos, no se causa el salario diario. En su lugar, se reconoce la prestación o el auxilio de ley aplicable según el evento.
Componentes de la nómina para cada trabajador
En las empresas, los empleadores deben definir los conceptos salariales y no salariales para cada trabajador y estos deberán estar específicados dentro del contrato.
Conceptos salariales: ¿qué incluyen?
Los conceptos salariales comprenden toda remuneración que sirve de base para el pago de prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales. Se incluyen primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, comisiones, horas extras y pagos por trabajo en días de descanso obligatorio.
El trabajador y el empleador pueden elegir trabajar en cualquiera de sus modalidades (por hora, mensual, por tarea, obra, o a destajo). En este artículo hablaremos de los conceptos más comúnes de liquidación de la nómina en Colombia, que incluyen el salario mensual o integral.
Salario mensual: el trabajador tiene derecho a recibir, aparte de su remuneración, todos los beneficios laborales adicionales que establece la ley. Según el artículo 132 del CST, no puede ser menor al salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV).
Salario integral: es la modalidad que incluye el salario mínimo integral que corresponde a 13 SMLMV. De acuerdo con el numeral 2 del artículo 132 del CST, el salario integral debe ser, como mínimo, equivalente a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, sumado al factor prestacional de la empresa.
Este valor anterior no puede ser inferior al treinta por ciento (30%) del salario. Además, para que se aplique esta modalidad debe haber un acuerdo entre las partes.
Conceptos no salariales: ¿qué se constituye como pago no salarial?
Las organizaciones pueden establecer conceptos no salariales en el contrato, lo que permite a ambos (empleado y empleador) optimizar los costos asociados a prestaciones sociales y seguridad social.
Aunque es un tema complejo, a continuación detallaremos el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, clave para que el empleador pueda justificar ante la UGPP el origen de los pagos no salariales acordados.
Existen cuatro puntos del CST que justifican los pagos no salariales en la nómina.
Pagos ocasionales y por mera liberalidad: si el empleador decide otorgar un tipo de bonificación salarial o comisión por rendimiento y es algo ocasional, entonces no será tenido en cuenta como concepto salarial.
Para desempeñar sus funciones no lo beneficia ni enriquece: algunos beneficios como el auxilio de transporte, de conectividad y la dotación están creados por ley para que el trabajador desempeñe sus funciones, no son para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio.
Las prestaciones sociales: estos conceptos que corresponden a la prima de servicios, las cesantías y sus intereses que son obligatorios por ley, se otorgan en momentos específicos y no constituyen una compensación directa por el servicio del trabajador.
Acuerdos escritos sobre beneficios extralegales: el empleador y el trabajador pueden pactar beneficios adicionales que incrementen la compensación del empleado sin aumentar los aportes a seguridad social de ninguna de las partes.
Sin embargo, para que este acuerdo sea válido y reconocido, debe formalizarse por escrito y contar con la firma de ambos. Esto está establecido por el numeral cuatro (4) del artículo 128 del CST.
Partes de la nómina: devengados, deducidos y otros
La nómina se puede categorizar entre devengados, deducidos y otros componentes, como lo son las provisiones, que debe tener en cuenta el empleador al momento de cumplir con las responsabilidades de su empresa.
1. Devengados de la nómina
Los devengados de la nómina se refieren a todos los ingresos que reciben los colaboradores dentro de una organización. Estos conceptos se resumen en:
Salario básico: es el monto en dinero que recibe un trabajador por ejercer su labor dentro de una empresa. Este monto no tiene en cuenta el valor establecido por prestaciones sociales al mes.
Auxilio de transporte: se refiere al beneficio económico destinado a los trabajadores, cuyos ingresos son inferiores a dos (2) SMLMV, para desplazarse de su sitio de trabajo a la casa.
Auxilio de conectividad: se refiere al monto que se destina al trabajador para cubrir los gastos del internet o servicios de telecomunicaciones necesarios para cumplir con sus funciones laborales.
