¿Cómo configurar los aprendices en etapa productiva según la Ley 2466 de 2025?
Te contamos cómo configurar en Bitákora a los aprendices en etapa productiva, según los nuevos lineamientos establecidos por la Reforma Laboral.
A partir del 1 de julio de 2025, las empresas que cuenten con aprendices SENA en etapa productiva deben implementar los lineamientos establecidos por la Ley 2466 de 2025 y la Circular Externa 0083 del Ministerio de Trabajo (18/07/2025).
La normativa exige un manejo más formal para el contrato del aprendiz, así como ajustes en la seguridad social, prestaciones y el reporte en la planilla PILA. Desde Bitákora ya es posible aplicar este tratamiento conforme a lo exigido.
Vamos a dividir esta guía en dos secciones:
- Nuevos contratos: cómo crear los nuevos contratos de aprendices en etapa práctica.
- Contratos que ya existían: manejo que debe darse a los contratos que ya existían antes de la Reforma Laboral.
¿Cómo crear los nuevos contratos de aprendices en Bitákora?
Si contratas nuevos aprendices en etapa práctica, es decir, contratos con fecha de ingreso a la empresa a partir del 1 de julio de 2025 en adelante, debes registrar el nuevo contrato en Bitákora con las siguientes condiciones:
- Tipo de contrato: Término fijo.
- Tipo de salario: 5 – Apoyo económico 100%.
- Tipo de cotizante: 1 - Dependiente (sin subtipo).
- Valor del apoyo: $1.423.500 (100% de 1 SMLMV).
- Bitákora liquidará de forma automática:
- Auxilio de transporte
- Provisiones de prestaciones sociales
- Seguridad social sobre 1 SMMLV
En la siguiente imagen puedes observar como quedaría en la creación del contrato en Bitákora:
Configuración de la seguridad social en etapa práctica para el nuevo contrato
Durante la etapa práctica, el aprendiz debe estar afiliado al sistema de seguridad social integral.
- Afiliaciones obligatorias: Salud, pensión, ARL, caja de compensación.
- Exoneración PILA: Aplica. No se aportan SENA, ICBF ni salud patronal (8.5%).
- Provisiones: Se liquidan cesantías, intereses, prima y vacaciones.
Para el pago de estos aportes mediante la planilla PILA, el tipo de cotizante que tradicionalmente se ha utilizado es el tipo 19, correspondiente al aprendiz en etapa productiva. Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, y ante la ausencia de un período de transición normativo, el Ministerio del Trabajo emitió la Circular Externa 083 de 2025, estableciendo un lineamiento temporal.
Mientras el Ministerio de Salud y Protección Social expide el acto administrativo que defina los ajustes formales en la planilla PILA, se deberá registrar al aprendiz en etapa práctica utilizando el tipo de cotizante 1 (dependiente sin subtipo de cotizante). Esta medida transitoria permite cumplir con la exigencia de la reforma laboral de cotizar a salud, pensión, riesgos laborales y aportes a la Caja de compensación, durante la etapa práctica.
En el punto 13 de la Circular Externa 083, se indica expresamente utilizar el tipo de cotizante dependiente bajo los siguientes parámetros:
En Bitákora para cumplir con esta solicitud de la circular, los aprendices en etapa práctica se deben ingresar de la siguiente forma:
- Tipo de cotizante 1: dependiente, sin subtipo de cotizante.
- Salud y pensión: registrar el fondo al que esté afiliado el aprendiz.
- Caja: seleccionar la caja que le corresponda.
- ARL: seleccionar el centro de trabajo al que corresponda el aprendiz, con el riesgo uno.
- Cesantías: seleccionar el fondo al que esté afiliado.
Revisa las provisiones del aprendiz en etapa práctica
Verifica las provisiones de salud y ARL del empleado en el mes, con el 100% del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV).
Contratos existentes: manejo que debe darse a los contratos que ya existían antes de la Reforma
Los contratos de los aprendices en etapa práctica que existían antes de la Ley 2466 de 2025, deben acogerse a los nuevos lineamientos, por ende deben actualizarse y pagar con las mismas condiciones que establece la Reforma Laboral y esto lo afirma la circular del Ministerio de la siguiente forma:
Aprendices en etapa práctica con ingreso anterior a julio de 2025
Según el numeral 3 de la Circular 83, los contratos de aprendizaje que estaban vigentes al 25 de junio de 2025, se deben regir por la Reforma Laboral:
Con el fin de realizar los pagos y aportes de los aprendices que ya estaban contratados, se cuenta con dos opciones:
Opción 1: realizar modificación de salario del aprendiz
Esta opción consiste en mantener el mismo contrato y registrar la novedad de modificación de salario y el cambio de tipo de cotizante, eso dependiendo si la nómina es mensual o quincenal, de la siguiente forma:
Aprendices configurados en nómina mensual:
- Ingrese a Bitákora y ubique al aprendiz.
