Configuración de los aprendices SENA en etapa lectiva según la Ley 2466 de 2025
Te informamos que debes hacer para configurar los aprendices etapa lectiva que tienes en Bitákora, de acuerdo con los cambios realizados por la Reforma Laboral.
El Ministerio del Trabajo, mediante la Circular Externa 0083 del 18 de julio de 2025, ha establecido nuevos lineamientos para la vinculación y sostenimiento económico de los aprendices del SENA en etapa lectiva. Esta actualización responde a la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025 y exige a las empresas realizar ajustes contractuales y de seguridad social a partir del mes de julio de 2025.
A continuación, presentamos una guía práctica para asegurar el cumplimiento normativo según el momento del ingreso del aprendiz a la empresa.A continuación, te explicamos qué debes hacer según la fecha de ingreso del aprendiz a la empresa y el tipo de nómina.
Vamos a dividir esta guía en dos secciones:
- Nuevos contratos: cómo crear los nuevos contratos de aprendices en etapa lectiva.
- Contratos que ya existían: manejo que debe darse a los contratos que ya existían antes de la Reforma Laboral.
¿Cómo crear los nuevos contratos de aprendices en Bitákora?
Si contratas nuevos aprendices en etapa lectiva, es decir, contratos con fecha de ingreso a la empresa a partir del 1 de julio de 2025 en adelante, debes registrar el nuevo contrato en Bitákora con las siguientes condiciones:
- Término del contrato: Término fijo
- Tipo de salario: Apoyo económico de aprendizaje
- Valor mensual del salario: 1.067.625 (75% del SMLMV)
- Tipo de cotizante: 19 (esto en la ficha de fondos de seguridad social)
En la siguiente imagen puedes observar como quedaría en la creación del contrato en Bitákora:
Configuración de la seguridad social en etapa lectiva para el nuevo contrato
Durante la etapa lectiva, el aprendiz debe estar afiliado únicamente a salud y riesgos laborales (ARL), responsabilidad que recae sobre la empresa.
Para el pago de estos aportes mediante la planilla PILA, el tipo de cotizante que tradicionalmente se ha utilizado es el tipo 12, correspondiente al aprendiz en etapa lectiva. Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, y ante la ausencia de un período de transición normativo, el Ministerio del Trabajo emitió la Circular Externa 083 de 2025, estableciendo un lineamiento temporal.
Mientras el Ministerio de Salud y Protección Social expide el acto administrativo que defina los ajustes formales en la planilla PILA, se deberá registrar al aprendiz en etapa lectiva utilizando el tipo de cotizante 19 (aprendiz en etapa productiva). Esta medida transitoria permite cumplir con la exigencia de la reforma laboral de cotizar a salud y riesgos laborales durante la etapa lectiva.
En el punto 13 de la Circular Externa 083, se indica expresamente utilizar el tipo de cotizante 19 bajo los siguientes parámetros:
En Bitákora para cumplir con esta solicitud de la circular, los aprendices en etapa lectiva se deben ingresar de la siguiente forma:
- Tipo de cotizante 19: aprendiz en etapa productiva, sin subtipo de cotizante.
- Salud: registrar la EPS a la que esté afiliado el aprendiz.
- ARL: seleccionar el centro de trabajo al que corresponda el aprendiz, con el riesgo uno.
Revisa las provisiones del aprendiz en etapa lectiva
Verifica las provisiones de salud y ARL del empleado en el mes, donde se debe aportar la totalidad a cargo de la empresa, con el 100% del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV).
Contratos existentes: manejo que debe darse a los contratos que ya existían antes de la Reforma
Los contratos de los aprendices en etapa lectiva que existían antes de la Ley 2466 de 2025, deben acogerse a los nuevos lineamientos, por ende deben actualizarse y pagar con las mismas condiciones que establece la Reforma Laboral y esto lo afirma la circular del Ministerio de la siguiente forma:
Aprendices en etapa lectiva con ingreso anterior a julio de 2025
Con el fin de realizar los pagos y aportes conforme a la Ley 2466 de 2025, debes realizar lo siguiente en Bitákora:
Aprendices configurados en nómina mensual:
- Ingrese al sistema y ubique al aprendiz.
- Vaya a la opción Gestionar / Modificación de salario.
- Aumente el valor del apoyo de sostenimiento del 50% al 75% del SMMLV, es decir, a $1.067.625.
- Asigne la fecha 25 de junio de 2025 para generar el pago retroactivo correspondiente a los días 25 al 30 de junio.
- En la opción Gestionar / Administradoras de fondos, actualice el tipo de cotizante a 19 (aprendiz en etapa práctica) y subtipo 00 (sin subtipo de cotizante).
Aprendices configurados en nómina quincenal:
- Ingrese al sistema y ubique al aprendiz.
- Vaya a la opción Gestionar / Modificación de salario.
- Aumente el valor del apoyo de sostenimiento del 50% al 75% del SMMLV, es decir, a $1.067.625.
- Asigne la fecha 25 de junio de 2025 para generar el pago retroactivo correspondiente a los días 25 al 30 de junio.
Dado que la primera quincena ya se encuentra cerrada y el sistema no permite realizar modificaciones durante la segunda quincena, es necesario solicitar el cambio del tipo y subtipo de cotizante mediante un soporte a través de CAPTA.
Para ello, envía un archivo en Excel que incluya:
* Número de identificación del aprendiz
* Código interno correspondiente en Bitákora