Recargo diurno o nocturno: son los recargos específicos para jornadas nocturnas o dominicales, que corresponden a compensaciones aplicables a jornadas regulares en horarios especiales.
Horas extras: son las horas trabajadas por fuera de la jornada laboral. Cada una tiene un valor adicional, considerando si son hora extra diurna, hora extra nocturna u hora extra dominical.
Incapacidades: son un auxilio de incapacidad para el trabajador en caso de accidente laboral o enfermedad, permitiéndole ausentarse de su trabajo y seguir recibiendo parte de su salario mensual.
Esta novedad es cubierta por la EPS en casos de enfermedad general y, en caso de accidente laboral, es reconocido por la ARL del trabajador.
Licencias: son prestaciones económicas que se le brindan a los trabajadores durante circunstancias específicas de su vida al ausentarse de la jornada. Como, por ejemplo, la licencia de maternidad, la licencia de paternidad o la licencia por luto.
2. Deducidos de la nómina
Los deducidos de la nómina se refieren a los conceptos que se descuentan al empleador o al trabajador dentro de la nómina. Entre estos encontramos:
La seguridad social un sistema compuesto por normas, instituciones y procesos que promueven el bienestar e integración social del país. Este sistema se financia a través de las cotizaciones de los trabajadores, que se destinan a distintos subsistemas:
- ARL (Administradora de Riesgos Laborales) para cubrir las enfermedades laborales y accidentes de trabajo
- EPS (Empresas Promotoras de Salud) para suplir las contingencias de enfermedad
- AFP (Administradora de Fondo de Pensiones) gestiona los fondos de jubilación para asegurar la pensión de los trabajadores en caso de vejez, invalidez o fallecimiento.
Estas contribuciones obligatorias, realizadas a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), aseguran el sostenimiento de los servicios que protegen a los trabajadores en temas de salud, pensión y riesgos laborales.
Fondo de solidaridad pensional (FSP): se refiere a un aporte obligatorio a un fondo de la nación que busca hacer accesible la seguridad social en Colombia para los ciudadanos que por sus condiciones de vida no pueden acceder a ella.
Este se cubre a partir del cobro de un porcentaje a los trabajadores que ganan más de cuatro cuatro (4) SMLMV que varía entre el 1% y el 2% del monto del salario mensual, según el artículo 20 de la Ley 100 de 1993.
Hernando Guerrero
En el siguiente blog puedes revisar los porcentajes de aportes al FSP actuales y los que entrarán en vigor con la reforma laboral
Retención en la fuente: es un mecanismo de recaudación de impuestos en el que el empleador retiene un monto del pago realizado al empleado. Una vez depurada la renta, si la base gravable supera los 95 UVT, se aplica el cálculo de la retención correspondiente.
Las tablas de retención en la fuente para ingresos laborales están estipuladas en el artículo 383 del Estatuto Tributario.
Libranzas: son créditos que otorgan las entidades financieras, cooperativas y similares que facilitan a los trabajadores el acceso a préstamos, el cual puede diferirse a distintas cuotas del salario.
3. Provisiones realizadas por el empleador
Las provisiones representan un tipo de ahorro contable mensual que el empleador realiza para cubrir las prestaciones sociales de sus empleados. Garantizan que, al momento de pagar dichos beneficios, existan recursos disponibles y se eviten ajustes financieros.
Augusto Romero Arango
4. Liquidación de prestaciones sociales
Para cerrar esta sección sobre los componentes de la nómina, enumeraremos las principales prestaciones sociales que un empleador debe considerar y para las cuales debería generar provisiones.
Prima de servicios: es una compensación que equivale a una suma adicional de 30 días de salario por año trabajado (la primera parte se liquida a mitad de año, la otra a final de año).
Cesantías: son fondos acumulados del trabajador para cubrir eventualidades como el desempleo o con el objetivo de destinarse a inversiones.
