Qué es la planilla PILA: Guía para gestionarla en Colombia
Aprende cómo gestionar eficientemente la planilla PILA, las fechas de pago para garantizar el cumplimiento en seguridad social y los cambios clave de la Ley 2381 de 2024.
A través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) las empresas pueden realizar el pago a seguridad social y parafiscales. Con la reciente Ley 2381 de 2024, se esperan cambios importantes en su gestión.
En este blog descubrirás qué es la planilla PILA, las fechas clave de pago, cómo generarla desde un software de nómina y cómo gestionar cualquier inconveniente que pueda surgir en el proceso.
¿Qué es la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)?
La planilla PILA es una herramienta que centraliza el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, permitiendo a los contribuyentes autoliquidar y gestionar los pagos en línea.
Existen distintas modalidades de planilla, pero mencionaremos aquellas de interés tanto para empleadores como para trabajadores, acorde al Decreto 1697 de 2021.
| Tipo de Planilla | Función específica |
|---|---|
| Tipo E - Empleados | Se destina exclusivamente a la liquidación de aportes de empleados en una empresa. |
| Tipo Y - Independientes | Se utiliza para liquidar los aportes de cotizantes con contrato por prestación de servicios y para pagar valores retenidos por falta de pago de contratistas. |
| Tipo N - Correcciones | Ajusta aportes por corrección del IBC (ingreso base de cotización), tarifas o días reportados. Aplica para retroactivos en el sector público y aportes inexactos. Permite corregir novedades dentro del mismo mes de recaudo posteriores a marzo de 2024. |
| Tipo M - Mora | Se utiliza para liquidar los periodos vencidos por ausencia de pago a uno o varios subsistemas, así como para cubrir aportes de salud correspondientes a periodos anteriores a marzo de 2014. |
| Tipo K - Estudiantes | Aplica a estudiantes o practicantes que realicen sus prácticas profesionales y deban aportar al Sistema General de Riesgos Laborales. |
| Tipo S - Servicio Doméstico | Se destina a los aportantes independientes que quieran liquidar la seguridad social de trabajadores del servicio doméstico. |
| Tipo O - Obligaciones determinadas por la UGPP |
Esta planilla se emplea para hacer aportes relacionados con omisiones, inexactitudes o mora, según lo establecido por la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales). |
Fechas del pago de la seguridad social en Colombia
Las fechas para realizar los pagos al sistema de seguridad social integral y parafiscales, a través de la planilla PILA, se encuentran en el artículo 3.2.2.1 del Decreto 780 de 2016.
Supongamos que estamos en el mes de septiembre y que el NIT de la empresa es 860123456-7. Los dos últimos dígitos del NIT son 56, el plazo límite de pago será el día 9 del mes siguiente en octubre, siempre y cuando sea un día hábil.
- Periodo a liquidar: septiembre 2024
- Últimos dígitos del NIT: 56
- Fecha límite de pago: 9 de octubre de 2024 (día hábil)
¿Cómo funciona la planilla PILA en la práctica?
A través de los sistemas de nómina, se genera un archivo magnético en formato .txt que contiene los datos de todos los trabajadores y la liquidación de aportes a los diferentes subsistemas de la seguridad social.
Este archivo incluye un encabezado con la información de la empresa o empleador, seguido por los registros individuales de cada trabajador y sus aportes. Estos son algunos de los campos más relevantes del empleado que incluye la planilla PILA.
- Documento y número de identificación del cotizante.
- Tipo de cotizante: dependiente o independiente.
- Código del departamento y municipio del aportante.
- Nombre completo del aportante.
- Código de la administradora de pensiones correspondiente.
- Salario básico.
- IBC para salud, pensión y Caja de Compensación.
- Cotización obligatoria a pensiones.
Una vez el archivo de la planilla PILA ha sido procesado por los operadores de seguridad social, ocurre el siguiente flujo de información.
