Software de nómina: guía práctica para cumplir con la ley y ahorrar tiempo

Una de las características más importantes de un software de nómina en Colombia, es la capacidad para cumplir con la normativa, como lo es el Código Sustantivo del Trabajo. Su función no se limita a emitir un volante de pago, sino que asegura la completa conformidad con entidades como el Ministerio del Trabajo, la DIAN, la UGPP y la PILA.

A continuación, descubrirás que es un software de nómina, sus características, la normatividad que debe cumplirse y los software más utilizados en Colombia.

¿Qué es un software de nómina y cuáles son sus características?

Un software de nómina es una herramienta digital, que permite gestionar y automatizar todo lo relacionado con el procesamiento de los sueldos de los empleados. Entre sus principales funciones está la de agilizar el proceso de nómina, reducir errores, cumplir con la normativa y mejorar la eficiencia del área de talento humano de las empresas.

Características de un programa de nómina

Un software de nómina robusto debe contar con las siguientes características:

• Cumplimiento normativo: asegura el cumplimiento de las leyes laborales y fiscales vigentes, en todo lo relacionado con el cálculo de salarios, prestaciones sociales, seguridad social, nómina electrónica y retención en la fuente, entre otros.
• Automatización de cálculos: el software calcula sueldos, prestaciones sociales, descuentos de seguridad social, aportes a la PILA, incapacidades, vacaciones, recargos, horas extras y en general todos los pagos y deducciones que se deben realizar en la nómina, garantizando pagos exactos y oportunos tanto a los empleados como a las entidades gubernamentales.
• Integración contable: genera los documentos contables como son la nómina por pagar, provisiones mensuales, cuentas por pagar, comprobantes de egreso y otros documentos necesarios para realizar la integración contable de la nómina.
• Medios de banco para el pago: crea los archivos magnéticos con los que se dispersarán los fondos desde el banco de la empresa hacia la cuenta de cada uno de los empleados.
• Volantes de pago: el software enviará automáticamente los volantes de pago a cada uno de los empleados, por medio del correo electrónico.
• Nómina electrónica: crear el documento de nómina electrónica, el cual es un soporte fiscal que se debe presentar mensualmente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con el fin de que el empleador pueda deducir los costos y gastos de la declaración de renta anual, cumpliendo con los parámetros de la Resolución 13 de 2021 de la DIAN.
• Aportes PILA: el programa genera la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), la cual se presenta ante los operadores de seguridad social autorizados, cumpliendo con las directrices de la Resolución 2388 de 2016 y relacionadas.
• Portal de empleados: brinda a los trabajadores acceso a sus volantes de pago, certificados laborales y de retención en la fuente, les permite solicitar permisos, vacaciones y registrar sus incapacidades. Esto libera a las áreas de gestión humana de estas tareas.
• Información exógena: reportar a través de los servicios electrónicos de la DIAN, por medio de los archivos en formatos XML solicitados por la Resolución 162 de 2023 y relacionadas.
• Reportes: facilita la creación y exportación de informes detallados sobre los costos laborales y novedades de los trabajadores, útiles para la toma de decisiones.
• Integración con otros sistemas: posibilidad de integrarse con software de contabilidad, desarrollo organizacional y ERP con el fin de tener centralizada la información de la empresa.
• Integración con la IA: la inteligencia artificial aún no es una parte básica de los programas de nómina, sin embargo, ya algunos la han integrado y han repotenciado sus sistemas en procesos como el ingreso de novedades a los empleados por medio de Chat IA en lugar de formularios, que funciona tanto para el registro como para el análisis y gestión de información, que hace que los usuarios puedan obtener informes analíticos y gerenciales en muy pocos segundos.

Beneficios de contar con un software de nómina

Implementar un software de nómina es una inversión estratégica para las empresas en Colombia, ya que con una herramienta tecnológica, las organizaciones logran no solo optimizar su tiempo, sino cumplir con todas las obligaciones legales de forma efectiva.

