Decreto 2126 de 2023: cómo calcular incapacidades cuando el IBC supera el 40% del promedio

El Decreto 2126 de 2023 modificó parte del Libro 2 del Decreto 780 de 2016, específicamente en lo relacionado con el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Una de estas modificaciones impacta directamente el valor que las empresas pueden recobrar a las entidades de salud, como las EPS, es decir, el monto que estas reconocen cuando las compañías radican las incapacidades de sus trabajadores.

El artículo 2.2.3.4.5 del Decreto 2126 de 2023 establece lo siguiente (negrilla fuera de texto):

"ARTÍCULO 2.2.3.4.5 Variación de aportes para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas. Las variaciones en el Ingreso Base de Cotización del mes de inicio de la licencia o del mes anterior al inicio de la incapacidad, que excedan el cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, o su fracción de meses cuando este tiempo fuere menor, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de prestaciones económicas. En estos casos, la entidad promotora de salud o entidad adaptada dará traslado a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social - UGPP, así como a las demás autoridades, para que en el marco de sus competencias adelanten las acciones a que hubiere lugar".

📌 ¿Qué es la regla del 40% y cuándo aplica?

El artículo 2.2.3.4.5 del Decreto 2126/2023 regula las variaciones en el IBC del mes de inicio de la licencia o del mes anterior a la incapacidad.

Aplica cuando:

• El IBC de ese mes supera el 40% respecto del promedio de los 12 meses inmediatamente anteriores (o fracción si es menor tiempo).

Consecuencia:

• No se toma en cuenta la parte que excede ese 40% para liquidar prestaciones económicas (incapacidades, licencias de maternidad/paternidad).

¿Cómo se configura esta regla del IBC en Bitákora?

A continuación conocerás que requieres configurar en Bitákora, para que esta funcionalidad opere en el cálculo de las incapacidades y licencias.

1. Tipo de incapacidad: el límite del 40 % solo se aplica cuando, en el maestro de Causas de incapacidad, el registro tenga seleccionado el tipo “Licencia de maternidad y paternidad”.
   1. Recuerda que la descripción visible puede no coincidir con el tipo de incapacidad elegido en la lista. Lo que determina el cálculo es el tipo de incapacidad seleccionado, no el texto descriptivo.

1. Meses de promedio: se calculará el promedio, según la cantidad de meses configurada en la casilla Meses a promediar salario variable en el maestro de Causas de incapacidad.
2. Salario fijo: se identifica cuando el contrato del empleado tiene desactivada la casilla "Es salario variable" en Modificación de salario del Administrador de empleados.

¿Cómo validar la regla del 40% en Bitákora?

Aquí encontrarás los pasos resumidos para aplicar el límite del 40% de la norma, y en la siguiente sección un ejemplo completo aplicando cada uno.

Flujo paso a paso para aplicar el artículo 2.2.3.4.5 en incapacidades/licencias:

Paso 1: Revisa la configuración de Bitákora

• Causa de incapacidad: las cuasas que operan con el límite del 40%, son las que estén asociadas al tipo de licencia de maternidad y paternidad.
  • También verifica el campo de meses a promediar salario variable, que debe estar en 12 meses. Si consideras que debe ir otro valor lo puedes modificar, pero valídalo con el responsable del proceso en tu empresa.
• Tipo de salario trabajador: confirma que la configuración del empleado en Modificación de salario esté como salario fijo.

Tal como te mostramos en la siguiente imagen, podrás ver la observación que coloca Bitákora, para indicarte que el proceso se está calculando con el límite del 40% del Decreto 2126 de 2023.

Paso 2: Identifica el IBC del último mes

Consulta el IBC reportado en PILA del mes anterior al inicio de la incapacidad.

Paso 3: Identifica el IBC promedio mensual histórico

• Promedio = Suma IBC (meses configurados en causa) ÷ Total días laborados
• Ejemplo: 12 meses ÷ 360 días laborados.

Paso 4: Compara los promedios de los IBCs

a. Si IBC último mes (1) > Promedio mensual (2):
→ Continúa al Paso 4 (aplica tope 40%)

b. Si IBC último mes ≤ Promedio mensual:
→ Usa este IBC para liquidar la incapacidad (sin ajuste)

Paso 5: Calculo del límite máximo del 40% (solo si Paso 4a se cumple)

Promedio histórico (12 meses) × 1,40 = Límite máximo
Ejemplo: 4.858.845 × 1,40 = 6.802.383

Resultado práctico:

IBC mes anterior: $41.809.269
Límite 40%: $6.802.383 ← EPS reconoce SOLO esto
Exceso: -$35.006.886 (no liquidable)

Bitákora automatiza todo este flujo y te muestra la alerta con el IBC ajustado listo para nómina.

