Ya puedes asignar la nueva ACCAI a tus empleados

La Reforma Pensional fue reglamentada con la Ley 2381 de 2024, la cual introdujo cambios en la distribución de aportes al sistema pensional.

Con base en lo establecido en la Reforma Pensional, adicionalmente el Ministerio de Salud, expidió el 25 de marzo de 2025 la Resolución 467 de 2025, donde los operadores de información de la planilla PILA ahora serán los que tienen la responsabilidad de distribuir los aportes al sistema pensional de los cotizantes que no están en el régimen de transición, así:

• Hasta 2.3 salarios mínimos del ingreso base de cotización se destinarán a Colpensiones.
• El excedente irá a las ACCAI (Administradoras del Componente Complementario de Ahorro Individual).

Aunque la estructura de la planilla PILA no cambia, Bitákora ha habilitado una casilla para que el administrador de nómina identifique al empleado que no pertenece al régimen de transición y le asigne el nuevo fondo ACCAI.

Puedes asignar la ACCAI de forma individual por empleado o realizar la asignación de manera masiva.

¿Cómo asignar la ACCAI por empleado?

Por defecto, la opción Régimen de transición estará deshabilitada. Esto le indica a Bitákora que el empleado no pertenece al régimen de transición, y, por tanto, se habilitará el campo para asignar la nueva ACCAI.

A continuación, te mostramos cómo hacerlo:

1. Ingresa al Administrador de empleados y selecciona el empleado correspondiente.
2. Accede a la opción Administradora de fondos y verifica que la casilla Régimen de transición esté deshabilitada.
3. En la sección de Fondos de seguridad social, encontrarás vacía la casilla Componente Complementario de Ahorro Individual (la primera vez que ingreses).
   1. Si ya existe una administradora, podrás modificarla por la opción Cambiar administradora de fondo.
4. En el menú Gestionar selecciona la opción Cambiar administrador de fondo. Se habilitará la casilla correspondiente y podrás seleccionar el fondo ACCAI desde la lista.
5. Elige la misma periodicidad que tiene configurada el fondo de pensiones principal.
6. Haz clic en el botón ✅ para guardar el registro.

¿Cómo actualizar masivamente la ACCAI y la marca de régimen de transición?

Bitákora permite actualizar los contratos existentes con la ACCAI y la marca de régimen de transición mediante una plantilla en formato Excel.

Una vez descargues la plantilla, completa las casillas requeridas con la información correspondiente.

Para actualizar de forma masiva la ACCAI y la marca de régimen de transición, sigue estos pasos:

1. Accede a Bitákora y, desde el Home, dirígete a la sección Empleados y selecciona la opción Contratar.
2. En el menú desplegable, ubica la sección Contratar varios empleados y haz clic en Descargar plantillas.
3. Desplázate hasta la sección Administradoras de ACCAI y selecciona Descargar plantilla.
4. Una vez descargado el archivo Excel llamado "Plantilla cargue masivo administradoras de ACCAI", ábrelo desde tu carpeta de descargas y habilita la edición.
5. Diligencia las celdas obligatorias en la plantilla:
   • Identificación (solo empleados activos): ingresa el número del documento de identidad sin puntos ni comas.
   • ¿Es régimen de transición?: escribe "Sí" o "No".
     • Si seleccionas "Sí", no debes seleccionar una ACCAI.
     • Si seleccionas "No", debes escoger la ACCAI correspondiente.
   • Administradora ACCAI: selecciona una opción de la lista desplegable. Puedes usar Ctrl+M para visualizar las alternativas disponibles.
6. Sube el archivo: vuelve a la sección Administradoras de ACCAI y haz clic en Subir archivo. Luego, selecciona el archivo desde tu equipo y haz clic en Abrir.
7. Si la carga fue exitosa, se mostrará un resumen de importación con el número de registros correctos y los que presentaron errores.