Carga masiva de saldos de incapacidades a legalizar
Para optimizar y simplificar el proceso de legalización de incapacidades en Bitákora, hemos implementado una funcionalidad que permite el cargue masivo de saldos directamente desde archivos Excel.
Importa de manera ágil los saldos de las incapacidades que luego serán legalizadas en Bitákora.
Este cargue de saldos, hace parte del proceso de legalización de incapacidades, el cual consiste en el registro de los recobros de las incapacidades médicas de los empleados y que luego reconocen las entidades como la EPS y la ARL.
Activación de la legalización en un proceso existente: Si ya utilizas Bitákora para liquidar nómina y habilitas posteriormente la opción de legalización, es necesario cargar los saldos pendientes para generar cuentas por cobrar y legalizar incapacidades.
Migración desde otro sistema: Al trasladar la operación de nómina desde otro software, debes importar los saldos de incapacidades para continuar con su legalización en Bitákora.
Te enseñaremos cómo hacerlo en los siguientes pasos:
1. Descarga la plantilla de saldos de incapacidades
Ingresa a la opción de Cargar masivos y selecciona la opción de Descargar plantilla en la opción de Saldos de incapacidades por cobrar.
2. Diligencia las casillas del Excel
Una vez hayas descargado la plantilla, diligencia los siguientes datos sobre la plantilla:
- Identificación del empleado
- Fecha y el Idincapacidad
- Centro de costo y NIT
- Saldo
3. Carga de la plantilla de saldos de incapacidades a Bitákora
Cuando tengas diligenciada la plantilla, la cual puede contener los datos de un empleado o de varios, podrás cargarla a Bitákora.
4. Consulta el estado de la importación
Al importar el archivo en formato Excel, se mostrará un resumen detallado de la importación. Además, podrás consultar el Histórico de importaciones para revisar los registros anteriores.
En el resumen, se indicarán los registros que fueron cargados correctamente, así como aquellos que generaron errores y no pudieron ser importados.
5. Consulta el documento creado de incapacidad por cobrar
El registro que importas desde Excel se transforma en un documento contable por empleado llamado Incapacidad por cobrar.
Este documento será tu punto de partida para legalizar las incapacidades una vez que las entidades de seguridad social reconozcan el valor correspondiente, el cual podrás consultar por la opción de Documentos en el Administrador de empleados.
Después de cargados los saldos, podrás seguir con el proceso de legalización de incapacidades, el cual podrás consultar en el siguiente vínculo:
Hernando Guerrero
Proceso de legalización de incapacidades de Bitákora
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