La integración entre Payflow y Bitákora te permite recibir automáticamente las novedades de anticipos de nómina solicitadas por los empleados para aplicarlas como descuentos durante la liquidación.

Payflow es una plataforma de bienestar financiero desde la cual el trabajador solicita un anticipo de salario. Una vez aprobado y desembolsado, la novedad se sincroniza con Bitákora para que el descuento se refleje automáticamente en la nómina.

Ruta: Home → Novedades externas → Pagos y descuentos

Aprenderás a realizar la configuración inicial necesaria para recibir estas novedades, creando el concepto de nómina y el fondo del tercero que administrará las cuentas por pagar.

Antes de comenzar

Antes de sincronizar las novedades de descuento de anticipos de nómina es importante que la integración entre Payflow y Bitákora ya se encuentre configurada correctamente.

Esto incluye:

• La integración activa mediante la llave API Key.
• El concepto de nómina para el descuento de anticipos.
• El fondo asociado al tercero.
• La relación entre el concepto de nómina y el fondo correspondiente.

A continuación podrás ver el proceso explicado en video y, más abajo, encontrarás el paso a paso detallado para configurar, sincronizar y liquidar los descuentos correspondientes a los anticipos de nómina otorgados por terceros.

¡Haz clic sobre este primer video de configuración del concepto de descuento Payflow!

Crea el concepto de nómina para el descuento

El primer paso consiste en crear un concepto de nómina que represente el descuento correspondiente al anticipo realizado por Payflow.

Desde Conceptos de nómina, verifica si ya existe un concepto relacionado con Payflow o con descuentos. Si no existe, crea uno nuevo como un concepto deducido, ya que disminuirá el valor a pagar al trabajador durante la liquidación.

Al configurarlo deberás:

• Asignar un código identificable.
• Definir un nombre representativo, por ejemplo, Descuento Payflow.
• Activar la opción Requiere fondo.
• Configurarlo como una novedad o concepto fijo.

Configura las agrupaciones del concepto

Asocia el concepto únicamente a la agrupación Ítems de novedades y conceptos fijos.

Las demás agrupaciones, como Certificados, UGPP y Nómina Electrónica, deben permanecer configuradas en Ninguno, garantizando que el concepto solo participe en el proceso correspondiente.

Asigna la cuenta contable

Configura la cuenta contable que registrará la obligación generada por el descuento.

Esta cuenta representará una cuenta por pagar a terceros, por lo que te recomendamos validar previamente con tu área contable o fiscal cuál es la cuenta adecuada según las políticas de tu empresa.

Posteriormente podrás modificar las cuentas contables o actualizar el nombre del concepto cuando lo necesites.

Crea el fondo del tercero

El siguiente paso consiste en crear el fondo correspondiente al tercero que recibirá los pagos derivados de estos descuentos.

Para ello, ingresa a Fondos dentro de los maestros de configuración y crea el tercero con la información oficial suministrada por Payflow.

Antes de guardar la información, verifica el NIT y la razón social, ya que los documentos contables y las cuentas por pagar se generarán con esos datos.

Asocia el fondo al concepto de nómina

Una vez creado el fondo, ingresa a Asociar fondos a ítems de novedades y vincula el concepto de nómina con el fondo correspondiente.

Esta asociación permitirá que todas las novedades enviadas por Payflow queden correctamente relacionadas con:

• El concepto de nómina.
• El fondo del tercero.
• El NIT correspondiente.
• La cuenta por pagar generada en la contabilidad.

Continúa con la sincronización de novedades

Con esta configuración finalizada, Bitákora quedará preparada para recibir automáticamente los anticipos enviados desde Payflow y convertirlos en descuentos de nómina asociados al tercero correspondiente.

En el siguiente proceso aprenderás cómo sincronizar estas novedades y aplicarlas durante la liquidación de nómina de cada trabajador.

Continúa con este segundo video, donde conocerás el proceso para sincronizar, corregir y liquidar las novedades de pagos y descuentos fijos enviadas por terceros, como Payflow. Más abajo encontrarás un paso a paso de este proceso.

¡Haz clic en el video y sigue el paso a paso!