Flujo de la información dentro del sistema de seguridad social
- Operador de información: recibe la planilla PILA, separa los datos y los envía directamente a las administradoras con las que tiene convenio.
- Si no tiene convenio con alguna de estas, utiliza el STA (Servicio de Transferencia de Archivos Encriptados) del Banco de la República para que la información llegue a las administradoras correspondientes.
- En medio del proceso, valida los datos de afiliaciones a los trabajadores a través de la BDUA de la ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud).
- Operador financiero: gestiona el dinero recaudado. Envía los aportes directamente a las administradoras con convenio.
- Si no hay convenio, utiliza el CENIT (Compensación Electrónica Nacional Interbancaria) del Banco de la República para distribuir el dinero a las administradoras que lo requieran.
Como administradoras entendemos:
- EPS: Empresas Promotoras de Salud.
- ARL: Administradora de Riesgos Laborales.
- SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje.
- CCF: Cajas de Compensación Familiar.
- ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
- AFP: Administradora de Fondo de Pensiones.
María Camila Pulido
Lee nuestro blog que conecta cómo funciona la seguridad social en Colombia
Casos en los que se puede utilizar la planilla asistida
La modalidad de planilla asistida requiere comunicarse con el operador por teléfono para que el asistente diligencie la planilla, haga la liquidación y genere un código o PIN con el cual el aportante puede dirigirse a una entidad bancaria para realizar el pago de manera presencial.
Aunque este método es poco habitual actualmente, según el artículo 3.2.3.9 del Decreto 780 de 2016, estas son las condiciones para que las organizaciones e independientes puedan utilizar esta modalidad.
Empleadores: podrán utilizar la planilla asistida en caso de tener hasta 4 cotizaciones en los municipios de categorías 5 y 6 para aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales: SENA, ICBF y cajas de compensación.
Trabajadores independientes: los cotizantes independientes cuyo ingreso base de cotización sea entre 2 y 4 salarios mínimos (SMLMV) en municipios de categorías 5 y 6, podrán elegir entre cualquier modalidad de pago, ya sea electrónica o asistida.
¿Cómo generar la PILA para el pago de seguridad social?
Las empresas pueden generar la PILA a través de un software de nómina como Bitákora. Conoce los pasos para generar el archivo, validarlo y realizar los aportes a seguridad social.
- Para generar la seguridad social, ingresa por el Administrador de seguridad social, donde podrás generar la seguridad social un mes seleccionado.
- En nóminas de periodicidad quincenal, se necesita que la primera quincena se encuentre cerrada.
- Posteriormente, podrás crear un comprobante de egreso para cada planilla PILA. Nuestro software maneja dos tipos de planilla:
- Tipo E para empleados
- Tipo K para estudiantes
Una vez cargada y validada la planilla PILA por el operador, se cierra el mes de seguridad social y se genera el comprobante de egreso con los movimientos contables correspondientes al pago.
Preguntas frecuentes en la gestión de la planilla PILA
Al gestionar aportes a la seguridad social, es común que surjan inconsistencias al subir la planilla PILA al operador. Estas alertas o errores suelen deberse a omisiones, inexactitudes, mora o falta de información. Generalmente, las alertas se corrigen automáticamente, mientras que los errores requieren ajustes manuales.
Estos últimos casos se pueden derivar en sanciones o multas, debido a una gestión incorrecta de la planilla, de parte de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).
¿Qué sucede si reporto un IBC inexacto para un trabajador?
La inexactitud ocurre cuando el empleador realiza el pago de aportes con un ingreso que no corresponde con la totalidad de la remuneración del trabajador.
En estos casos, según el abc de empleadores de la UGPP, el empleador deberá:
- Calcular de forma correcta el IBC para el o los empleados.
- Realizar las correcciones a la PILA con la planilla N (correcciones).
