Novedades biométricos: cargue de horas extras hacia Bitákora
Un reloj biométrico es un dispositivo que registra la asistencia de los empleados, ya sea por huella o reconocimiento facial, capturando entradas, salidas y horas trabajadas. Este reloj puede ser propio o de un servicio de un tercero.
Esta información se integra con Bitákora para gestionar novedades relacionadas con horas extras y recargos ordinarios dentro del proceso de nómina.
En esta primera parte aprenderás a sincronizar la información y a identificar y corregir inconsistencias en el cargue de novedades.
Así podrás preparar correctamente el registro de horas extras antes de enviarlas a nómina.
Cargue de novedades desde el reloj biométrico
Accede al Home de Bitákora y selecciona la opción Novedades externas.
Allí encontrarás dos opciones:
- Ingresos por biométrico
- Pagos y descuentos (no abordado en este artículo)
Para este flujo trabajaremos con Ingresos por biométrico, donde se gestionan las horas extras.
A continuación podrás ver el proceso explicado en video y, más abajo, encontrarás el paso a paso detallado donde se describe el proceso de cargue de novedades desde un reloj biométrico.
¡Haz clic sobre el video!
🔄 Sincronizar datos desde el biométrico
La primera vez que ingresas, o cuando no hay novedades pendientes por liquidar, verás un mensaje informativo.
Para traer la información desde el reloj biométrico, haz clic en el botón “Sincronizar”.
Cuando realizas esta acción, Bitákora:
- Trae las novedades enviadas desde el biométrico
- Relaciona los registros con los empleados
- Valida conceptos, centros de costos y configuración
En este momento, el sistema valida si la información está completa o si alguna novedad tiene datos faltantes.
📊 Revisar estados de las novedades
Una vez sincronizada la información, las novedades se organizan en dos pestañas:
✅ Pendientes por liquidar
Aquí se muestran las novedades que están completas y listas para enviarse a nómina.
⚠️ Pendientes por corregir
Aquí encontrarás las novedades que presentan inconsistencias y deben ser ajustadas antes de continuar.
🛠️ Abrir pendientes por corregir
Antes de liquidar las novedades, ingresa a la pestaña Pendientes por corregir.
En esta sección podrás completar información faltante como:
- Empleado
- Centro de costos
- Plan de cuentas
- Concepto de nómina
Haz clic en la pestaña para iniciar la revisión.
🔍 Consultar inconsistencias por nómina
Las novedades se agrupan por nómina.
Haz clic sobre el nombre de la nómina para ver el detalle.
En este ejemplo, ingresaremos a una nómina específica para revisar sus inconsistencias.
Dentro encontrarás los registros de los empleados y, al lado derecho, el botón “Corregir” para realizar ajustes.
✏️ Revisar detalles del registro
Al hacer clic en Corregir, podrás ver el detalle de la novedad:
- Fecha del registro
- Cantidad de horas
- Concepto de nómina
- Centro de costos
- Plan de cuentas
Cada campo que requiere ajuste se identifica con un ícono de edición.
🔧 Corregir conceptos de nómina
Si el concepto no existe en Bitákora:
- Haz clic en el campo del concepto
- Selecciona uno existente en la lista
- Usa el buscador si lo necesitas
- Guarda usando el ícono de validación
Una vez corregido, el registro pasará automáticamente a la pestaña Pendientes por liquidar.
🏢 Corregir centros de costo y plan contable
Cuando existan inconsistencias en la configuración contable, puedes:
🔹 Corrección individual
- Editar cada registro manualmente
- Asignar centro de costo y plan contable
🔹 Corrección masiva
- Aplicar el mismo centro de costo y plan a todos los registros
- Usar datos por defecto del contrato del empleado
- O configurar valores diferentes si es necesario
Ten en cuenta que la corrección masiva aplica el mismo valor a todos los registros seleccionados.
✅ Verificar correcciones
Una vez corregidas las inconsistencias:
- Los registros desaparecen de Pendientes por corregir
- Se trasladan automáticamente a Pendientes por liquidar
- Quedan listos para enviarse a nómina
👤 Corregir registros sin empleado
En algunos casos, pueden existir registros sin empleado asociado.
Esto ocurre cuando:
- La identificación no existe en Bitákora
- El empleado no está activo
Para corregirlo:
- Haz clic en Corregir
- Selecciona el empleado correcto
- Guarda los cambios
También puedes optar por rechazar la novedad si no corresponde.
⚠️ Recomendación importante
Para evitar inconsistencias recurrentes, se recomienda validar la configuración en el origen:
- Conceptos en el reloj biométrico
- Centros de costos
- Relación con la estructura de Bitákora
Esto garantiza un cargue más limpio y automático de las novedades.
🎯 ¿Qué sigue?
En este artículo aprendiste a:
- Sincronizar novedades desde el biométrico
- Identificar inconsistencias
- Corregir errores antes de la liquidación
Una vez corregidas todas las inconsistencias, las novedades quedarán disponibles en la pestaña Pendientes por liquidar.
Desde allí podrá enviarlas al proceso de nómina para que las horas extras y recargos sean liquidados correctamente, garantizando que la información proveniente del biométrico se incorpore de forma segura y confiable en la nómina de tus empleados.