Entre los beneficios de contar con un programa de nómina, están los siguientes:

• Ahorro de tiempo: automatizar cálculos como salarios, vacaciones, horas extras, prestaciones sociales, provisiones y terminaciones de contrato, permite liberar al equipo administrativo de tareas repetitivas. De esta forma pueden concentrarse en actividades de mayor valor y estratégicas para el negocio, que los hará crecer en conjunto con la empresa.
• Cumplimiento legal: en Colombia la normatividad cambia constantemente y esto hace que se requiera un software actualizado de manera automática, así reducir el riesgo de sanciones y asegura que empleados y entidades como la PILA y la DIAN reciban lo que corresponde, en los plazos correctos.
• Precisión y reducción de errores: los procesos manuales o en herramientas no actualizadas a la norma vigente suelen traer inconsistencias en cálculos y pagos. Un sistema confiable garantiza exactitud en liquidaciones, seguridad social y retención en la fuente.
• Trazabilidad y reportes en segundos: generar reportes detallados sobre costos laborales, centros de costo y proyecciones financieras se logra de forma eficiente, permitiendo a las directivas tomar mejores decisiones.
• Confianza y transparencia para los empleados: un software de nómina que entrega de forma automática el volante de pago detallado y accesible, además permite gestionar solicitudes de vacaciones y permisos, simplifica la vida de los trabajadores y de la empresa. Esto la confianza mutua y eleva la experiencia del empleado.

¿Qué requisitos legales debe cumplir un software de nómina?

Para garantizar que tu empresa opere dentro del marco legal colombiano, un software de nómina debe incorporar y facilitar el cumplimiento de todas las disposiciones laborales y de seguridad social vigentes en Colombia.

A continuación citamos las más importantes:

Código Sustantivo del Trabajo

Este código es la  columna vertebral de las relaciones laborales en Colombia. Promulgado originalmente en 1950 y actualizado periódicamente, reúne todas las normas que regulan el contrato de trabajo, los derechos y obligaciones de empleadores y trabajadores, y las modalidades de terminación laboral.

Ley 2466 de 2025

Corresponde a la Reforma Laboral aprobada en el año 2025, la cual introdujo cambios significativos en diversos aspectos del régimen laboral, incluyendo recargos, horas extras, contratos de aprendizaje y contratos indefinidos.

Nómina Electrónica

La Resolución 13 de 2021 y otras relacionadas qué expedida la DIAN, establece la obligatoriedad de la nómina electrónica para todos los contribuyentes que deban facturar electrónicamente. Impone la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, que debe contener información detallada sobre salarios, deducciones, aportes y demás conceptos relacionados con el pago a empleados.

Ley 100 de 1993 y Ley 1562 de 2012

Estas leyes establecen el Sistema General de Seguridad Social en Salud y el Sistema de Riesgos Laborales, respectivamente. El software de nómina debe garantizar la correcta afiliación y cálculo de aportes a estos sistemas, así como la gestión de incapacidades y accidentes laborales.

Ley 50 de 1990

Esta ley regula las relaciones laborales en Colombia, incluyendo disposiciones sobre jornada laboral, salario, prestaciones sociales y terminación del contrato de trabajo. Es esencial que el software de nómina cumpla con estas disposiciones para evitar sanciones y garantizar los derechos de los trabajadores.

Decreto 1072 de 2015

Es el Decreto Único Reglamentario del sector trabajo en Colombia, que compila y actualiza normas sobre relaciones laborales, seguridad social y riesgos laborales.

Estatuto Tributario

Define los ingresos laborales como remuneraciones por trabajo personal (salarios, primas, comisiones), sujetos a retención en la fuente según tablas progresivas. Permite deducir gastos obligatorios (salud, pensión) y gastos de educación dependientes del trabajador, ajustando la base gravable.

Comparativa de los mejores software de nómina

Elegir el software de nómina correcto puede transformar la gestión de su empresa: de un proceso complejo y propenso a errores, a una operación eficiente y confiable. Con la solución adecuada es posible:

• Agilizar las tareas administrativas y operativas.
• Garantizar el cumplimiento total de la normatividad colombiana.
• Impulsar la experiencia y el desempeño de su equipo.

En el mercado colombiano hay soluciones para todos los tamaños de empresa, desde microempresas hasta grandes corporaciones. Cada una ofrece características únicas, se orienta a distintos perfiles de negocio y resalta ventajas competitivas propias.

A continuación, encontrarás una tabla comparativa que detalla:

1. El conjunto de funcionalidades clave
2. El perfil empresarial al que va dirigido
3. Los elementos diferenciales que cada proveedor destaca de forma pública

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