Liquidación de descuentos Payflow: sincronización, corrección y liquidación de anticipos de nómina

La integración entre Payflow y Bitákora permite recibir automáticamente las novedades de anticipos de nómina solicitados por los trabajadores para que sean aplicadas como descuentos durante la liquidación.

En este proceso aprenderás a sincronizar las novedades enviadas por Payflow, corregir las inconsistencias que puedan presentarse y trasladar los descuentos a la nómina de cada empleado.

Accede a las novedades externas

Desde el Home de Bitákora ingresa a Integraciones > Novedades externas y selecciona la opción Pagos y descuentos. Allí encontrarás dos pestañas:

• Pendientes por liquidar: contiene las novedades que ya fueron validadas y están listas para enviarse a la nómina.
• Pendientes por corregir: reúne los registros que presentan inconsistencias y requieren ajustes antes de continuar con el proceso.

Sincroniza las novedades

Haz clic en Sincronizar para consultar las novedades registradas en Payflow. Bitákora se conectará automáticamente mediante la integración configurada e importará los registros disponibles.

Durante este proceso, el sistema valida la información recibida y clasifica automáticamente cada novedad según su estado. Si la información es correcta, quedará disponible para la liquidación; de lo contrario, será enviada a la sección de pendientes por corregir.

Consulta y administra los registros

La pantalla dispone de herramientas para facilitar la consulta de la información.

Puedes utilizar Buscar para localizar rápidamente un trabajador por código interno, número de identificación, nombre o apellido. También encontrarás la opción para descargar el reporte de novedades y las funciones Expandir todo y Contraer todo, que permiten visualizar todos los trabajadores o únicamente las nóminas según lo necesites.

Dentro de cada nómina solo se mostrarán los trabajadores que tengan novedades pendientes por corregir. Además, encontrarás la sección Sin nómina encontrada, donde se agrupan los registros que no pudieron asociarse a un contrato activo, generalmente porque el documento de identificación enviado desde Payflow no coincide con la información registrada en Bitákora.

Corrige las inconsistencias

Para revisar una novedad, haz clic en el ícono Corregir.

Desde esta pantalla podrás identificar fácilmente los campos que requieren ajustes, los cuales se encuentran marcados con el ícono del lápiz o de alerta.

Bitákora permite realizar dos tipos de corrección:

• Corrección masiva, para asignar el mismo centro de costos y plan de cuentas a todos los registros del trabajador utilizando la configuración del contrato o una configuración personalizada.
• Corrección individual, ideal cuando cada registro requiere una configuración diferente.

También podrás corregir otras inconsistencias, como la asociación del fondo, cuando el enviado por Payflow no existe en Bitákora, o seleccionar el centro de costos y el plan de cuentas correctos para cada novedad.

Una vez corregido un registro, este se trasladará automáticamente a la pestaña Pendientes por liquidar.

Liquida los descuentos

Cuando las novedades ya no presenten inconsistencias, dirígete a Pendientes por liquidar.

Desde esta sección podrás consultar los registros, generar reportes y liquidar uno o varios descuentos al mismo tiempo. El botón Liquidar se habilitará al seleccionar los registros que deseas enviar a la nómina.

Al confirmar la acción, Bitákora trasladará automáticamente las novedades al proceso de liquidación.

Verifica la liquidación

Para comprobar el resultado, ingresa al Administrador de empleados, busca al trabajador y accede a la sección Liquidación.

En el apartado Deducidos podrás verificar el concepto Descuento anticipo de nómina Payflow junto con el valor descontado, confirmando que la novedad fue incorporada correctamente a la nómina.

Edita o elimina novedades

Si después de la sincronización necesitas realizar algún ajuste, puedes administrar las novedades desde Gestionar > Novedades dentro del Administrador de empleados.

Desde allí podrás editar o eliminar los registros cargados automáticamente. Ten presente que la eliminación es definitiva y no podrá revertirse.

Con este proceso, Bitákora centraliza la recepción, validación y liquidación de los anticipos de nómina enviados por Payflow, reduciendo el trabajo manual, minimizando inconsistencias y garantizando que los descuentos se reflejen correctamente tanto en la nómina como en la contabilidad de la empresa.