Hernando Guerrero
Para profundizar en el cálculo del IBC explora nuestra guía en profundidad
¿Cómo corregir el traslado de un trabajador entre ARL, EPS, AFP o CCF que no aparece en el sistema?
Desde hace varios años, los operadores de información validan automáticamente la EPS, AFP, Colpensiones, ARL, o CCF del afiliado. Si se detecta un cambio, se notifica al liquidador con una alerta, redirigiendo el aporte al lugar correcto.
Si bien este inconveniente se modifica automáticamente, el liquidador deberá corregir la información en la plataforma donde gestiona los datos de los trabajadores para evitar que ocurra nuevamente el siguiente mes.
¿Cómo corregir inconvenientes en la liquidación de aportes de aprendices SENA?
Otro de los errores más comunes es la clasificación inadecuada de aprendices SENA, utilizando los subtipos de cotizante 12 o 19. Esto puede omitir pagos a pensión o ARL y bloquear el pago de la planilla PILA.
Para solucionar estos dos casos se tendría que:
- Utilizar la planilla M: para liquidar periodos vencidos antes de marzo de 2014.
- Utilizar la planilla N: para liquidar periodos después de marzo de 2014.
Como ejemplo adicional, existen casos en los cuales el SENA no valida a tiempo a los aprendices debido a cortes administrativos, lo que requiere solicitar al Ministerio de Salud y Protección Social la habilitación del estudiante. En ese caso lo ideal sería:
- Comunicarse con MinSalud para pedir que validen al aprendiz.
¿Cómo retirar a un trabajador del sistema y de la planilla PILA?
Al retirar a un trabajador de la empresa, es fundamental marcar su retiro en la planilla PILA para evitar que se sigan generando cobros de aportes a la seguridad social.
Un liquidador de nómina siempre deberá tomar en cuenta novedades como:
- La fecha de retiro del trabajador.
- La fecha de ingreso del trabajador.
- Cualquier excepción aplicable al empleado (salud, parafiscales, etc).
Además, Bitákora te permite calcular automáticamente la liquidación del empleado, incluyendo todos los conceptos adeudados, como prestaciones sociales, seguridad social, indemnizaciones (si aplica), vacaciones, entre otros.
- Registrar el retiro: ingresa al sistema y registra el retiro del trabajador.
- Aprobar el retiro: el líder o liquidador revisa y aprueba el proceso.
- Pagar la liquidación: realiza el pago de las prestaciones, vacaciones e indemnizaciones (si aplica).
- Generar seguridad social: el sistema calcula los aportes correspondientes.
- Generar planilla PILA: Bitákora crea automáticamente la planilla PILA con la marca de retiro para cumplir con las normativas.
Lo nuevo de la gestión de aportes con la Reforma Pensional
Con las reformas de la Ley 2381 de 2024, se realizará una división de los aportes entre las Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI) y Colpensiones para todos los trabajadores.
Lo anterior, cambiará la forma en que las empresas gestionen los aportes a través de la PILA.
- Cotizaciones iguales o menores a 2.3 SMLMV: irán a Colpensiones.
- Cotizaciones mayores a 2.3 SMLMV: el excedente se destinará a las Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual (ACCAI).
Hernando Guerrero
Si quieres saber más sobre la reglamentación de esta ley, lee nuestro análisis completo
Con Bitákora, simplifica la gestión de seguridad social
Con Bitákora, puedes gestionar de manera eficiente cambios importantes como el traslado a otra EPS, la modificación del fondo de pensiones o la afiliación a una nueva Caja de Compensación Familiar de todos los trabajadores. Además, puedes ajustar fácilmente los retiros desde la plataforma y generar la liquidación de manera automática.
La plataforma genera la planilla PILA y te permite verificar posibles inconsistencias en los operadores de información antes de cerrar la nómina para evitar retrocesos.
Esta optimización no solo te ahorra tiempo, sino que también te ayuda a destinar más recursos a lo que realmente impulsa el éxito de tu organización.
