Bitákora ahora permite definir cuándo empieza un concepto fijo de nómina, además de cuándo termina

Bitákora ya permitía indicar hasta cuándo debía liquidarse un concepto fijo, con la fecha de vencimiento. Lo que faltaba era poder programar, de la misma forma, desde cuándo debía empezar a liquidarse, sin depender de que alguien entrara a la ficha del empleado, o revisara una plantilla, justo en el periodo en que el concepto debía activarse.

Con esta actualización, cada concepto fijo (pago o descuento) puede tener también una fecha de inicio, y el sistema lo liquida únicamente en los periodos comprendidos entre esa fecha y la fecha de vencimiento, si se definió alguna.

Qué cambia en el registro del concepto fijo

En Conceptos fijos, tanto en la ficha individual del empleado como en la carga masiva, ahora se puede definir el mes y año de inicio del concepto, un campo obligatorio que indica el primer periodo en el que debe liquidarse.

Este campo se suma al mes y año de vencimiento, que ya existía y sigue funcionando igual: es opcional, y si se deja vacío, el concepto continúa vigente de forma indefinida.

Esto aplica igual si el registro se hace uno por uno desde la ficha del empleado, o si se carga por lotes desde la plantilla de conceptos fijos por pagos o por descuentos.

Cómo funciona en la práctica

• El concepto solo aparece en la liquidación de los periodos dentro de su rango de vigencia. Por ejemplo, un descuento con inicio en diciembre no se liquida en la nómina de octubre, pero sí en la de diciembre en adelante.
• Si el concepto vence, queda marcado como "vencido" en el listado de pagos o descuentos del empleado, y deja de liquidarse automáticamente sin que nadie tenga que eliminarlo a mano.
• Si más adelante se necesita extender la vigencia, basta con editar el concepto y actualizar la fecha de vencimiento.
• Todo el impacto se refleja de forma automática en la retención en la fuente, la PILA, la nómina electrónica y los reportes del periodo correspondiente, sin pasos adicionales.
• Cada creación, carga o eliminación de un concepto fijo queda registrada en la auditoría del contrato del empleado, con usuario, fecha y detalle del cambio.

Un ejemplo

Un colaborador tiene un auxilio fijo de movilidad pactado de enero a mayo. Antes, el sistema permitía indicar hasta cuándo debía liquidarse, mayo, pero el inicio, enero, había que registrarlo manualmente llegado el momento. Ahora, los dos extremos del rango se definen desde el principio, mes y año de inicio, mes y año de vencimiento, y Bitákora se encarga de incluir el concepto solo en esos cuatro meses.

Pasos para registrar el concepto fijo

Un concepto fijo es un pago o un descuento que debe liquidarse de forma recurrente durante más de un periodo de nómina (por ejemplo, comisiones, bonificaciones, un aporte voluntario a pensión o un AFC).

El registro de un concepto fijo, sea de pago o de descuento, se realiza desde la ficha del empleado siguiendo estos pasos:

• Ingresar a la ficha del empleado y seleccionar el menú Gestionar.
• Elegir la opción Conceptos fijos.
• Seleccionar el tipo de concepto (Pago o Descuento) y el ítem correspondiente.
• Registrar el valor mensual.
• En el campo Mes de inicio y Año de inicio, indicar el primer periodo en el que debe liquidarse el concepto.
• Si el concepto tiene una fecha límite conocida, completar Mes de vencimiento y Año de vencimiento. Si el concepto no tiene fecha de terminación, estos campos pueden dejarse sin diligenciar.
• Completar la periodicidad, la proporcionalidad y, si aplica, el fondo.
• Seleccionar Guardar.

El concepto solo se incluye en la liquidación del empleado en los periodos comprendidos entre la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.

Algo importante a tener en cuenta

Un mismo ítem no puede registrarse dos veces para el mismo empleado: si ya existe, el sistema lo indica y lo correcto es crear un concepto nuevo en lugar de duplicarlo. Y si se necesita deshacer una carga masiva, existe una plantilla específica de eliminación de conceptos fijos.