🧮 Parte 2. Integración biométricos: Liquidación de novedades en nómina
Una vez sincronizadas y corregidas las novedades provenientes del reloj biométrico, el siguiente paso es enviarlas al proceso de nómina.
En esta etapa, Bitákora te permite revisar los registros listos para liquidar, consultar el detalle de las horas extras y recargos, validar la información antes de procesarla y trasladarla directamente a la liquidación de cada trabajador.
En este artículo aprenderás a gestionar la sección Pendientes por liquidar, conocer las herramientas disponibles y verificar que las novedades hayan sido incorporadas correctamente a la nómina.
📂 Accede a Ingresos por biométrico
Desde el Home de Bitákora ingresa a:
Integraciones > Novedades externas > Ingresos por biométrico
Allí encontrarás la pestaña Pendientes por liquidar, donde se muestran todas las novedades provenientes del reloj biométrico que ya fueron validadas y están listas para enviarse a la nómina.
Parte 2. Liquidación de novedades: video paso a paso
A continuación podrás ver el proceso explicado en video y, más abajo, encontrarás el paso a paso detallado donde se describe el proceso de liquidación de las novedades de horas extras y recargos en la nómina de cada empleado.
¡Haz clic sobre el video!
🔄 Sincroniza las novedades
Si existen nuevos registros en el reloj biométrico, haz clic en Sincronizar.
Durante este proceso Bitákora:
- Consulta las novedades registradas en el biométrico.
- Relaciona cada registro con el trabajador correspondiente.
- Valida conceptos de nómina.
- Verifica centros de costos.
- Comprueba los planes de cuentas configurados.
Solo las novedades que no presentan inconsistencias quedarán disponibles para liquidación.
🔍 Utiliza las herramientas de consulta
En la parte superior encontrarás varias opciones para facilitar la gestión de las novedades:
- Buscar, para localizar rápidamente un trabajador por código interno, identificación o nombre.
- Descargar, para obtener el reporte de novedades.
- Expandir todo, para visualizar todas las nóminas y empleados.
- Liquidar todo, para enviar múltiples novedades al proceso de nómina.
👤 Busca empleados fácilmente
Al hacer clic en Expandir todo, podrás visualizar todos los empleados con novedades pendientes.
Utiliza la opción Buscar para localizar rápidamente un trabajador mediante:
- Código interno.
- Número de identificación.
- Nombre o parte del nombre.
Al eliminar el texto de búsqueda volverás a visualizar la lista completa.
📑 Expande las nóminas
También puedes expandir únicamente una nómina haciendo clic sobre su nombre.
Cada sección puede abrirse o contraerse de forma independiente para facilitar la navegación cuando existen múltiples trabajadores.
✅ Selecciona los registros que deseas liquidar
Puedes seleccionar:
- Una nómina completa.
- Uno o varios trabajadores.
- Un único empleado.
Al realizar la selección se habilitará el botón Liquidar todo, que enviará las novedades seleccionadas directamente al proceso de nómina.
📋 Revisa las novedades del trabajador
Cada empleado muestra:
- Nombre.
- Documento de identificación.
- Código interno.
- Conceptos de nómina asociados.
Los conceptos se organizan alfabéticamente y corresponden a la parametrización previamente definida entre el reloj biométrico y Bitákora.
🧾 Comprende los conceptos liquidados
Cada fila contiene todas las novedades registradas para un trabajador.
Al ubicar el cursor sobre el nombre de cada concepto, Bitákora mostrará el tipo de novedad correspondiente, como:
- Horas ordinarias.
- Horas extras diurnas.
- Horas extras nocturnas.
- Recargos.
- Otros conceptos configurados.
💡 Durante la liquidación, el sistema aplicará automáticamente el factor o porcentaje definido para cada concepto de nómina.
⌛ Consulta el detalle de las horas
Para revisar el detalle de una novedad, haz clic sobre el ícono de información ubicado junto al valor registrado.
Allí podrás consultar:
- Fecha del registro.
- Cantidad de horas.
- Centro de costos.
- Plan de cuentas.
Esta información corresponde exactamente a los registros enviados desde el reloj biométrico.
🏢 Revisa los centros de costos
En el detalle observarás el centro de costos y el plan de cuentas utilizados para cada registro.
Cuando aparezca la indicación Por defecto, significa que Bitákora está utilizando la configuración definida en el contrato del trabajador.
Si aparece un centro de costos diferente, corresponde a una asignación específica realizada para esa novedad.
📌 Identifica asignaciones especiales
Es posible que algunas horas extras correspondan a proyectos diferentes al habitual.
En estos casos, Bitákora conserva el centro de costos y el plan de cuentas específicos enviados desde el biométrico, permitiendo diferenciar claramente estas novedades de la configuración estándar del trabajador.
🚀 Liquida las novedades
Una vez revisada la información, selecciona el trabajador y haz clic en Liquidar.
También puedes utilizar Liquidar todo cuando desees procesar varios empleados simultáneamente.
Bitákora trasladará automáticamente las novedades a la liquidación del trabajador.
✔️ Verifica el traslado a la nómina
Después de la liquidación, el trabajador dejará de aparecer en la lista de pendientes porque sus novedades ya fueron procesadas.
Para verificarlas:
- Ingresa al Administrador de empleados.
- Busca el trabajador.
- Abre su proceso de liquidación.
Allí encontrarás todas las novedades importadas desde el reloj biométrico.
✏️ Consulta las novedades vigentes
Dentro de la liquidación del trabajador, accede a:
Gestionar > Novedades > Vigentes
Mientras la liquidación no haya sido aprobada, las novedades permanecerán disponibles para ser revisadas, editadas o eliminadas.
🗑️ Edita o elimina novedades
Si es necesario realizar algún ajuste antes de aprobar la nómina, podrás modificar o eliminar las novedades cargadas desde el biométrico.
Ten presente que, al eliminar un registro, este desaparecerá definitivamente de la liquidación.
Si posteriormente necesitas volver a incluirlo, deberás registrarlo manualmente desde el Administrador de empleados, utilizando la opción de novedades.
⚠️ Importante: la eliminación de una novedad no tiene reversión.
🎉 Continúa con el proceso de nómina
Una vez verificadas las novedades, podrás continuar con el proceso habitual de liquidación y aprobación de la nómina.
Con esta integración, Bitákora facilita el traslado de las horas extras y recargos registrados en el reloj biométrico, reduciendo tareas manuales y haciendo la gestión de novedades más ágil, segura y confiable.