Ejemplo práctico: promedio de licencia en Bitákora

Ahora mostraremos un ejemplo con el contrato de un empleado, donde simularemos el caso de un contrato con salario fijo y que devengó en el último mes una bonificación salarial por 40 millones de pesos.

El salario básico del trabajador es el salario mínimo legal mensual vigente.

Presentó una licencia de paternidad, donde se pagarán 14 días calendario.

Primero te mostraremos un video con el proceso y luego te explicaremos cada paso.

¡Haz clic sobre el video!

¿Quieres ver el detalle completo? Sigue estos pasos:

Te mostramos el proceso paso a paso para que observes cómo funciona exactamente.

Paso 1: Revisa la configuración de Bitákora

• Causa de incapacidad: la licencia de paternidad está configurada como tipo "licencia de maternidad y paternidad" y en la casilla de salario variable, para tomar el promedio de los últimos 12 meses.

• Salario fijo: el contrato NO tiene la marca en la casilla Salario variable, es decir, que está configurado en Bitákora como que devenga un salario fijo.

Paso 2: Identifica el IBC del último mes

Este IBC lo puedes observar en el detalle del registro de incapacidad del empleado, por la opción de Incapacidades en el menú Gestionar y dar clic sobre el Detalle.

1. Para el ejemplo es el del mes de enero por un valor de $41.809.269.
2. Haz clic sobre Ver detalle y podrás observar el detalle mes a mes. En la siguiente imagen el mes de enero aparece en rojo que fue donde se presentó la variación del IBC de $41.809.269.

IBC mes anterior: en el mes anterior al registro de la licencia, recibió una bonificación salarial por un valor alto ($40.000.000), lo cual resulta en un IBC del mes anterior en $41.809.269.

• Es decir, que aunque es un empleado con salario fijo, se presenta una variación de aportes a la seguridad social en el mes anterior a la licencia.

En la liquidación del empleado se muestra el pago de la bonificación salarial en el mes anterior.

Al registrar la licencia de paternidad, Bitákora te mostrará en la columna de observaciones el comentario "Decreto 2126 de 2023", indicándote que la licencia/incapacidad se calculó con el IBC ajustado según la norma.

• Si agregas una observación al registrar la incapacidad, tu texto se concatenará automáticamente después del prefijo "Decreto 2126/2023".

Haz clic en "Promedio" de la imagen anterior y podrás ver el detalle de los últimos 12 meses, como muestra el recuadro rojo de la siguiente imagen con valor de $41.809.269.

Paso 3: Identifica el IBC promedio mensual histórico

Bitákora calculará el promedio de los meses según la causa de ausentismo (promedio histórico) y se divide entre el total de días laborados en el periodo de tiempo.

Se consulta una vez es regitrada la licencia de paternidad, por la opción de Incapacidades en el Administrador de empleados.

• Promedio mensual = Salario diario x 30 días del mes
• Promedio mensual = $161.961,48 x 30 días = $4.858.845.

Paso 4: Compara los promedios de los IBCs

Con los dos promedios calculados anteriormente, se realiza lo siguiente:

1. Si el IBC del último mes (1) es mayor al promedio mensual (2), se sigue con el paso 5, donde se aplicará el tope del 40%.
2. Si es menor, se toma este promedio para el cálculo del valor de la incapacidad que se le pagará al empleado y no se sigue con los demás pasos.

Los IBCs calculados en los pasos 2 y 3, son los siguientes:

• IBC mes anterior= $41.809.269 (IBC mayor)
• IBC promedio mensual= $4.858..845

El IBC del mes anterior es mayor al IBC del promedio mensual. Al ser mayor se debe aplicar el límite del 40% del Decreto 2126 de 2023.

Paso 5: Calculo del límite máximo del 40% (solo si Paso 4a se cumple)

Se ingresó a este paso, porque el IBC del mes anterior ($41.809.269) es mayor al IBC promedio mensual ($4.858.845).

Te mostramos la liquidación de la licencia aplicando el límite del 40% establecido por el Decreto 2126 de 2023, el cual será el valor que se le pagará al empleado en su nómina y contablemente pasará a una cuenta por cobrar a la EPS.

La liquidación de los 14 días de licencia de paternidad fueron calculados por un valor total de $893.670.

Ahora te explicaremos como fue calculada la licencia. Los pasos fueron los siguientes:

Reemplazo del IBC del último mes con el límite del 40%

A este paso solo se sigue si el IBC del mes anterior es mayor al IBC del promedio mensual, que para este ejemplo si se supera y el límite según el Decreto 2126 de 2023.