- Vaya a la opción Gestionar / Modificación de salario.
- Aumente el valor del apoyo de sostenimiento al 100% del SMMLV, es decir, a $1.423.500.
- Asigne la fecha 25 de junio de 2025 para generar el pago retroactivo correspondiente a los días 25 al 30 de junio.
- En la opción Gestionar / Administradoras de fondos, actualice el tipo de cotizante a 1 (dependiente) y subtipo 00 (sin subtipo de cotizante).
- Asigne los fondos de seguridad social y cesantías.
- Asigne la marca de exonerable Ley 1607.
Aprendices configurados en nómina quincenal:
- Ingrese al sistema y ubique al aprendiz.
- Vaya a la opción Gestionar / Modificación de salario.
- Aumente el valor del apoyo de sostenimiento al 100% del SMMLV, es decir, a $1.423.500.
- Asigne la fecha 25 de junio de 2025 para generar el pago retroactivo correspondiente a los días 25 al 30 de junio.
Dado que la primera quincena ya se encuentra cerrada y el sistema no permite realizar modificaciones durante la segunda quincena, es necesario solicitar el cambio del tipo y subtipo de cotizante mediante un soporte a través de CAPTA.
Para ello, envía un archivo en Excel que incluya:
* Número de identificación del aprendiz
* Código interno correspondiente en Bitákora
Opción 2: efectuar el retiro por sustitución patronal con fecha del 15/07/2025
Con esta opción la empresa podrá realizar todo el proceso sin necesidad de solicitar soporte por medio de Capta, porque podrá realizar toda la configuración del contrato de aprendizaje en etapa práctica.
Si la empresa decide un corte e iniciar con un nuevo contrato, puede registrar el retiro por la opción de sustitución patronal.
Te invitamos a consultar la documentación:
Después de haber realizado el retiro, se deben realizar los siguientes pasos:
- Aprobar el retiro. Debe quedar con valor a pagar en ceros.
- Ingreso del contrato: ingresar de nuevo el aprendiz con:
- Marca de contrato: vigente
- Tipo de contrato: Término fijo.
- Fecha de ingreso: 25/06/2025
- Fecha de vencimiento del contrato: fecha real de vencimiento
- Tipo de salario: 5 – Apoyo económico 100%.
- Tipo de cotizante: 1 - Dependiente (sin subtipo).
- Valor del apoyo: $1.423.500 (100% de 1 SMLMV).
- Fondos de seguridad social: registrar las afiliaciones del contrato.
En esta imagen podrás observar todas las casillas requeridas.
Una vez el aprendiz esté activo, verifica que la liquidación de la nómina y las provisiones se generen correctamente desde el 25/06/2025 hasta el 31/07/2025.
Pagos y aportes pendientes del 25 al 30 de junio de 2025
La Ley 2466 de 2025 establece que las nuevas reglas para los contratos de aprendizaje aplican a partir del 25 de junio de 2025, por lo que es fundamental validar los siguientes aspectos:
- Apoyo de sostenimiento
Si en la primera quincena de julio de 2025 (incluyendo los días del 25 al 30 de junio) se pagó al aprendiz un valor inferior al correspondiente, deberás realizar el ajuste en la nómina de la segunda quincena de julio mediante una novedad manual. - Seguridad social
Hasta el momento, no se ha definido un procedimiento oficial para realizar los aportes de seguridad social correspondientes al período del 25 al 30 de junio de 2025. Por ello, es necesario verificar esta situación con el operador de planilla PILA y estar atento a la reglamentación que se expida al respecto. - Pago de prima
Deberás liquidar y pagar la prima correspondiente a los días del 25 al 30 de junio de 2025. Este valor debe ingresarse mediante una novedad manual de prima, ya que el proceso de primas se cierra en junio 2025 y al estar en el mes de julio, no es posible realizar el cálculo automático del ajuste por el sistema.