Intereses de las cesantías: son el rendimiento del 12% anual sobre el monto acumulado de cesantías que se paga al trabajador.
Vacaciones laborales: son un derecho del trabajador para disfrutar de un descanso remunerado de 15 días hábiles por cada año de servicio en la empresa.
¿Cómo hacer la nómina de un trabajador en Colombia?
En Colombia la nómina puede realizarse con un software como Bitákora que pueda automatizar los cálculos y brindar en una plataforma la consolidación contable para todos los trabajadores.
Sin embargo, incluiremos un ejemplo desglosado de cómo se calcula la nómina en la práctica con un ejemplo de un trabajador con salario variable.
1. Lista de los devengados por el trabajador
Supongamos que tenemos a un trabajador en el equipo de ventas que devenga $1.800.000 en su nómina mensual y tiene ingresos adicionales por comisiones.
Para este caso, se deben incluir todos los conceptos que el trabajador ha generado durante ese periodo. Entre ellos: salario base, horas extras, recargos, comisiones y auxilio de transporte.
| Concepto devengado | Valor $ |
|---|---|
| Salario Mensual | 1.800.000 |
| Comisiones | 450.000 |
| Horas extras | 200.000 |
| Recargos dominicales y festivos | 250.000 |
| Auxilio de transporte | 162.000 |
| Total devengado | $2.862.000 |
2. Aportes a la seguridad social del empleador y trabajador
Después, es clave calcular el Ingreso Base de Cotización (IBC) considerando las novedades como licencias, incapacidades, vacaciones y otros.
Cálculo del ibc para seguridad social
El IBC corresponde al monto sobre el cual se calculan los aportes a la seguridad social y parafasicales. Para este caso, equivaldría a los devengados del mes restando el auxilio de transporte.
IBC= $2.700.000
Hernando Guerrero
Para entender mejor el cálculo del IBC explora nuestra guía en profundidad
| Trabajador % |
Valor $ | Empleador % |
Valor $ | |
|---|---|---|---|---|
| IBC: $2.700.000 | ||||
| Salud | 4% | 108.000 | 8.5% | Exonerado |
| Pensión obligatoria | 4% | 108.000 | 12% | 324.000 |
| ARL | No aplica | No aplica | 0.522% | 14.094 |
| Total | 8% | 216.000 | 20% | 338.094 |
Los trabajadores que ganan menos de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) están exonerados de cotizaciones a salud y aportes parafiscales (ICBF y SENA), de acuerdo con el parágrafo del artículo 114 del Estatuto Tributario de la Ley 1607 de 2012.
Tampoco se realiza aporte al FSP por lo que el trabajador no devenga un salario superior a cuatro (4) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.
Para el pago mensual de la ARL, la empresa debe considerar el nivel de riesgo al que está expuesto el trabajador. En este caso, el vendedor tiene un riesgo mínimo, ya que realiza sus actividades en una oficina con condiciones de seguridad óptimas.
3. Provisión de prestaciones sociales en el mes para el trabajador
Como se explicó anteriormente, para evitar desajustes en el presupuesto, es recomendable que el empleador haga provisiones mensuales de las prestaciones sociales para los trabajadores cada mes.
| Concepto | Días al año | Días / 360 X 100% | Provisión noviembre 2024 |
|---|---|---|---|
| Cesantías | 30 | 8.3333% | $150.000 |
| Prima | 30 | 8.3333% | $150.000 |
| Intereses a las cesantías | n/a | 12% | $0 (aplicable a diciembre) |
| Vacaciones | 15 | 4.1667% | $75.000 |
| Total | $375.000 |
Si se provisiona mensualmente el valor de las prestaciones sociales, equivaldrían a un valor de $375.000.
Con nuestra calculadora laboral podrás descubrir el valor y las provisiones para un trabajador mensualmente
4.Volante del pago de nómina para el trabajador
Finalmente, se presenta un resumen con el valor total que recibirá el trabajador.
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