• La norma dice: si el IBC del mes de inicio o del mes anterior supera en más de 40% el promedio de los 12 meses, el exceso no se tiene en cuenta para la liquidación de la prestación económica.

A continuación se aplicará la regla del 40% que indica la norma.

El IBC que reemplazará el del último mes, se calcula de la siguiente manera:

• IBC último mes recalculado = IBC promedio mensual x 140%
• IBC último mes = $4.858.845 x 140% = $6.802.383

Aplica la regla del 40% del artículo 2.2.3.4.5

• La norma dice: si el IBC del mes de inicio o del mes anterior supera en más de 40% el promedio de los 12 meses, el exceso no se tiene en cuenta para la liquidación de la prestación económica.
• Operación:
  • Multiplica el promedio por 1,40 (equivale al 100% del promedio + 40% adicional).
  • Fórmula:
    • Límite máximo permitido = 4.858.845 × 1,40 = 6.802.383.

Qué significa ese número en la práctica:

• $6.802.383 es el IBC máximo “aceptable” para ese último mes según la norma.
• Para calcular nuevamente el promedio, el valor de $41.809.269 se reemplazará por el límite del 40%, es decir, por el valor de $6.802.383.

Recalculo del promedio de la licencia de paternidad

Ahora se calculan nuevamente el IBC promedio mensual, pero reemplazando el IBC del mes anterior, con el valor calculado según la regla del 40%, es decir, con el valor de $6.802.383.

Los valores de la siguiente tabla son los mismos que se muestran en el detalle de la opción de incapacidades del empleado, así:

• IBC REAL PILA: corresponde al IBC de cada mes que se muestra en el detalle del promedio de la opción de incapacidades.
• IBC RECONOCE EPS: Del mes de febrero hasta diciembre de 2025 es el mismo IBC real PILA, excepto el mes de enero de 2026 donde el IBC es el valor que se reemplaza para calcular el promedio con el que se pagará la incapacidad al empleado y que será el valor que también reconocerá la entidad en este caso la EPS.

En la siguiente tabla se cambia el IBC del último mes de $41.809.269 por el calculado con el límite máximo del 40% adicional al promedio, es decir, por $6.802.383.

El contrato del empleado en este ejemplo está configurado como jornada laboral de 365 días y por esto el promedio diario se calcula de la siguiente forma:

• Promedio diario = $23.299.248 / 365 días del año = $63.833,60

Valor a pagar por la licencia en la liquidación del empleado

Con el promedio diario calculado de $63.833,60 se pagarán los 14 días de licencia de paternidad al empleado y este será el mismo IBC con el que se calculará la seguridad social del empleado y el valor que reconocerá la EPS a la empresa.

• Valor licencia paternidad = $63.833,60 x 14 días = $893.670

Los $893.670 será el valor que se le pagará al empleado en su nómina por el concepto de licencia de paternidad de 14 días. Ese mismo será el valor que se sumará al del día de salario y la suma será el IBC con el que se aportará a salud y pensión.

Comparación de los diferentes IBC para el pago de la licencia

Te presentaremos una tabla donde podrás comparar los diferentes IBC según cada escenario.

• IBC del mes anterior: se utiliza cuando el salario es fijo y la norma permite tomar como base el IBC del mes inmediatamente anterior al inicio de la licencia. En este caso, aunque el trabajador tiene salario fijo, en el último mes recibió una bonificación salarial alta que incrementó bastante el IBC y llevaría a un pago elevado por la licencia de paternidad de $19.510.992.
• IBC promedio 12 meses: aplica cuando se trata de salario variable. Se calcula promediando los meses definidos en la causa de incapacidad/licencia. Para este ejemplo, el promedio de los 12 meses previos es de $2.267.461.
• IBC límite 40%: es el valor máximo permitido por el artículo 2.2.3.4.5 del Decreto 2126 de 2023. Si el IBC del mes anterior supera en más de un 40% el promedio de los 12 meses previos, solo se tiene en cuenta hasta ese límite. Ese IBC limitado reemplaza al IBC del mes anterior dentro del cálculo, y en este caso lleva a un pago de licencia de paternidad de $893.670.

Conclusión:

Cuando el IBC del mes anterior sube de forma desproporcionada, la prestación económica que reconoce la EPS al empleador y paga al trabajador puede parecer inflada frente al salario histórico real del empleado.

Por eso el Decreto 2126/2023 establece dos medidas:

1. Limitar el IBC al 40% por encima del promedio de 12 meses.
2. Obligar a la EPS a reportar estos picos a la UGPP y autoridades para fiscalización.