Cambios en el cálculo de la Ley 1393 de 2010 en incapacidades y vacaciones

Bitákora se acoge a los conceptos emitidos por la UGPP, de no tener en cuenta para la determinación del cálculo de la ley 1393, las incapacidades, las vacaciones, licencias de maternidad y paternidad.

Estos cambios se gestionaron de acuerdo con la Cartilla abc Empleadores de la UGPP 2024.

Impacto del Aumento en los Aportes al Trabajador y Empleador

Se genera en el mes en que se reciben pagos no salariales y se presentan las siguientes novedades, o una combinación de ellas:

• Vacaciones
• Incapacidades
• Licencias de maternidad
• Licencias de paternidad
• Accidentes de trabajo o enfermedad laboral

Es fundamental que el ingreso del valor liquidado por estas novedades no se incluya como un pago de naturaleza salarial. Esto es necesario para validar el exceso de pagos no salariales de acuerdo con la Ley 1393.

¿Cuál es el impacto?

• Aportes adicionales: Tanto el trabajador como el empleador deberán realizar aportes adicionales debido a la naturaleza no salarial de ciertos pagos recibidos durante el mes.
• Cálculo de excesos: No incluir estos ingresos como salariales es crucial para la correcta aplicación de la Ley 1393, que regula los excesos de pagos no salariales. Esto asegura que los pagos no salariales no superen los límites permitidos por la ley.
• Revisión y ajustes: Es necesario revisar y ajustar la nómina para asegurar que se cumplan las normativas legales y evitar sanciones.

Por ejemplo, en el caso de un trabajador con modelo de contratación desalarizado, en el mes sin novedades de incapacidad o vacaciones, los descuentos de seguridad social son los siguientes:

Pero si el trabajador inicia incapacidad a partir del día 2 del mes, solo se le pagará un día de salario. Los pagos no salariales se compararán directamente con este único día de salario, y no con la incapacidad, dando lugar a la aplicación de la Ley 1393 de 2010.

Esto incrementará el aporte de seguridad social para el trabajador y el empleador, ya que el IBC (Ingreso Base de Cotización) se incrementa.

Por lo anterior, debido a que la base salarial es inferior y hay pagos no salariales en el mes, es posible que la proporción estimada inicialmente para estos pagos no alcance a cubrir el valor máximo permitido de pagos no salariales, que corresponde al 40% del total de la remuneración.

Esto puede resultar en la necesidad de ajustar los pagos no salariales para cumplir con las normativas establecidas o asumir el aumento de aporte adicional del periodo.

¿Qué sucede si un empleado está de vacaciones o incapacitado durante todo el mes?

Cuando un empleado pasa todo el mes en vacaciones, incapacitado, con licencia de maternidad y/o paternidad, o en una combinación de estos eventos sin percibir días de salario, se aplica el principio de sustracción de materia. Esto significa que, al no haber salario, no se realiza el cálculo de la base para la ley 1393.

Casos que generarán mayores diferencias

A continuación, presentamos algunos ejemplos en los cuales se podrían generar mayores descuentos de seguridad social:

Empleados que estén desalarizados con conceptos fijos

Si la empresa pacta desalarización con pagos recurrentes no salariales, como auxilios de alimentación, transporte, etc. Sucederán los siguientes escenarios:

• En el mes de inicio del evento y en el mes final del evento, si los días salariales son pocos, el valor de los pagos no salariales pueden exceder el 40% porque hay menores pagos salariales.
• En casos como licencias de maternidad o incapacidades de varios meses, no habrá base salarial en los meses completos que el empleado esté en el evento, por lo tanto, no habrá validación de la ley 1393.

Bonificaciones no salariales en incapacidades, licencias de maternidad y/o Licencia de paternidad

Existen dos escenarios que tienen repercusiones distintas para estos casos, entendiendo que estas bonificaciones se realizan con montos altos:

• Si la bonificación se realiza y hay pocos días de salario en el mes, por ejemplo, si la novedad inicia el 5 del mes, la base salarial solo corresponderá al salario de 4 días y contra ella se depurará la ley 1393, generando una proporción alta de la bonificación no salarial para el aporte. Esto también podría suceder si la novedad termina en los últimos días del mes.
• Otro caso es que en el mes en que se va a realizar el pago de la bonificación no salarial, el trabajador se encuentre todo el mes en incapacidad, licencia de maternidad y/o paternidad. En este caso, no se aplicará la ley 1393 sin importar el monto de la bonificación.

Bonificaciones no salariales en periodos de vacaciones colectivas

La afectación de las vacaciones en la base salarial se manifiesta en todos los casos, pero se verá un mayor impacto cuando los empleadores deciden hacer el pago de bonificaciones no salariales en meses donde muchos empleados están disfrutando vacaciones.

Diciembre es una época del año en la que algunas empresas deciden hacer el pago de bonificaciones no salariales y autorizar vacaciones a muchos empleados o decretar vacaciones colectivas.

Esto ocasionaría un incremento en los aportes de seguridad social, ya que las vacaciones no se sumarán al total de la remuneración para determinar la ley 1393.

Afectación de la novedad VST cuando no hay línea de salario

Aunque la Resolución 2012 de 2021 permitió la aplicación de marcas VST en líneas que no son de salario, los operadores de PILA no implementaron esta modificación correctamente, lo que genera errores en la presentación de la PILA. Por lo tanto, Bitákora omitirá la marca VST en casos donde no exista línea de salario.

Este evento sucede solamente si el empleado está todo el mes en una novedad de incapacidad, vacaciones, licencia de maternidad y/o paternidad durante los 30 días del mes, y no existe un día de salario. .

En el caso de que el usuario registre pagos salariales a un empleado que no tiene línea de salario, estos pagos se adicionarán a la base de seguridad social de la primera línea de la PILA y no se registrará la marca VST, ya que el operador la rechaza.

Aplicación del cambio en el cálculo de la Ley 1393 en Bitákora

Desde agosto de 2024, Bitákora aplicará por defecto el cambio en el cálculo de la Ley 1393 a todas las empresas. Sin embargo, si una empresa prefiere no adoptar esta nueva modalidad de cálculo, Bitákora permitirá mantener la modalidad actual de liquidación de la base salarial para la Ley 1393.

Para no incorporar el cambio, desmarque la opción correspondiente en la configuración de la plataforma: